Pięć różnych ustaw definiuje warunku przygotowywania i udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej – w żadnej nie znajduje się zapis, kto ma te wzory przygotować.
Elektroniczne wzory dokumentów, które posłużą do komunikacji online z administracją, mają być publikowane w w centralnym repozytorium prowadzonym przez ministra spraw wewnętrznych i administracji. Obowiązek przykazywania dokumentów do repozytorium spoczywa na organie wydającym dane akty normatywne. Na podstawie wzorów elektronicznych mają być tworzone interaktywne formularze – obowiązek ich udostępniania będzie miał każdy organ władzy publicznej załatwiający sprawy indywidualne.
„Tworzenie wzorów i formularzy na podstawie rozporządzenia może być utrudnione” – ocenia dr Grzegorz Sibiga, adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych Polskiej Akademii Nauk – „Podam tylko jeden przykład. Rozporządzenie w definicji wzoru elektronicznego odsyła mianowicie do innego aktu wykonawczego w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. A ten akt odwołuje się do kolejnych trzech rozporządzeń, tym razem wykonujących ustawę o narodowym zasobie archiwalnym oraz ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W efekcie wzór elektroniczny tworzy się na podstawie pięciu różnych rozporządzeń. Poszczególne przepisy inaczej określają też tworzenie dokumentów elektronicznych. To kolejny problem”.
Dla przykładu – wchodzące właśnie w życie rozporządzenie mówi o tworzeniu elektronicznych wzorów i formularzy, podczas gdy rozporządzenie do kodeksu postępowania administracyjnego mówi o wzorach pism. Nie ma także podanej wprost informacji, kto miałby tworzyć materiały.
Część organów administracji, mimo nałożonego obowiązku udostępniania formularzy, nie będzie mogła korzystać ich stosować – brakuje przepisów pozwalających składać pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Dotyczy to na przykład sądó administracyjnych.
„Ustawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie przewiduje wykorzystania środków elektronicznych do składania pism procesowych” – wyjaśnia dr Sibiga – „Z kolei w urzędach administracji publicznej jest to już teraz prawnie możliwe na podstawie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego”.
