Archiwizacja korespondencji w przedsiębiorstwach – badanie
Firmy dostrzegają potrzebę zabezpieczenia komunikacji za pośrednictwem e-maili, ale nie stosują jednej metody archiwizacji i nie dokonują inwestycji w bardziej zaawansowane rozwiązania – wynika z badań Pentora na temat archiwizacji poczty elektronicznej przeprowadzonego na zlecenie Veracomp w lutym 2008 r.
Badanie miało na celu zdiagnozowanie rynku szeroko rozumianych rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej, podejścia firm do kwestii archiwizacji oraz świadomości zagrożeń związanych z brakiem odpowiednich procedur zabezpieczenia e-maili. Respondentami były osoby decyzyjne i informatycy z dużych i średnich firm o obrotach powyżej 50 mln na terenie województwa mazowieckiego, wielkopolskiego oraz śląskiego. Jako technikę badawczą zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) uzupełnione przez Brand Sight (zestaw wystandaryzowanych pomocy wizualnych, które służą do poznania złożonych zestawów reakcji, uczuć oraz wrażeń, trudnych do wyrażenia w sposób werbalny).
Diagnozując aktualną sytuację badani stwierdzili, że komunikacja za pomocą e-maili jest powszechnie stosowana przez pracowników na wszystkich szczeblach i to w dużych ilościach. Na pytanie o przeznaczenie poczty elektronicznej większość badanych wskazało komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy, w tym jako najczęstsze narzędzie kontaktu z klientami (negocjacje, umowy, faktury). Ponadto respondenci zadeklarowali, że za pomocą maili przekazują konkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne informacje, wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizują sobie pracę.
Badani podkreślali korzyści z systematycznej archiwizacji poczty. Wymienili wśród nich zabezpieczenie przed utratą wartościowych dla firmy lub pracownika danych, posiadanie dowodu na dokonane zlecenia i ustalenia oraz uzyskanie łatwiejszego dostępu do często istotnych danych. Mimo uświadomienia przez respondentów potrzeby archiwizacji, firmy podchodzą do tego problemu w sposób bardzo zróżnicowany. Do najczęstszych metod archiwizacji badani zaliczyli zgrywanie danych na płyty CD samodzielnie przez pracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów bądź kont pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego), centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM.
Rozmówcy różnie oceniali skuteczność zastosowanych metod archiwizacji. W sytuacji gdy w firmie brakuje serwera pocztowego i regularnego backupu, najczęstszym sposobem na archiwizację jest zgrywanie danych przez pracowników we własnym zakresie lub okresowo przez informatyków. Skutkiem tego prowizorycznego rozwiązania są przepełnione skrzynki i duże prawdopodobieństwo utraty danych.
Jeżeli firma posiadała serwer, koszty jego utrzymania, duże obciążenie i spowolnienie pracy przez programy do archiwizacji, obniżały efektywność systemu. Na negatywną ocenę tego rozwiązania wpływała także konieczność ciągłej kontroli, monitoringu, administracji, przypadki utraty danych podczas kompresji oraz potrzeba zabezpieczenia serwera przed próbami włamań. Z kolei korzystanie z serwera zewnętrznego (na zasadzie outsourcingu), choć usprawnia działanie, niesie z sobą zagrożenia w postaci ograniczonego zaufania, braku poczucia bezpieczeństwa i utraty pozostających poza firmą ważnych danych. Co więcej, stosowanie zaawansowanego szyfrowania aby przeciwdziałać tym niebezpieczeństwom, znacznie zwiększa koszty.
