Oszczędne zarządzanie dokumentami i urządzeniami biurowymi
Dzisiejsze otoczenie gospodarcze stawia przed przedsiębiorstwami wymóg nieustannego podnoszenia konkurencyjności. Z tych względów firmy poszukują nowych obszarów, które można usprawnić pod względem produktywności i kosztów. Jednym z ostatnich obszarów, gdzie przedsiębiorstwa poszukują oszczędności są dokumenty.
Badania i analizy przeprowadzone przez IDC ujawniły, że w wielu dużych firmach koszty związane z produkcją i obiegiem dokumentów pochłaniają 10% przychodów rocznych i stale rosną. Badania te wykazują również, że najsłabszym ogniwem w zarządzaniu zasobami firmy stanowią urządzenia biurowe. Badania Gartner Group wykazały, że drukarki, części do nich i serwis pochłaniają 20% budżetu IT. Przy czym największym problemem staje się określenie przez firmę kosztów, jakie ponosi na rzecz urządzeń biurowych oraz obiegu i produkcji dokumentów.
Firma Xerox, dostawca usług zarządzania dokumentami w środowisku biurowym, przeprowadziła setki analiz Office Document Assesment (ODA), pozwalających zrozumieć i precyzyjnie zdefiniować zachodzące w badanych firmach procesy związane z dokumentami. Poniżej zobaczyć możecie jedną z takich analiz dotyczącej firmy zatrudniającej 166 pracowników biurowych. Jej wyniki wykazały, że w biurze zainstalowanych jest 86 urządzeń pochodzących od 8 różnych producentów. W grupie urządzeń analitycy Xerox dopatrzyli się 39 różnych modeli. Na skutek opracowania propozycji, mającej na celu optymalizację procesów i kosztów druku w tej firmie, Xerox zaproponował system zbudowany z 16 urządzeń pochodzących od dwóch dostawców. Zaproponowany system wdrożony został w ramach usługi Xerox Office Services (XOS).
