Systemy prekonfigurowane – inny produkt czy metodyka?

28 czerwca 2006 0 przez Michał Tomaszkiewicz

Na dojrzałych rynkach Europy Zachodniej firmy działają według określonych zasad i modeli biznesowych. Umożliwia to skrócenie czasu wdrożenia systemu ERP, wspomagającego zarządzanie. Rozwiązanie, w którym zastosowano sprawdzone już standardy biznesowe określa się mianem systemu prekonfigurowanego.

Przykładem, gdzie rozwiązania te funkcjonują od lat są m.in. Niemcy i Hiszpania. W obu krajach istnieje kilkadziesiąt wstępnie skonfigurowanych produktów przeznaczonych dla przedsiębiorstw z różnych branż. Większość z nich bazuje na pełnej wersji systemu SAP, jednego z najpopularniejszych systemów ERP w Europie i umożliwia uruchomienie pełnej gamy funkcjonalności produktu. Są to rozwiązania, które w pewnych obszarach zawierają gotowe do wdrożenia i sprawdzone modele biznesowe, natomiast w szczegółach dostosowywane są do indywidualnych potrzeb danej firmy.

Również w Polsce dostawcy systemów prekonfigurowanych przekonują, że stanowią one głównie metodę wdrożenia pełnowymiarowej wersji systemu ERP. Główną ideą przyświecającą twórcom tych rozwiązań jest to, aby klient otrzymał system ERP jak przy „klasycznej” ścieżce wdrożeniowej, bez ograniczeń funkcjonalnych i rozwojowych, ale w krótszym czasie i przy mniejszych kosztach. Jest to możliwe dzięki wstępnemu przygotowaniu produktu do wdrożenia i odpowiedniej metodyce prowadzenia projektu.
„Wstępna konfiguracja systemu daje możliwości wdrożenia go w sposób niezwykle dynamiczny, a tym samym oszczędny. Po pierwsze sama cena rozwiązania jest dużo niższa niż projektowanie go od podstaw. Średnia różnica w kosztach projektu wynosi 40-50%. Po drugie: krótszy czas wdrożenia ogranicza ryzyko strat powstałych z powodu oderwania kluczowych pracowników po stronie klienta od codziennych obowiązków. To sprawia, że naszym rozwiązaniem interesują się dynamicznie rozwijające się firmy średniej wielkości, dla których jest to często jedyny sposób wdrożenia systemu SAP” – mówi Kurt Montgomery, Prezes firmy 7milowy.

Do wielu, zwłaszcza mniejszych przedsiębiorstw, trafiają argumenty przystępniejszej ceny wdrożenia. Sporo jednak firm, zdecydowanych na inwestycję w ERP, skupia się przede wszystkim na poszukiwaniu rozwiązań jak najbardziej dopasowanych do swoich potrzeb pod względem funkcjonalnym. Drogi do celu są dwie: można, opisując przebieg procesów w przedsiębiorstwie, projektować system od podstaw, można również skorzystać z gotowych wzorców zapisanych w systemach prekonfigurowanych.

Zaletą pierwszego rozwiązania jest w efekcie produkt ściśle dopasowany do oczekiwań klienta, wadą znacznie dłuższy czas wdrożenia i co za tym idzie wzrost ceny. Istnieje ponadto niebezpieczeństwo, którego klient nie zawsze jest świadomy, że system zaprojektowany pod obecne potrzeby firmy może przyczynić się jedynie do „technicznego” usprawnienia procesów w przedsiębiorstwie nie powodując zmiany sposobu pracy i w efekcie wzrostu wydajności. W takim przypadku dochodzi do informatyzacji firmy, natomiast nic nie zmienia się w sferze zarządczej – przedsiębiorstwo działa tak jak działało tyle, że w systemie.

Drugie rozwiązanie, czyli wdrożenie systemu prekonfigurowanego, zakłada w pewnym stopniu dopasowanie się firmy do standardu zawartego w systemie. Wymaga zatem od przedsiębiorstwa elastyczności i gotowości do zmiany obecnego sposobu pracy. Korzyścią natomiast są tzw. najlepsze praktyki biznesowe zawarte w systemie, pochodzące z doświadczeń wielu innych przedsiębiorstw. W przypadku produktów międzynarodowych, jak SAP, wiedza ta obejmuje doświadczenia zachodnich firm, które podobną drogę przechodziły kilka-kilkanaście lat temu.

„System informatyczny jest tyle wart, na ile aktualna jest wiedza biznesowa w nim zawarta. Praktyka klientów, wywodzących się z bardzo różnych branż posiadających różne modele działalności, stanowi bezcenne źródło informacji, z którego warto skorzystać, nie tylko po to, by zaoszczędzić czas i pieniądze na samo wdrożenie, ale przede wszystkim dlatego, by wdrażając wysoki standard zarządzania znacząco podnieść wydajność i rentowność firmy” – mówi Piotr Łopatka, Dyrektor Konsultingu 7milowy.

Cechą rozwiązań prekonfigurowanych jest również branżowość – oprócz ogólnych praktyk biznesowych, systemy wzbogacane są o funkcjonalności przydatne w określonych branżach np. w spożywczej, wydawniczej, odzieżowej, produkcji przemysłowej etc. Rozwiązania takie są następnie certyfikowane i zyskują status kompletnych produktów z własną metodyką wdrożeniową i branżowym pakietem funkcjonalnym.

Moduły i gamę dostępnych funkcjonalności można modyfikować, co pozwala na usunięcie zbędnych i dodanie nowych. Ponadto, jeśli rozwój firmy, która zdecydowała się na wdrożenie takiego systemu będzie postępował dynamicznie i zaistnieje potrzeba uruchomienia dodatkowych funkcjonalności systemu, jest to możliwe bez konieczności zmiany rozwiązania. System prekonfigurowany to z jednej strony odrębny produkt, z gamą branżowych praktyk biznesowych, a z drugiej rozwiązanie umożliwiające uruchomienie szerokiej funkcjonalności systemu SAP.