Systemy ERP – wprowadzenie do tematu wyboru odpowiedniego systemu

15 marca 2013 0 przez Paweł Hulewicz

Przyglądając się dzisiaj zastosowaniom technologii informatycznych w biznesie trudno trafić na temat bardziej osadzony w branży IT, a jednocześnie bardziej wykraczający poza jej ramy niż systemy klasy ERP. Niniejszy artykuł inauguruje serię materiałów na temat tych właśnie systemów, w których postaramy się przybliżyć samo pojęcie, a także przyjrzeć się w szczegółach kilku najpopularniejszym z nich.

Był sobie problem

W dzisiejszych czasach nie ma już chyba nikogo, kto funkcjonując w szeroko pojętym środowisku biznesowym, świadomie bądź nieświadomie, nie zetknąłby się z systemem ERP albo jemu podobnym. Pracujesz w biurze, a czas swojej pracy rejestrujesz za pomocą arkusza czasu (choć bardziej popularne jest angielskie określenie timesheet)? Jest duża szansa, że tak naprawdę korzystasz w tym celu z systemu ERP. Pracujesz na magazynie wydając i przyjmując towary? – prawdopodobnie robisz to przy użyciu systemu ERP (i być może wózka widłowego). Jesteś pracownikiem działu finansowo-księgowego, który pieczołowicie rejestruje wszystkie przychodzące faktury na kontach księgowych? Prawie na pewno wykonujesz swoją pracę w systemie ERP (a konkretnie, w jego tzw. module finansowym).

Przykłady takie jak wyżej można byłoby dowolnie mnożyć, przy czym nie jest niczym niezwykłym sytuacja, w której statystyczny użytkownik nie zdaje sobie nawet sprawy, że kilka prostych okienek GUI, które widzi przed sobą codziennie lub kilka raportów, z których czerpie dane niezbędne w codziennej pracy, jest w rzeczywistości częścią o wiele większej i bardziej złożonej całości nazywanej systemem ERP. I, o ile wiedza taka nie jest takiemu użytkownikowi do niczego potrzebna, to praktycznie niezbędna jest ona kierownikowi/menedżerowi, przed którym stoi ambitne zadanie wyboru odpowiedniego systemu ERP spełniającego wymagania biznesowe jego organizacji.

Dlatego, w dzisiejszym artykule postaramy się przybliżyć samo pojęcie systemów ERP oraz przedstawić garść przemyśleń na temat kilku aspektów dotyczących funkcjonalności tych systemów, które mogą wpływać na ich większą lub mniejszą przydatność biznesową. Postaramy się także uzmysłowić czytelnikom, że nie ma jednego systemu ERP, który byłby najlepszy dla wszystkich potencjalnych użytkowników.

Na początek – zdefiniujmy jednak samo pojęcie systemu ERP, czyli z angielskiego Enterprise Resources Planning. Jak sama nazwa wskazuje, główną funkcją systemów ERP jest umożliwienie odpowiedniego zaplanowania wykorzystania zasobów danego przedsiębiorstwa, czyli innymi słowy, umożliwienie sprawnego zarządzania tą organizacją w taki sposób, aby uzyskać jak największą produktywność zaangażowanych w działalność przedsiębiorstwa aktywów.

Jak wiadomo nie od dziś, kluczem do skutecznego zarządzania jest, między innymi, dostępność informacji, na której zarządzający będą mogli się oprzeć i z której będą wyciągać wnioski na przyszłość, a także zapewnienie jej obiegu wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Peter Drucker, uważany za ojca współczesnej teorii zarządzania, wskazuje, że sprawne zarządzanie wymaga także rozbudowanego systemu wskaźników, pozwalających stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania. I w tym właśnie obszarze – gromadzenia, dystrybucji i prezentacji informacji – skrzydła rozwijają systemy ERP.

Termin ERP po raz pierwszy pojawił się na początku lat 90-tych ubiegłego stulecia i odnosił się wtedy do systemów, które wspomagały planowanie gospodarki magazynowej i/lub gospodarki produkcyjnej przedsiębiorstwa. Bardzo szybko jednak, systemy ERP zaczęły obejmować swoimi funkcjonalnościami także inne, niemniej ważne, aspekty działania organizacji takie jak księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, czy kontakty z klientami/dostawcami (inaczej znane jako CRM – ang. customer relationship management).

Dzisiejsze systemy ERP to już prawdziwe „kombajny” składające się z wielu modułów, które służą do zbierania informacji oraz nadzorowania praktycznie każdego procesu biznesowego zachodzącego w przedsiębiorstwie. Dodatkowo, abstrahując od funkcjonalności obecnych w poszczególnych modułach dedykowanych do obsługi danego obszaru działalności jednostki, systemy ERP nierzadko oferują swoim użytkownikom także możliwość prawie dowolnej rozbudowy dzięki udostępnieniu szczegółowych specyfikacji własnej architektury oraz wbudowanych narzędzi programistycznych.

Przyczyn, dla których systemy ERP upowszechniły się w ciągu ostatnich 20 lat oraz dzięki którym odnotowują stały rozwój w kontekście obszarów zastosowania i liczby nowych funkcjonalności, można doszukiwać się w wielu czynnikach. Będzie to na pewno szybki rozwój technologii IT w tym czasie, postępująca globalizacja, niosąca za sobą znaczące rozszerzenie obszaru działalności przedsiębiorstw, zwiększenie poziomu konkurencyjności na niektórych rynkach, które wymusza coraz bardziej innowacyjne podejście do zarządzania organizacją i minimalizowanie jednostkowych kosztów działalności, itp. Niektórzy jako przyczynę rozwoju systemów ERP w drugiej połowie lat 90-tych XX wieku wskazują nawet tzw. pluskwę milenijną (pamięta jeszcze ktoś to pojęcie?), uzasadniającą konieczność zastąpienia starych systemów, które rzekomo nie potrafiłyby prawidłowo zinterpretować daty powyżej roku 31.12.1999 nowymi, które tego problemu nie miały.

Jakiekolwiek by te przyczyny jednak nie były, nie zmienia to faktu, że z powodu multifunkcjonalności i wymuszonego nią ogromnego poziomu skomplikowania dzisiejszych systemów ERP, ich wdrożenie nie jest tylko czynnością polegającą na zakupie odpowiedniej bazy sprzętowej oraz instalacji i konfiguracji odpowiednich składników oprogramowania. Wdrożenie takie jest skomplikowanym, nierzadko nawet kilkuletnim, procesem polegającym między innymi na dokładnym przemyśleniu wszystkich procesów biznesowych, a nierzadko dostosowaniu wybranych z nich do sposobu działania wdrażanego systemu. W kontekście skomplikowania obecnych systemów ERP dostatecznie wymowny jest fakt, że nawet wśród konsultantów specjalizujących się w doradztwie z zakresu konkretnego systemu praktycznie nie zdarzają się tacy, którzy byliby specjalistami od więcej niż dwóch, góra trzech, powiązanych ze sobą modułów na raz (a w ramach jednego dużego rozwiązania klasy ERP modułów i platform może być nawet kilkadziesiąt).

Jak więc, biorąc pod uwagę co zostało powiedziane powyżej, ma sobie poradzić z wyborem odpowiedniego systemu ERP menadżer (lub grupa menedżerów) przed którym postawiono to ambitne zadanie? Szczególnie w sytuacji, gdy takiego wyboru będzie dokonywał po raz pierwszy w życiu? Jak do większości wyzwań stawianych przed dzisiejszym menedżerem przez rzeczywistość biznesową, tak i do tego najlepiej podejść w sposób zaplanowany i systematyczny. A to oznacza jedno – odpowiednią metodologię.


Lesson learnt – praca domowa, czyli analiza wymagań

Analogicznie jak w przypadku braku najlepszego i jedynego słusznego systemu ERP, nie istnieje najlepsza i jedyna słuszna metodologia wyboru takiego systemu. W zależności od wielu czynników związanych z przedsiębiorstwem, które dany system ERP chce wdrażać (np. jego wielkości, rodzaju działalności, skomplikowania procesów biznesowych i zarządczych, itp.) oraz z samym systemem (np. ilość dostępnych modułów, platforma programowo-sprzętowa, na której system działa, itp.), metodologia wyboru odpowiedniego systemu może być diametralnie różna w poszczególnych przypadkach. W przypadkach najbardziej ekstremalnych, choć wcale nie należących do rzadkości, przyjęta metodologia wyboru systemu ERP jest na tyle skomplikowana, angażująca zasoby (szczególnie osobowe) i długotrwała, że wybór przyszłego systemu zmienia się de facto w niezależny projekt trwający od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Na przestrzeni kilku/kilkunastu ostatnich lat, czyli w okresie szybkiego rozwoju i popularyzacji systemów ERP, stworzono i opisano wiele standardowych metodologii wyboru. Każda z nich jest do pewnego stopnia inna oraz kładzie nacisk na inne aspekty związane z systemem i potrzebami wdrażającego. Aby jednak nie wdawać się w tym miejscu w dywagacje w stylu nieśmiertelnego dylematu z pewnej znanej polskiej komedii – „… ale jaką metodą wybierzemy metodę głosowania?” – nie będziemy w tym miejscu przesądzać, która z metodologii wyboru systemu ERP jest lepsza. Zamiast tego przedstawimy generalny zarys czynności, które powinny zostać wykonane, aby dokonany wybór okazał się w ostatecznym rozrachunku jak najlepszy.

Po pierwsze – analiza wymagań, czyli powiedz czego chcesz?

Pierwszym i najbardziej podstawowym pytaniem, jakie należy sobie zadać dokonując wyboru (nie tylko systemu ERP, zresztą), jest pytanie: czego tak naprawdę chcemy? Biorąc pod uwagę poziom skomplikowania i mnogość obszarów, na które wdrażany system będzie miał wpływ, a przez to także ilość jego przyszłych użytkowników, z których każdy będzie kładł nacisk na inną funkcjonalność systemu, odpowiedź na powyższe pytanie prawie zawsze jest skomplikowana.

W trakcie analizy naszych potrzeb warto zebrać i przeanalizować wymagania dotyczące jak największej ilości obszarów działania systemu w naszej organizacji. Zazwyczaj wymagania takie można podzielić na kilka najczęściej pojawiających się kategorii – oczywiście poniższa lista jest przykładem i na pewno nie jest wyczerpująca:

  • Wymagania funkcjonalne: jakie główne potrzeby biznesowe mają być zaspokojone dzięki implementacji systemu ERP?; jakie najbardziej uciążliwe niedomagania/braki funkcjonalne ma obecnie stosowany system (lub systemy)?; jakie funkcjonalności obecnego oprogramowania wykorzystywane są najczęściej i z największym powodzeniem?; czy rozpatrywany system jest skalowalny, tj. czy nie tylko spełniać będzie wymagania obecnego biznesu, ale także w przyszłości zapewni możliwość dostosowania go w sytuacji przyszłego wzrostu?
  • Wymagania związane z integracją: na ile unikalna jest prowadzona działalność biznesowa, do której wdrażany system będzie musiał zostać dostosowany?; jak wiele zmian kastomizacyjnych będzie koniecznych we wdrażanym systemie oraz w oprogramowaniu, z którym system będzie musiał współpracować?; na ile wdrożenie nowego systemu będzie się wpisywało się w długofalową strategię działania naszego przedsiębiorstwa (np. czy pomoże wypełnić strategiczne cele)?
  • Wymagania związane z użytkowaniem i szkoleniami: jak intuicyjny jest interfejs użytkownika?; w jakim stopniu jest on podobny do interfejsu obecnego systemu (systemów) lub do rozwiązań uznawanych za standard w danym obszarze?; ile godzin szkoleń należało będzie przeprowadzić, aby pracownicy byli w stanie wykorzystać większość funkcjonalności oferowanych przez nowy system?
  • Wymagania związane z wdrożeniem: jakie opcje wdrożenia oferowane są przez system i jego dostawcę/integratora (np. wdrożenie całkowicie u klienta, wdrożenie na zdalnych serwerach, kombinacja obu powyższych)?; jaki będzie przebieg oraz długość trwania procesu wdrożeniowego?; jak duże zaangażowanie własnych pracowników w proces wdrożenia będzie wymagane?
  • Wymagania dotyczące wsparcia ze strony producenta/integratora: na jakie usługi wsparcia powdrożeniowego klient może liczyć?; jakie standardowe plany wsparcia oferuje dostawca?; jaka jest dostępność wsparcia dla kluczowych funkcjonalności poza zwyczajowymi godzinami pracy?; jaki czas reakcji na zgłoszone problemy proponuje dostawca?

Pytania takie jak powyższe, jak również nowe obszary wymagań można by (i przy dokonywaniu wyboru systemu ERP nawet trzeba) mnożyć, w zależności od zakresu działalności i priorytetów danego przedsiębiorstwa. Jednakże najważniejszym wnioskiem z analizy powyższej przykładowej listy wymagań powinien być ten, że w ustalanie listy najważniejszych wymagań nie mogą być zaangażowani przedstawiciele jednego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Dla przykładu, często popełnianym błędem jest pozostawianie wyboru systemu ERP jedynie w gestii działu IT. W rezultacie, w takich wypadkach często już na etapie wyboru systemu z analizy wyłączane są obszary funkcjonalności, które mogą być ważne dla powodzenia późniejszego wdrożenia. Aby uniknąć takich sytuacji, już na etapie ustalania wymagań odnośnie przyszłego systemu ERP warto zaangażować pracowników i menedżerów wszystkich najważniejszych działów przedsiębiorstwa (ale także wyznaczyć osobę decyzyjną, aby wielość głosów [interesariuszy] nie skutkowała brakiem możliwości podjęcia decyzji).


Ale jak to oceniać?

Aby w sposób jak najbardziej obiektywny wziąć przy wyborze systemu pod uwagę wszystkie kluczowe wymagania zdefiniowane w poprzednim kroku trzeba najpierw ustalić tzw. krytyczne czynniki sukcesu, czyli innymi słowy elementy składające się na ostateczny „krajobraz powdrożeniowy” (stan faktyczny), których osiągnięcie będziemy mogli nazwać sukcesem. Wszelkie wymagania, które bezpośrednio będą przyczyniały się do spełnienia takich czynników sukcesu będziemy mogli uznać za krytyczne (często określane z angielskiego jako must have, czyli koniecznie potrzebne). Wszystkie inne wymagania, których spełnienie nie będzie przekładać się bezpośrednio na osiągnięcie początkowych założeń zdefiniowanych jako czynniki sukcesu, należy uznać za wymagania kategorii nice to have, czyli niejako drugorzędne. Wprowadzamy więc swojego rodzaju priorytetyzację naszych wymagań, przy czym skala priorytetów nie musi być tylko dwustopniowa (wymagania krytyczne/niekrytyczne), ale może być bardziej rozbudowana.

Jedna uwaga natury praktycznej: w większości przypadków skupianie się na wymaganiach podstawowej natury jest niepotrzebne, a czasami wręcz niewskazane. Przez wymagania podstawowej natury należy rozumieć wszystkie te wymagania, które w sposób oczywisty przez wszystkie systemy ERP są spełniane, np. możliwość dokonywania księgowań stornujących w module księgowym. Jest to wymaganie na tyle podstawowe i oczywiste, że na pewno jest spełnione przez każdy system podlegający ocenie, więc nie ma sensu tracić czasu na jego weryfikację – zamiast tego lepiej skupić się na wymaganiach bardziej unikalnych, które często wynikają np. ze specyficznego sposobu prowadzenia działalności przez daną organizację.

A może by tak dwie pieczenie na jednym ogniu?

Czytając powyższy opis pracy, która powinna zostać wykonana podczas ustalania wymagań względem nowego systemu ERP możliwie najpełniej odzwierciedlających potrzeby poszczególnych działów przedsiębiorstwa, nie sposób nie odnieść wrażenia, że praca to niemała. I wrażenie to jak najbardziej słuszne. Dlatego, może warto pójść w tym momencie o krok dalej i stosunkowo niewielkim dodatkowym nakładem sił, niejako przy okazji, zastanowić się nad usprawnieniem dotychczasowych procesów biznesowych?

Jednym z najczęściej popełnianych podczas wdrażania nowych systemów ERP błędów jest przeniesienie 1-do-1 procesów biznesowych, w ich dotychczasowym kształcie odzwierciedlającym panującą w danej firmie kulturę organizacyjną, do nowego środowiska systemowego. Okazuje się jednak, że nierzadko do pełnego wykorzystania mocy nowego systemu ERP konieczna jest zmiana sposobu, w jaki myśleliśmy dotychczas o prowadzonym biznesie i dokonanie mniejszego lub większego „przemeblowania”. Jest to o tyle logiczne, że dotychczasowy sposób działania naszego przedsiębiorstwa był w pewnym stopniu zdeterminowany przez możliwości starego oprogramowania wspierającego to działanie i podejmowanie decyzji zarządczych. W większości przypadków logika działania starego i nowego systemu może się różnić, co najmniej w kilku kluczowych obszarach.

Poza tym, niejednokrotnie analiza dotychczasowego przebiegu procesów biznesowych oraz ich przemodelowanie przyczynia się nie tylko do zwiększenia produktywności wdrażanego oprogramowania ERP, ale także pozwoli poczynić pewne oszczędności dzięki wyeliminowaniu niektórych kastomizacji oraz obiektywnie zoptymalizować te procesy (eliminacja wąskich gardeł, zbędnych czynności, itp.).

Wybrać – jak to łatwo powiedzieć…

Wykonanie wspomnianych wyżej czynności związanych z wyborem systemu ERP jest niezbędne, aby ustalić jakie mamy wymagania względem wdrażanego systemu oraz które wymagania są z naszej perspektywy najważniejsze.

Po takim, przygotowaniu można przystąpić do właściwego wyboru systemu ERP oraz jego dostawcy.

RFP, czyli oficjalna komunikacja

Dobrym narzędziem pozwalającym na zakomunikowanie swoich potrzeb dostawcom jest tzw. RFP, czyli z angielskiego request for proposal. Jest to dokument, w którym przedstawione powinny być najważniejsze wymagania odnośnie systemu ERP ze wskazaniem stopnia, w jakim spełnienie poszczególnych z nich będzie wpływało na ostateczny wybór systemu. RFP jest jednocześnie prośbą o przygotowanie oferty na sprzedaż i wdrożenie danego systemu. Biorąc pod uwagę duży zazwyczaj stopień złożoności naszych wymagań, dobrą praktyką jest pozostawienie dostawcom odpowiedniego czasu na przygotowanie odpowiedzi (zazwyczaj kilka tygodni).

Dobrą praktyka jest także zapewnienie możliwości uściślenia istotnych z punktu widzenia dostawcy szczegółów odnośnie naszych wymagań i innych zagadnień związanych z oczekiwaną współpracą, np. ram, w jakich przyszłe wdrożenie ma się odbywać. Zazwyczaj w tym celu organizuje się co najmniej jedną sesję pytań/odpowiedzi, podczas której każdy z oferentów ma możliwość pisemnego przedstawienia listy swoich wątpliwości. W większości przypadków z pytań, które spłynęły od poszczególnych oferentów kompiluje się jedną ogólną listę, a następnie udostępnia się ją (wraz z odpowiedziami) wszystkim stronom, do których RFP było skierowane. Dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić wszystkim oferentom możliwie porównywalne warunki początkowe, co powinno przełożyć się na porównywalność ich odpowiedzi – przynajmniej w teorii.

Aby zamknąć proces RFP pozostaje oczywiście podsumowanie odpowiedzi, które napłynęły i ocena ich pod kątem naszych preferencji zdefiniowanych wcześniej. W rezultacie powinniśmy być w stanie wybrać jednego lub kilku dostawców, którzy możliwie najpełniej spełniają nasze oczekiwania (tzw. krótka lista). Z tymi dostawcami przechodzimy do dalszych etapów.

Przedsmak systemu, czyli prezentacje, referencje itp.

Będąc w posiadaniu krótkiej listy jesteśmy w stanie podjąć następne kroki na drodze do wybrania najlepszego, z naszej perspektywy, rozwiązania. Wspomniane kroki, a może lepiej – etapy, są tutaj wymienione przykładowo, a każdy proces wyboru systemu jest zazwyczaj dowolną wariacją na ich temat zdeterminowaną potrzebami wybierającego i oferentów, a także możliwościami zaangażowanych stron (ze szczególnym naciskiem na możliwości czasowe):


Demonstracja systemu

W niektórych sytuacjach naturalną kontynuacją dotychczasowych działań związanych z wyborem właściwego systemu ERP jest prośba skierowana do wszystkich oferentów znajdujących się na krótkiej liście o zaprezentowanie ich produktu „na żywo”.

W zależności od naszych oczekiwań, może to być jedynie generyczna prezentacja systemu jako takiego, która nie będzie w żaden sposób odnosiła się do konkretnych problemów, z jakimi styka się nasza organizacja w toku swojej działalności biznesowej. Na przeciwnym końcu skali znajdują się prezentacje bardziej kastomizowane, tj. przygotowane pod wymagania konkretnego klienta. Przykładem takiej prezentacji jest tzw. proof of concept, czyli prezentacja systemu przygotowana na podstawie dokładnych wytycznych klienta, która skupia się na pokazaniu, w jaki sposób system będzie sobie w stanie poradzić z konkretnymi zadaniami i problemami napotykanymi w cyklu normalnej działalności biznesowej klienta.

Oczywiście, warto pamiętać o tym, że im bardziej prezentacja będzie przygotowana pod wymagania danego klienta, tym więcej czasu i środków będzie potrzebne na jej przygotowanie. Dlatego, zazwyczaj, prośba o proof of concept jest kierowana na późniejszym etapie procedury wyboru systemu ERP do niewielkiego grona oferentów (zazwyczaj dwóch/trzech).

Należy także mieć na uwadze, że wśród odbiorców/uczestników prezentacji powinni koniecznie znaleźć się pracownicy działów, z których zadaniami przedstawiane rozwiązania mają największy związek. Zazwyczaj to właśnie oni będą w stanie zadawać najtrafniejsze pytania, które pomogą wyjaśnić najważniejsze aspekty działania prezentowanego systemu, a także dokonać oceny i porównania wszystkich prezentowanych rozwiązań.

Rozmowy referencyjne

Idea stojąca za rozmowami referencyjnymi jest prosta: zapytać o wrażenia z użytkowania danego systemu ERP, a także – co nie mniej ważne – o ocenę współpracy z danym oferentem podmioty, które w mają w tej materii konkretne doświadczenia.

W trakcie rozmowy referencyjnej warto zwrócić uwagę nie tylko na szczegóły dotyczące samego procesu wdrożenia, ale także na elastyczność wdrażającego, jego dostępność, jakość oferowanych przez niego szkoleń użytkowników, a także wiele innych aspektów współpracy. Przystępując do rozmowy warto więc wcześniej się do niej przegotować, aby w możliwie najkrótszym czasie i w zwięzłej formie poruszyć najbardziej interesujące tematy.

Oczywiście, to sam zainteresowany, czyli oferent, powinien dostarczyć nam listę swoich klientów, którzy zgodzą się przekazać swoje wrażenia ze współpracy podczas spotkania/rozmowy telefonicznej oraz odpowiedzieć na nurtujące nas pytania.

Najbardziej wartościowe są zazwyczaj rozmowy referencyjne z podmiotami działającymi w branży podobnej do naszej, o podobnej skali działania, które wdrażały to samo lub bardzo podobne oprogramowanie, itd. Warto jednak brać pod uwagę, że nie zawsze rozmowy z takimi podmiotami będą możliwe, ponieważ często mogą one być naszymi bezpośrednimi konkurentami i po prostu na rozmowę referencyjną nie wyrażą zgody.

Panie, a po ile ten system?

Często jednym z najważniejszych kryteriów (czasami wręcz najważniejszym) będących przedmiotem porównania u poszczególnych oferentów jest cena wdrażanego systemu ERP. Tylko co jest tak naprawdę ceną takiego systemu? Koszt zakupu jego licencji? Jeśli tak, to co w sytuacji, kiedy jeden z oferentów postanowi udzielić licencji na naprawdę konkurencyjnych warunkach, żeby później zażądać niebagatelnych opłat np. za usługi wsparcia i aktualizacji?

Aby uniknąć tych i temu podobnych niebezpieczeństw, zawsze należy starać się ocenić faktyczny i całkowity koszt wdrożenia systemu tzw. TCO (z ang. total cost of ownership) uwzględniający m. in.:

  • składniki bezpośrednie, takie jak np. zakup licencji, koszty implementacji, itp. Ciekawostką może być fakt, że wraz ze wzrostem skomplikowania wdrażanego systemu, koszty implementacji mogą bez trudu osiągnąć nawet dwukrotność kosztu licencji na system;
  • koszty pośrednie, np. koszty zatrudnienia dodatkowego personelu podczas wdrożenia systemu wynikające ze zwiększonego obciążenia pracowników w zadaniami związanymi z tym wdrożeniem, itp.;
  • koszty utrzymania: na etapie wyboru systemu ERP warto zapoznać się także z kosztami, które będziemy ponosić za świadczenie usług utrzymania oraz rozwoju/aktualizacji tego systemu (niekoniecznie muszą być to opłaty ponoszone na rzecz konkretnego oferenta – mogą to być także koszty zatrudnienia dodatkowych lub szkolenia obecnych pracowników, jeśli to nasz wewnętrzny dział IT będzie takie usługi świadczył);
  • koszty sprzętu: na etapie porównywania poszczególnych systemów powinniśmy znać także ich rekomendowane wymagania sprzętowe. Jeśli okaże się, że konieczny będzie zakup dodatkowego sprzętu, aby wdrożenie systemu było możliwe, koszty tego zakupu także powinny być brane pod uwagę.

Powyższe składniki TCO są oczywiście przykładowe, a w sytuacjach konkretnych systemów mogą pojawiać się dodatkowe „generatory” kosztów nie mniej ważne od wymienionych wyżej. Warto natomiast pamiętać o tym, aby:

  • określać wymagania, w sposób pozostawiający jak najmniejsze pole do interpretacji, co pozwoli uniknąć nieporozumień i zaniżania wyceny ze strony oferentów poprzez nie włączenie do niej niektórych składników na etapie ofertowym (zazwyczaj za takie składniki będziemy musieli zapłacić dodatkowo w trakcie wdrożenia) oraz,
  • wymagać jak najdokładniejszego opisu zakresu usługi wraz z wyceną każdego jej składnika, aby uniknąć niejasności na późniejszych etapach współpracy.


Zakończenie

Jako zakończenie i podsumowanie warto przedstawić odpowiedzi na jedno z pytań zadanych przez pewną firmę doradczą przedsiębiorcom, którzy wcześniej wdrożyli lub byli w trakcie wdrażania systemu ERP. W pytaniu tym proszono kilkuset respondentów o podanie dziesięciu najważniejszych kryteriów, jakimi kierowali się oni przy wyborze systemu.

Odpowiedzi na tak postawione pytanie są ciekawe same w sobie, jednakże jeszcze ciekawsze rezultaty uzyskano dzięki zestawieniu tych odpowiedzi w podziale na dwie grupy odpowiadających: (A) tych, którzy pierwszy raz dokonywali wyboru systemu ERP oraz (B) tych, którzy dokonywali go ponownie. Odpowiedzi wraz z ich uszeregowaniem pod względem ważności poszczególnych kryteriów (1 to kryterium najważniejsze, a 10 – najmniej ważne) dla każdej z powyższych grup respondentów przedstawia poniższa tabela:

Kryterium wyboru systemu ERP


Jak wskazują powyższe wyniki ankiety, najmniej doświadczeni klienci zwykle jako najważniejsze kryteria wyboru systemu wskazywali jego cenę, łatwość implementacji oraz łatwość użycia, podczas gdy użytkownicy, z bagażem doświadczeń z co najmniej jednego wcześniejszego wdrożenia więcej wagi przywiązywali do poziomu usług świadczonych przez dostarczyciela systemu.

Oczywiście wynik powyższej ankiety o niczym nie przesądza w kontekście odpowiedniego uszeregowania kryteriów wyboru systemu ERP. Jednakże warto w tym kontekście zwrócić uwagę, że w niektórych sytuacjach cena może być kryterium co najmniej niewystarczającym.

Przytoczone w niniejszym wpisie informacje stanowią oczywiście jedynie zarys problematyki wyboru systemu ERP oraz jego wdrożenia od strony teoretycznej. Dokładne omówienie wszystkich możliwych aspektów tego zagadnienie przekraczałoby nie tylko ramy tego artykułu, ale także dziesięciu mu podobnych. Zresztą, na przestrzeni kilkunastu ostatnich lat, od kiedy systemy te „zeszły pod strzechy”, temat doczekał się niezliczonych mniej lub bardziej szczegółowych opracowań zarówno teoretycznych, jak i praktycznych, które umożliwiają pełniejsze zgłębienie materii. Poziom skomplikowania i złożoności opisywanych zagadnień spowodował nawet pojawienie się dedykowanej gałęzi doradztwa w w/w zakresie.

Jak wspomniano na wstępie, w następnych artykułach z serii omawiającej zagadnienia związane z systemami ERP postaramy się przybliżyć czytelnikom najpopularniejsze z nich.


Bibliografia: