Office 365 leży odłogiem. Ponad połowa opłaconych licencji nie jest używana

Office 365 to dobry sposób na zapewnienie pracownikom dostępu do pakietu biurowego zawsze i wszędzie, niezależnie od sprzętu, na jakim pracują – wystarczy że mają dostęp do internetu, żeby mogli korzystać z oprogramowania jako usługi. Jak się jednak okazuje, przedsiębiorstwa opłacają subskrypcje, z których potem w żaden sposób nie korzystają.

Office 365 to jeden z najważniejszych produktów Microsoftu. Korporacja z Redmond przechodzi dzięki niemu z jednokrotnej sprzedaży licencji na oprogramowanie na stały miesięczny przychód w postaci abonamentu za dostęp do aplikacji i usług.

Właśnie taki model biznesowy postrzegany jest jako przyszłość rynku, co pokazywane jest między innymi transformacją pakietu dla użytkowników indywidualnych do Microsoft 365, usługi mającej pomóc zarządzać życiem, i to nie tylko cyfrowym.

Korzyści z modelu subskrypcyjnego mają także przedsiębiorstwa, jako że kwoty abonamentu mogą wpisać natychmiast i w całości w koszta. Jak jednak wynika z analizy przeprowadzonej przez CoreView, spora część klientów biznesowych płaci za dużo, zamawiając znacznie więcej licencji Office 365, niż wykorzystują ich pracownicy.

Dane pochodzą z audytów przeprowadzonych wśród ponad 5 mln pracowników małych i średnich firm. Jak się okazało, 56% zakupionych licencji była nieaktywna, nieprzypisana do pracownika lub niedostatecznie wykorzystana.

Office 365: przedsiębiorstwa nie korzystają z połowy opłaconych subskrypcji

CoreView przyjrzał się, jak wygląda wykorzystanie opłaconych przez przedsiębiorstwa z sektora MSP licencji na pakiet biurowy Microsoftu. Wyniki badania są interesujące – okazało się bowiem, że spora część licencji generuje tylko koszta i w żaden sposób nie jest wykorzystywana przez pracowników.

Problem dotyczy wszystkich poziomów subskrypcji. Oto dokładne wyniki badania:

• Office 365 E1: 37% licencji nieaktywnych, 39% nieprzypisanych
• Office 365 E3: 12% licencji nieaktywnych, 42% nieprzypisanych
• Office 365 E5: 23% licencji nieaktywnych, 27% nieprzypisanych

Za nieaktywne uznano subskrypcje, do których pracownicy nie zalogowali się w ciągu 30 dni, nieprzypisane licencje to takie, które są opłacane, ale nie zostały przekazane do użytkowania pracownikom

Nieracjonalne zarządzanie liczbą subskrypcji wynika przede wszystkim z błędnych prognoz dotyczących potrzeb przedsiębiorstwa, zapominania o nieaktywnych licencjach i nie udostępniania ich nowym pracowników oraz decydowania się na poziom subskrypcji, który oferuje więcej możliwości, niż jest wykorzystywane w organizacji.

W raporcie wykorzystania Office 365 w małych i średnich przedsiębiorstwach można między innymi wyczytać, że 38% licencji E5 mogłoby być bez żadnego wpływu na funkcjonowanie biznesu zastąpione przez subskrypcję E1.