HP Flow, czyli zarządzanie dokumentami według HP

Firma HP na początku przyszłego roku wprowadzi do sprzedaży nowe modele drukarek wielofunkcyjnych (MFP) dla przedsiębiorstw, których zadaniem jest ułatwienie zarządzaniem dokumentami w firmach. Urządzenia z nowej linii Flow oraz oprogramowanie Flow CM Professional (CM od Content Management), zdaniem przedstawicieli HP, znacznie ułatwią katalogowanie i wyszukiwanie informacji.

Jeden z najbardziej znanych producentów drukarek na świecie, HP, jak na ironię, od wielu lat jest jednym z aktywnych promotorów idei biura bez papieru. A jednak, w ciągu kilku lat, od kiedy HP zaangażowało się w tę akcję, liczba wydrukowanych stron zamiast się zmniejszyć, podwoiła się. Toniemy w biurach w stosach dokumentów, wydruków, kserokopii, raportów czy broszur. Mimo katalogowania ich w segregatorach, układania na odpowiednich półkach czy szufladach, często odnalezienie potrzebnego w danej chwili dokumentu to nie lada wyzwanie. Mądre głowy z HP wymyśliły podobno idealne rozwiązanie.
Zaprezentowano je przed kilkoma dniami podczas odbywającej się w Barcelonie imprezy "HP Fall Printing Event".

Rozwiązaniem tym ma być system Flow. Składa się zarówno ze sprzętu, jak i odpowiedniego oprogramowania. Sprzęt to wielofunkcyjne urządzenia drukujące, wyposażone w szybkie skanery, system rozpoznawania tekstu (OCR), pełen dupleks (zarówno w drukarce, jak i skanerze) oraz umiejętność pracy w sieci. Oprogramowanie z kolei zarządza dokumentami, umieszcza je w sieci lokalnej lub w chmurze i ułatwia wyszukiwanie plików z dowolnego urządzenia – zarówno z komputera stacjonarnego, jak i tabletu czy smartfona.

Pierwsze dwa urządzenia z linii Flow to modele HP LaserJet Enterprise flow MFP M525c oraz HP LaserJet Enterprise colour flow MFP M575c. Oba wyposażone są w drukarki laserowe, czarno-białą w przypadku M525c i kolorową w M575c.
W przyszłości ekosystem Flow poszerzy się prawdopodobnie także o urządzenia z drukarkami atramentowymi.

HP LaserJet Enterprise flow MFP M575c

Innowacji w najnowszych urządzeniach HP jest całkiem sporo. Wbudowany skaner otrzymał dwie głowice skanujące, umożliwiające zeskanowanie obu stron kartki za jednym przebiegiem (wierzchnią i spodnią). Dotychczasowe rozwiązania wymuszały obracanie kartki przez mechanizm dupleksu, co znacznie wydłużało proces skanowania.

Nowe urządzenia HP potrafią skanować dokumenty z szybkością aż 50 stron na minutę (szacowana wydajność to 50 tys. stron miesięcznie!).

Podajniki w skanerach wyposażono ponadto w system nazwany "HP Everypage Technology", który uniemożliwia podanie do skanera dwóch, "sklejonych" ze sobą kartek jednocześnie (co niestety często zdarza się w przypadku wielu modeli skanerów z podajnikiem ADF). System podobno działa na identycznej zasadzie jak ten stosowany w bankomatach (dbający o to, by wydać zawsze poprawną liczbę banknotów).

Nowe urządzenia HP wyposażono w duże, dotykowe ekrany LCD oraz wysuwane klawiaury QWERTY. Drukarkami można zarządzać całkowicie bez użycia komputera.

Po zeskanowaniu dokument przetwarzany jest przez mechanizm OCR (ReadIris), wbudowany w drukarkę, na przeszukiwalny plik PDF. Rozpoznawane są dokumenty w 26 językach, w tym po polsku.

Po odpowiednim skonfigurowaniu, urządzenia HP natychmiast po zeskanowaniu wysyłają dokumenty do chmury, do której można się dostać z dowolnego urządzenia jak komputer typu PC, tablet lub smartfon.

HP LaserJet Enterprise flow MFP M525c

I tu przechodzimy do oprogramowania, HP Flow CM, stworzonego przez przejętą przez HP firmę Autonomy.

HP Flow CM Professional to zaawansowany system zarządzania dokumentami. Użytkownik ma pełną kontrolę nad uprawnieniami dostępu, a dane są na tyle zabezpieczone, że z systemu korzystać może nawet sektor finansowy.

Użytkownik systemu swoje pliki może w dowolny sposób katalogować, tagować i ideksować, a także udostępniać (na ściśle określonych zasadach) innym współpracownikom w firmie, a nawet poza nią. Dokumenty można przeglądać z poziomu przeglądarki internetowej, a więc korzystając z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. W interfejsie użytkownika położono bardzo duży nacisk na łatwość wyszukiwania dokumentów. Według przedstawicieli HP już nigdy więcej nie będziemy musieli grzebać po szufladach czy segregatorach w poszukiwaniu ważnej umowy czy faktury. Oczywiście odszukany dokument można natychmiast wydrukować, jeśli mimo wszystko będzie potrzebny w formie papierowej.

Dostęp do Flow CM Professional jest płatny w modelu abonamentowym. Najtańsza subskrypcja kosztuje 20 dolarów miesięcznie, w ramach której otrzymujemy konto dla jednego użytkownika. Pojemność konta to 10 GB. W razie potrzeby istnieje możliwość zakupu większej ilości kont, a miejsce wówczas sumuje się (10 kont to 100 GB na dane, a miesięczna opłata to 200 dolarów). Można wówczas przydzielić np. 80% dostępnego miejsca jednemu użytkownikowi (np. szefowi firmy), a pozostałe 20% pracownikom.

Alternatywnie można wykupić dostęp za 500 dolarów miesięcznie, w ramach którego otrzymujemy 250 GB na dane oraz możliwość utworzenia dowolnej liczby kont. HP szacuje, że ta subskrypcja cieszyć się będzie największym zainteresowaniem wśród przedsiębiorstw.

Według przedstawicieli HP system Flow to największa rewolucja w urządzeniach MFP do przedsiębiorstw, którą drukarkowy (i nie tylko) potentat zaprezentował w przeciągu ostatnich dziesięciu lat. Czy faktycznie użytkownicy systemu będą go sobie chwalić? Przekonamy się za kilka miesięcy, gdy pierwsze urządzenia trafią do sprzedaży.