Avaya Spaces – kompleksowa platforma do współpracy

Wszyscy słyszeli o takich rozwiązaniach jak Microsoft Teams czy Zoom. Dziś chcielibyśmy Wam nieco przybliżyć mniej popularne, ale bardzo ciekawe rozwiązanie tego typu – Avaya Spaces. To rozbudowane, ale jednocześnie proste w użyciu i działające w przeglądarce narzędzie do współpracy między zespołami w firmach, z funkcją grupowych połączeń wideo nawet w 500 osób jednocześnie. Kierowane jest zarówno do firm o dowolnej skali, ale także do edukacji. Wszystkie funkcjonalności Avaya Spaces można wypróbować przez 60 dni za darmo.

Człon „Spaces” (przestrzenie) w nazwie Avaya Spaces znalazł się zupełnie celowo. Platforma pozwala tworzyć „przestrzenie” albo „pokoje” w ramach jednej organizacji, w których spotykać się mogą zespoły pracujące nad różnymi projektami. Konfigurację przestrzeni można zrealizować według własnych potrzeb w organizacji – mogą być ogólnodostępne i każdy chętny może do nich dołączyć, ale mogą się też ograniczać tylko do wybranych pracowników, którzy dodatkowo przy dołączaniu muszą się autoryzować kodem PIN.

Z założenia Avaya Spaces ma umożliwiać ciągłą pracę nad projektami i prowadzenie w nich porządku – a więc nie tylko w momencie spotkań członków zespołu, ale także przed czy po. Powinni oni mieć dostęp do wszystkich zasobów związanych z projektem w dowolnym miejscu i czasie – niezależnie czy są to pliki, dokumentacja czy ustalenia poczynione między współpracownikami.

Avaya Spaces to usługa chmurowa

Avaya Spaces nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania ani zakupu sprzętu do firmy. Usługa działa w stu procentach w chmurze i od samego początki była tak projektowana. Jej podstawowym elementem jest czat tekstowy między członkami zespołu. Mogą oni dyskutować na otwartych dla wszystkich przestrzeniach lub tworzyć zamknięte grupy.

Narzędzie udostępnia też możliwość realizowania grupowych połączeń wideo, w których może uczestniczyć nawet 500 osób jednocześnie. Ponieważ Avaya Spaces w trybie ciągłym otrzymuje nowe funkcje, jedną z nich, dodaną niedawno, jest możliwość wyświetlenia aż 61 okienek wideo jednocześnie na ekranie. Funkcja ta może się przydać na przykład w szkołach na potrzeby nauczania zdalnego, gdy nauczyciel powinien cały czas móc obserwować, czy uczniowie uważają na lekcji. Przy 61 osobach może to być naprawdę bardzo duża klasa.

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej, bo Avaya Spaces oferuje znacznie więcej możliwości. Platformę można w zasadzie porównać do czegoś w rodzaju połączenia Teams, Slacka i Trello.

Prócz wspomnianych funkcji czatowania oraz połączeń głosowych i wideo, członkowie zespołu mogą też współdzielić pliki. Avaya oferuje w tym celu własną przestrzeń chmurową (w wersji płatnej – o nielimitowanej przestrzeni na dane, a bezpłatnie – 1 GB), ale równie dobrze można korzystać z własnych rozwiązań chmurowych.

Przy zarządzaniu projektami przyda się też funkcja tworzenia list zadań do zrobienia. Zadania można przypisywać wybranym członkom zespołu lub całym zespołom.

Działa na wszystkich urządzeniach

Ważną cechą Avaya Spaces jest to, że usługa działa w przeglądarce i w wersji przeglądarkowej udostępnia wszystkie swoje funkcjonalności. Nie jest wymagane instalowanie żadnych dodatkowych aplikacji.

Narzędzie dostępne jest ponadto dla wszystkich typów urządzeń – czyli komputerów stacjonarnych (PC i Mac), smartfonów i tabletów.

Avaya ma też w swojej ofercie także dedykowane sprzętowe terminale osobiste zgodne z Avaya Spaces, jak chociażby Avaya Vantage 3. To wolnostojące urządzenie z wbudowaną kamerą, głośnikiem i dużym ekranem dotykowym, które można ustawić na biurku. Aby nawiązać połączenie, nie potrzebujemy wówczas nawet komputera czy smartfona – naszych rozmówców zobaczymy na ekranie Avaya Vantage.

Avaya Vantage może być też doposażone w słuchawkę telefoniczną, jeśli potrzebujemy więcej dyskrecji podczas połączeń i nie chcemy korzystać z wbudowanego głośnika.

Z kolei do sal konferencyjnych przeznaczone są zestawy wideokonferencyjne, które można podłączyć do dużego ekranu (albo telewizora) – na przykład Avaya CU360. Po instalacji takiego sprzętu możemy odbywać spotkania wideo także bez korzystania z laptopa.

Proste zapraszanie współpracowników – także spoza organizacji

Jedną z funkcjonalności, za którą użytkownicy szczególnie cenią aplikację Zoom, jest bardzo proste zapraszanie do wideorozmowy uczestników spoza organizacji. Bardzo podobny mechanizm oferuje także Avaya Spaces. Można łatwo wygenerować link, który wysyłamy do osób spoza firmy mailem, SMS-em albo komunikatorem internetowym. Po kliknięciu osoba może dołączyć do udostępnionej jej przestrzeni, w ramach której można z nią np. odbyć połączenie wideo. Zaproszony uczestnik nie musi instalować na swoim komputerze żadnych aplikacji ani wtyczek do przeglądarki. Wystarczy, że kliknie w link. To niezwykle wygodne rozwiązanie ułatwiające współpracę.

Co więcej, w tym wypadku można zaprosić do swojej „przestrzeni” osoby spoza organizacji nie tylko na czas wideorozmowy, ale można im udostępniać wszystkie zasoby potrzebne do realizacji projektu – a więc także współdzielone pliki czy zadania. To ważny element, który odróżnia Avaya Spaces od Zooma czy Cisco Webex – narzędzie pozwala na współpracę nie tylko w trakcie rozmów wideo, ale także przed czy po nich. Avaya zapewnia ponadto, że usługa ma o połowę mniejsze wymagania na transfer danych od konkurencyjnych rozwiązań, co jest szczególnie cenne, gdy mamy dostęp do nienajlepszego łącza internetowego albo po prostu korzystamy z transferu przez sieć 4G/5G.

Ważną cechą Avaya Spaces jest też wsparcie dla realizacji zadań i projektów nieplanowanych. W tym wypadku aplikacja Avaya może służyć jako uzupełnienie innych używanych w organizacji narzędzi, takich jak WhatsApp, Slack, Teams czy chociażby Google Drive. Wszystkie można w prosty sposób integrować ze środowiskiem Avaya Spaces.

Thomas Römer o funkcjach Avaya Spaces

Na temat możliwości Avaya Spaces opowiedział nam nieco więcej Thomas Römer, dyrektor techniczny ds. rozwiązań korporacyjnych. Zadaliśmy Thomasowi na przykład pytanie: czemu organizacje miałyby wybierać Avaya Spaces zamiast popularnych i sprawdzonych rozwiązań, takich jak Teams czy Slack.

Oczywiście my też zadajemy sobie to pytanie, bo na rynku jest wiele rozwiązań do współpracy między zespołami w organizacjach. Odpowiedź na nie wcale nie jest prosta, bo jest mnóstwo aspektów, które decydują o zastosowaniach konkretnych narzędzi. – powiedział nam Thomas Römer. Oczywiście moja opinia na pewno będzie z góry ukierunkowana. Pracuję w Avaya od ponad 20 lat, zaczynałem jeszcze w Lucent Technologies (Avaya to firma, która powstała w 2000 roku w wyniku wydzielenia z Lucent Technologies działu Enterprise – przyp. red.). Przez 16 lat zajmowałem się telefonią IP i rozwiązaniami do współpracy. Ostatnie 4-5 lat koncentruję się nad tym, w jaki sposób integrować systemy Avaya z większymi ekosystemami. Typowo dostawcy takich rozwiązań dostarczają gotowe narzędzie klientowi i to wszystko. Jednak wielokrotnie klienci maja konkretne wymagania biznesowe i potrzebują rozwiązań skrojonych do swoich potrzeb. Standardowy, gotowy produkt nie rozwiąże tych problemów. Klienci potrzebują rozwiązań szytych na miarę, personalizowanych, w dodatku ta personalizacja musi być realizowana naprawdę szybko. I właśnie tu możemy pokazać różnice między naszymi rozwiązaniami a tymi, które są powszechnie stosowane przez organizacje.

Thomas wspomniał też krótko o samej historii Avaya Spaces. Usługa dostępna jest już na rynku tak naprawdę od kilku lat, chociaż wcześniej firma nie kładła na nią nacisku.

Początki Avaya Spaces sięgają roku 2015, gdy Avaya przejęła firmę Esna Technologies, rozwijającą chmurowe platformy do współpracy. Chociaż początkowo sama Avaya koncentrowała się na rozwiązaniach on-premisowych, to narzędzie chmurowe ma tu wiele przewag. Jednym z nich jest możliwość dodawania nowych funkcjonalności na bieżąco i natychmiastowe reagowanie na potrzeby użytkowników. W Avaya Spaces dodajemy nowe funkcje praktycznie każdego tygodnia. W przypadku rozwiązań on-premisowych nie ma technicznej możliwości tak szybkiego reagowania na zmiany.

Sama aplikacja Avaya Spaces hostowana jest w serwerowni należącej do Google z obszaru EU, co gwarantuje też zgodność z wymogami RODO/GDPR. Usługa korzysta z platformy Google Cloud do realizowania połączeń wideo, a także przechowywania plików swoich użytkowników. W tym wypadku użytkownicy Avaya Spaces są przekierowywani do najbliższej siebie serwerowni, które są zlokalizowane na całym świecie. To zapewnia najwyższy komfort korzystania z rozwiązania, bo dane, na których pracujemy, znajdują się cały czas relatywnie blisko nas.

Przechowywanie danych geograficznie blisko użytkownika pozwala też na lepszą kontrolę nad prywatnością i bezpieczeństwem tych danych. Avaya Spaces ma wszystkie certyfikaty zgodności z GDPR. Rozwiązanie od początku było projektowane z myślą o najwyższym poziomie bezpieczeństwa. – dodał Thomas Römer.

Usługa Avaya Spaces dostępna jest w kilku modelach subskrypcyjnych. Podstawowy, Freemium, jest zupełnie bezpłatny. Pozwala na realizowanie połączeń wideo – przez pierwsze 60 dni z nawet 50 osobami, a potem już tylko z jedną osobą. Bez limitów czasowych można za to prowadzić czaty głosowe, a także wymieniać się plikami (obowiązuje jednak limit miejsca na dane 1 GB).

Pełnię możliwości uzyskać można jednak dopiero wykupując miesięczną subskrypcję w jednym z dwóch pakietów: Business lub Power. W pakiecie Business opłata wynosi 6 USD na użytkownika, chociaż opłata jest obniżana nawet do 3,50 USD przy zakupie licencji dla większej liczby osób.

Dla największych korporacji przeznaczony jest pakiet Power – kosztuje już 18 USD za użytkownika (cena może być obniżona do 10,25 USD).

Artykuł powstał we współpracy z Avaya