Praca zdalna – niezbędne narzędzia

Praca zdalna – niezbędne narzędzia

13 marca 2020 3 przez Paweł Pilarczyk

Koronawirus sprawia, że coraz większa liczba przedsiębiorców nakazuje swoim pracownikom pracę z domu. W bardzo wielu wypadkach praca zdalna jest jak najbardziej możliwa. Wystarczy tylko użycie odpowiednich narzędzi, zarówno sprzętu, jak i oprogramowania. Wskazujemy wybrane rozwiązania, które umożliwią efektywną pracę z domu i zorganizowanie sobie domowego biura (home office).

Oczywiście nie każdy zawód da się wykonywać z domowego zacisza. Pracownicy fabryk nie zabiorą przecież maszyn do domu. Podobnie z częścią branży usługowej, chociaż wiele zleceń, które nie wymagają specjalistycznego, trudnego do przenoszenia sprzętu, można zrealizować zdalnie. W tym artykule skupimy się jednak głównie przede wszystkim na pracownikach biurowych – programistach, finansistach, księgowych, dziennikarzach, pracownikach działów handlowych, menedżerach. Ich głównymi narzędziami są smartfony i komputery, chociaż częścią codziennej pracy są też spotkania ze współpracownikami czy partnerami biznesowymi. Wskażemy rozwiązania, które umożliwią sprawną, zdalną pracę.

Artykuł będzie rozbudowywany o kolejne narzędzia. Jeśli zabrakło jakichś istotnych z Waszego punktu widzenia, napiszcie o tym w komentarzach, a uzupełnimy nasz materiał.

Podstawowe reguły

Pamiętajmy, że praca z domu wymaga pewnej samodyscypliny. Najlepiej wygospodarować sobie w mieszkaniu cichy kąt, gdzie będziemy mogli spokojnie pracować i nikt nam nie będzie przeszkadzał. Poinformujmy mieszkającą z nami rodzinę (partnerkę, partnera, dzieci), że będziemy teraz pracować z domu, co nie oznacza, że mamy wolne. W określonych godzinach inni lokatorzy w mieszkaniu nie powinni nam przeszkadzać.

Róbmy regularne przerwy. Powinniśmy odejść od komputera na kilka minut przynajmniej raz na godzinę. Warto też wydzielić sobie godzinę w ciągu dnia na obiad. Powinniśmy również z góry wyznaczyć godzinę, o której zakończymy pracę, na przykład 17:00 czy 18:00. Niestety wiele osób pracujących w domu zapomina, że czas już odpocząć i pracują bez przerwy po kilkanaście godzin dziennie. Spowoduje to szybkie zmęczenie i znaczny spadek wydajności. Dbajmy o tzw. work-life balance.

Niezbędny sprzęt

Większość pracowników biurowych do pracy wykorzystuje po prostu komputer, dziś najczęściej laptop, a także smartfona. Przypomnijmy, że nowoczesny smartfon może być z powodzeniem wykorzystany w roli pełnoprawnego komputera, po podłączeniu do niego monitora komputerowego, klawiatury i myszy. Pod warunkiem, że to smartfon Samsunga lub Huawei – inni producenci muszą jeszcze trochę nadgonić w tym temacie. Ale jeśli mamy zgodne urządzenie, jeszcze raz zachęcamy, by wypróbować je w tym trybie pracy.

Samsung DeX
Smartfon (na zdjęciu Samsung Galaxy S10) działający w trybie komputera

Jednak prócz laptopa i smartfona warto wyposażyć się jeszcze w kilka akcesoriów, które ułatwią pracę zdalną.

Na pewno niezbędne są słuchawki, najlepiej wyposażone w mikrofon i optymalnie, by był to mikrofon na pałąku, a nie w formie dziurki w słuchawce. Taki zestaw bardzo przyda się do rozmów audio i wideo (telekonferencji). 

Zestawy słuchawkowe prawdopodobnie większość z nas ma w domach, ale warto już teraz sprawdzić, czy poprawnie współpracują z naszym laptopem i/lub smartfonem. 

Do połączeń głosowych najlepiej zaopatrzyć się w słuchawki z mikrofonem na pałąku – nasi rozmówcy będą nas znacznie lepiej słyszeć

Niezbędna jest także kamera internetowa. Dziś każdy smartfon i każdy laptop ma wbudowana kamerę, która umożliwia prowadzenie rozmów wideo. Ale jeśli mamy w domu komputer stacjonarny i podłączony do niego zwykły monitor, warto wyposażyć się w kamerę internetową.

Jeśli często uczestniczymy w spotkaniach i siedzenie w słuchawkach jest dla nas męczące, warto wyposażyć się w głośnomówiący zestaw konferencyjny. W redakcji korzystamy z urządzenia Konftel Ego. Ma wbudowany głośnik, akumulator, zestaw mikrofonów, a z komputerem – lub smartfonem – łączy się przez Bluetooth. 

Konftel Ego jest dość drogim urządzeniem (kosztuje około 500 zł), ale podobne gadżety ma w ofercie wiele firm, więc warto rozejrzeć się za takimi rozwiązaniami.

Alternatywnie można użyć przenośnego głośnika Bluetooth, o ile ma też wbudowany mikrofon i pozwala na prowadzenie rozmów głosowych. Jeśli mamy taki głośnik, warto wypróbować go podczas rozmowy telefonicznej, bo być może jakość dźwięku będzie zadowalająca, a nasz rozmówca dobrze nas będzie słyszał.

Oprogramowanie

Korzystanie z odpowiedniego oprogramowania jest kluczowe w przypadku pracy zdalnej, dlatego dalsza część artykułu będzie zdecydowanie bardziej rozbudowana. Wskażemy aplikacje i narzędzia, które znacznie ułatwią pracę na odległość.

Telekonferencje i rozmowy wideo

Chyba najistotniejszym elementem pracy zdalnej jest możliwość odbywania wirtualnych spotkań czy rozmów wideo ze współpracownikami. Tu wybór narzędzi jest przeogromny.

Oczywiście podstawowym będą zwykłe połączenia telefoniczne. Ale o wiele lepszym rozwiązaniem będą rozmowy wideo. Obecnie praktycznie każdy komunikator internetowy umożliwia zestawianie połączeń wideo. Jednym z najpopularniejszych jest Facebook Messenger, który jest co prawda aplikacją czysto konsumencką, ale świetnie sprawdza się też do rozmów firmowych.

Messenger działa na wszystkich smartfonach, a także na komputerach (też laptopach) w przeglądarce – wystarczy wejść na stronę messenger.com. Do niedawna możliwe było utworzenie konta na Messengerze na numer telefonu lub adres e-mail – nie było potrzebne konto na Facebooku. Niestety zasady te zmieniono pod koniec grudnia 2019 i teraz przy zakładaniu nowych kont, trzeba utworzyć je najpierw na Facebooku.

Facebook Messenger

Facebook Messenger umożliwia realizowanie połączeń głosowych i wideo nawet w kilka osób jednocześnie. Możemy się łączyć także z osobami spoza naszej sieci kontaktów, chociaż wyszukiwanie osób czasem jest utrudnione, bo wyszukiwarka najczęściej zwraca kilkadziesiąt osób o tym samym imieniu i nazwisku. Warto na pewno ustawić zdjęcie profilowe, które pozwoli naszym rozmówcom łatwe zidentyfikowanie nas przy próbie wyszukania naszego kontaktu.

Drugim popularnym komunikatorem jest WhatsApp. Aplikacja jest niestety ściśle powiązana z numerem telefonu, więc jeśli zależy nam na korzystaniu z niej na kilku smartfonach, to w ten sposób nie zadziała (na każdym smartfonie utworzy się oddzielne konto). Z WhatsApp można jednak korzystać na komputerze stacjonarnym (albo na laptopie) – o czym też nie wszyscy wiedzą. Należy w przeglądarce wejść na stronę web.whatsapp.com, po czym trzeba zeskanować wyświetlony kod QR z poziomu aplikacji na smartfonie. 

Kolejny komunikator to Microsoft Skype. Kiedyś niezwykle popularny, dziś trochę ociężały, ale często wykorzystywany, zwłaszcza przez świat biznesu. Skype w podstawowej wersji jest komunikatorem darmowym, dostępnym jako aplikacja na smartfony, a także na komputery – należy w przeglądarce otworzyć stronę web.skype.com.

Następny komunikator to Google Hangouts. Dostępny jest na smartfonach jako aplikacja, z kolei na komputerach występuje jako wtyczka do przeglądarek internetowych. Hangouts oferuje świetną jakość wideo przy dużej liczbie połączonych osób.

Warto na pewno też przyjrzeć się komunikatorowi Discord. Stworzony został dla graczy i ma “gamingowy” layout, ale oferuje wiele funkcji przydatnych w zastosowaniach biznesowych. Występuje jako aplikacja dla smartfonów i komputerów, ale działa też w przeglądarce (na stronie discordapp.com).

Narzędzia do komunikacji przy pracy na projektami

Przy pracy nad projektami w większej grupie osób zdecydowanie również pomocne będą dedykowane aplikacje. Jedną z najpopularniejszych jest Slack, która została stworzona po to, by docelowo zastąpić emaile, zwłaszcza wtedy, gdy są stosowane do wymiany korespondencji między współpracownikami. Umożliwia pracę wybranym grupom osób nad poszczególnymi projektami, wydzielanie zadań, współdzielenie plików.  Podstawą Slacka jest rozbudowany czat, z możliwością wydzielania dedykowanych kanałów czy tworzenia grup tematycznych.

Konkurencyjnym rozwiązaniem jest Microsoft Teams, który jest bardzo rozbudowanym narzędziem raczej dla dużych przedsiębiorstw, chociaż mogą z niego też korzystać małe firmy. Głównym elementem Teams jest także czat. Można też z poziomu aplikacji realizować połączenia wideo. Zaletą Teams jest świetna integracja ze wszystkimi aplikacjami pakietu Office, w tym Word, Excel, Outlook czy PowerPoint, więc jeśli w naszym przedsiębiorstwie pracujemy w tych aplikacjach, Teams bardzo ułatwi zdalną współpracę nad projektami.

Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami

Gdy pracownicy firmy pracują w różnych lokalizacjach, dużym problemem jest przydzielanie im zadań i projektów do realizacji. Na szczęście i tutaj dostępne są odpowiednie narzędzia, które bardzo ułatwiają taki proces.

Jednym z najpopularniejszych jest Asana – usługa działająca w przeglądarce internetowej, która pozwala na zarządzanie projektami. Możliwe jest stworzenie wielu projektów, rozbicie każdego projektu na zadania, po czym przypisanie osób odpowiedzialnych do każdego zadania, wyznaczenie terminu realizacji zadań, a potem kontrola postępów prac.

Panel Asana – lista zadań w ramach jednego projektu

Podstawowe funkcje Asana dostępne są za darmo, chociaż pełnia funkcjonalności dostępna jest dopiero po wykupieniu abonamentu Asana Premium – kosztuje 11 euro miesięcznie za użytkownika. Jednak już w wersji darmowej Asana będzie bardzo pomocnym rozwiązaniem w małych firmach, aby skutecznie nadzorować pracowników pracujących z domu. 

Drugim nie mniej ciekawym narzędziem jest Trello, stworzonym przez firmę Atlassian, znaną z aplikacji Jira służącej do zarządzania projektami. Trello również służy do zarządzania zadaniami, które można grupować w projekty, zwane w Trello „Tablicami”.

W ramach każdej Tablicy można tworzyć listy zadań (w Trello zadania zapisuje się na „Kartach”, które są elementami Listy. Najprostszym przykładem jest Tablica z trzema Listami: „Zadania do wykonania”, „Zadania w trakcie” i „Zadania wykonane”. Na początku do pierwszej Listy zapisujemy wszystkie zadania, jakie zamierzamy zrealizować. Każde zadanie zapisane jest na odrębnej Karcie w Liście. Gdy zaczynamy realizować wybrane zadanie, po prostu przeciągamy (drag&drop) Kartę z tym zadaniem do drugiej listy „Zadania w trakcie”. A gdy zadanie zostanie ukończone, przeciągamy kartę do „Zadania wykonane”.

Trello i przykład najprostszej Tablicy z trzema Listami

Trello nawet w darmowej wersji umożliwia tworzenie dowolnej liczby Tablic, a także dowolnej liczby List w ramach każdej Tablicy. Tablice można współdzielić ze współpracownikami lub partnerami biznesowymi (w wersji darmowej maksymalnie 10 Tablic). Współpracowników można przypisywać do poszczególnych zadań. Usługa dostępna jest w kilku wersjach płatnych (5, 10 lub 21 dolarów miesięcznie za użytkownika), ale dla wielu osób wystarczająca może być też wersja darmowa, w której po prostu ograniczono liczbę współdzielonych Tablic do dziesięciu (oczywiście to niejedyne ograniczenie wersji darmowej, więcej różnic pod linkiem powyżej).

Dyski chmurowe do współdzielenia plików

Niezbędnym rozwiązaniem do pracy zdalnej są wszelkiego rodzaju tzw. dyski chmurowe, czyli przestrzenie na pliki, które możemy udostępniać współpracownikom. Wiele takich rozwiązań dostępnych jest za darmo i takie rozwiązanie dla wielu osób może się okazać w zupełności wystarczające, jeśli nie pracują na bardzo rozbudowanych plikach.

Przykładowo Google oferuje usługę Dysk Google (Google Drive). Każdy posiadacz darmowego konta Google otrzymuje konto pocztowe (Gmail), a także dysk chmurowy Google, na którym może zapisać do 15 GB plików. Na dokumenty tekstowe czy arkusze kalkulacyjne to wartość w zupełności wystarczająca, chociaż za dość niewielką opłatą można poszerzyć miejsce na pliki – nawet do 2 TB za 47 zł miesięcznie

Alternatywną usługę oferuje Microsoft. Tu z kolei niezbędne jest założenie konta Microsoft (na stronie live.com). Właściciel darmowego konta otrzymuje dostęp do dysku Microsoft OneDrive, na którym może zapisać 5 GB plików (plus konto pocztowe o pojemności 15 GB). Pliki można przeglądać z poziomu przeglądarki na stronie onedrive.live.com, ale warto też ściągnąć aplikację OneDrive dla smartfonów i komputerów. Podobnie jak w przypadku Google Drive, możliwe jest wykupienie większej ilości przestrzeni na dane, ale tu najlepiej zainwestować w pakiet Office 365 – otrzymujemy komplet narzędzi biurowych (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote), a dodatkowo, niejako “gratis”, dużo przestrzeni na dane w OneDrive.

Kiedyś niezwykłą popularnością cieszył się dysk chmurowy Dropbox. Była to jedna z pierwszych usług tego typu. Dziś Dropbox ma już tak bogatą konkurencję, że chyba trudno znaleźć jego przewagi nad innymi rozwiązaniami. W standardowym planie dla biznesu Dropbox oferuje 5 TB miejsca na dane za 10 euro miesięcznie za użytkownika, przy minimalnym zamówieniu trzech kont.

Popularnym dyskiem chmurowym jest też Box, bardzo często używanym w środowiskach biznesowych ze względu na integrację z wieloma usługami korporacyjnymi. Box w wersji darmowej oferuje 10 GB miejsca na dane użytkownika, z ograniczeniem wielkości pliku do 250 MB. Ale za 70 zł miesięcznie można wykupić usługę Business bez limitu pojemności (!), chociaż plan ten wymaga zakupu kont od razu dla przynajmniej trzech użytkowników.

Ciekawym rozwiązaniem jest też usługa Mega, w której bardzo mocno postawiono na prywatność i szyfrowanie plików. W wersji darmowej dysku chmurowego Mega otrzymujemy aż 50 GB miejsca na pliki, którą to przestrzeń można rozszerzyć do 400 GB za 21 zł miesięcznie, do 8 TB za 86 zł lub nawet 16 TB za 130 zł miesięcznie – przy jednym użytkowniku. Jest też specjalny plan dla biznesu, który za 10 euro miesięcznie oferuje nielimitowaną pojemność dysku chmurowego. Warunkiem jest wykupienie kont przynajmniej dla trzech użytkowników.

Wspólne edytowanie dokumentów

Najpopularniejszymi formatami dokumentów tekstowych na świecie są .docx (plik programu Microsoft Word), a arkuszami kalkulacyjnymi – .xlsx (plik programu Microsoft Excel). Warto podkreślić, że na plikach tych można również pracować jednocześnie w kilka osób – każda osoba musi mieć jednak utworzone konto Microsoft. Co warte zauważenia, nawet użytkownicy darmowych kont mogą korzystać z uproszczonych wersji aplikacji Word, Excel, PowerPoint czy Outlook, które działają w przeglądarce. Aplikacje te umożliwiają też pracę nad jednym dokumentem w kilka osób.

Na smartfony można ściągnąć darmowy pakiet Microsoft Office, który zawiera wymienione wyżej moduły.

Jeśli jednak potrzebujemy aplikacji dla Windows, musimy wykupić subskrypcję Office 365. Dla użytkowników domowych optymalnym rozwiązaniem będzie pakiet w wersji Office 365 Home, który kosztuje 430 zł rocznie (da się go kupić nawet ok. 100 zł taniej, jak się dobrze poszuka). W jego ramach otrzymujemy aplikacje Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, a także – uwaga – aż 6 TB miejsca na dane. Jednak nie dla jednego użytkownika, a po 1 TB dla sześciu osób. Te sześć osób to mogą być członkowie naszej rodziny – wystarczy dopisać tym osobom własną subskrypcję i każdy otrzyma pełny pakiet Office (Word, Excel, Outlook i tak dalej) i 1 TB na swoje pliki w OneDrive. Pamiętajmy, że pakietu Office 365 Home nie można używać do zastosowań komercyjnych.

Firmy muszą zainwestować w pakiet Office 365 Business Premium – za 10,50 euro miesięcznie za użytkownika (netto) otrzymujemy dostęp do aplikacji Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote, Teams czy SharePoint. To zarówno wersje przegladarkowe tych aplikacji (są trochę zubożone), jak i aplikacje o pełnej funkcjonalności dla systemu Windows. Pakiet ma bardzo rozbudowane funkcje pracy zespołowej, tak bardzo przydatnej przy pracy zdalnej.

Obok Office, drugim bardzo dziś popularnym pakietem biurowym jest Google G Suite. W odróżnieniu od rozwiązania Microsoftu, na komputerach pakiet Google działa wyłącznie w przeglądarce internetowej (nie ma dedykowanych aplikacji). Aplikacje dostępne są za to na smartfonach.

G Suite obejmuje firmową pocztę email (Gmail), współdzielony kalendarz, edytor tekstów (Dokumenty Google), arkusz kalkulacyjny (Arkusze Google), program do tworzenia prezentacji (Prezentacje Google) czy narzędzie do tworzenia notatek (Google Keep). Narzędzia te nie są aż tak rozbudowane jak te od Microsoftu, ale dla większości użytkowników będą w zupełności wystarczające. Ogromną zaletą rozwiązań Google jest świetnie rozwiązana praca nad dokumentem w wiele osób. Z naszych doświadczeń wynika, że działa lepiej niż w przypadku rozwiązań Microsoftu.

Dla użytkowników prywatnych wspomniane wyżej aplikacje są dostępne za darmo (wraz z dyskiem chmurowym o pojemności 15 GB). Firmy muszą wykupić pakiet G Suite przynajmniej w wersji Basic za 4,68 euro miesięcznie (netto). Dostają wówczas 30 GB na dane, możliwość założenia kont pocztowych we własnej domenie. Ale już w planie Business za 9,36 euro miesięcznie pojemność Dysku Google rośnie do 1 TB, więc jest to bardziej opłacalne rozwiązanie dla firm, zwłaszcza że koszt nie jest duży. Ponadto przy zakupie kont dla więcej niż pięciu użytkowników, limit na dysku zostaje całkowicie usunięty – można w nim zapisać tyle danych, ile się chce.

PS. powstała specjalna strona, na której znajduje się lista aplikacji ułatwiających pracę zdalną: techagainstcoronavirus.com. Warto na nią zajrzeć!