Comarch i Lotos Paliwa Sp. z o.o. zawarły umowę na wdrożenie i obsługę systemu ECOD Operator oraz ECOD Archiwum. To już czwarty system Comarch, który został wdrożony w firmie LOTOS. Projekt ECOD dotyczy faktur elektronicznych, które LOTOS przesyła do swoich dystrybutorów. Do tej pory zdefiniowanych zostało 30 dystrybutorów do podłączenia. Każdy z nich otrzymuje aplikację webową ECOD służącą bieżącemu odbieraniu faktur elektronicznych oraz aplikację ECOD Archiwum do ich archiwizacji. Docelowo wszystkie faktury papierowe będą zastąpione elektronicznymi.
Rozmowy dotyczące wdrożenia systemu rozpoczęły się w 2008 roku. Z
końcem lipca 2008 Comarch został poinformowany, iż oferta ECOD
dotycząca przesyłania i archiwizacji e-faktur została uznana za
najlepiej odpowiadającą potrzebom spółki. Umowa zawarta została na
okres 7 lat i jest pierwszą umową na realizację projektu masowego EDI w
branży paliwowej.
Aplikacja, z której korzystają LOTOS i jego dystrybutorzy – ECOD
Archiwum, jest modułem platformy ECOD służącym do przechowywania
dokumentów w wersji elektronicznej, jak również do przeszukiwania,
sortowania i grupowania archiwizowanych dokumentów według ustalonych
kryteriów. ECOD Archiwum poza e-fakturami może przechowywać dowolne
typy dokumentów wskazane przez klienta (np. zamówienia, awiza wysyłki,
potwierdzenia dostawy, etc.). Co najważniejsze, w pełni realizuje
wymagania prawne zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn.
14.07.2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie
elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi
podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133,
poz. 1119).
Dzięki ECOD archiwum każdy klient ma gwarancję
przechowywania dokumentów przez obowiązkowy okres 6 lat lub też przez
dowolnie dłuższy czas, jeśli pojawia się taka potrzeba.
