Korzyści biznesowe ze stosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych

11 grudnia 2004 0 przez Artur Wyrzykowski

Na co dzień zajmujemy się testowaniem podzespołów i całych komputerów, oceniamy wydajność, funkcjonalność, niezawodność i inne parametry. Wyniki testów pomagają poszerzyć Waszą wiedzę i ułatwić wybór podczas zakupu nowego sprzętu lub oprogramowania. Jednak jest spora grupa osób, która używa komputerów mniej do rozrywki, a bardziej do zarabiania pieniędzy – dla nich wyniki powinny być opracowane w taki sposób, by możliwe było określenie nie tylko zysku wydajności, ale przede wszystkim zysku finansowego. PCLab.pl przygotował pierwszy raport tego typu, dotyczy on komputerów PC – został ogłoszony w listopadzie, a od dziś jest dostępny dla wszystkich naszych czytelników. Dla niecierpliwych przewidzieliśmy streszczenie, później kilka stron teorii, a następnie wyniki badań. Zapraszamy!
Streszczenie

Wobec słabej kondycji finansowej, wiele przedsiębiorstw mocno ogranicza inwestycje w narzędzia informatyczne. Trudno dokładnie ocenić jaki to ma skutek, jednak mała efektywność pracowników, awaryjność sprzętu, wolne przetwarzanie danych czy nawet utrata dobrego wizerunku wśród klientów i partnerów musi negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Niektóre z powyższych czynników można zmierzyć, a następnie obliczyć ich wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa. To np. szybkość wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników, którzy dysponują komputerami i aplikacjami różnych generacji – właśnie tego aspektu dotyczy raport Korzyści biznesowe ze stosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Dzięki temu wiadomo, czy pracownik "przesiadający się" z wysłużonego komputera na nowy zestaw będzie sprawniej realizował powierzone mu zadania, a tym samym firma będzie mogła uznać inwestycję za opłacalną.

Ocenę zysków związanych z wykorzystaniem nowoczesnych komputerów i aplikacji podzielono na dwa etapy. Pierwszy z nich to zmierzenie i porównanie rzeczywistej wydajności komputerów współczesnych oraz tych, które zostały wyprodukowane około 4 lat temu i są nadal wykorzystywane w wielu firmach. Powszechnie stosowane programy do testowania wydajności sprzętu wykazują ogromną przepaść pomiędzy komputerami różnych generacji, ale podczas korzystania z programów biurowych wcale nie widać aż tak ogromnej różnicy wydajności.

Najlepszym sposobem okazało się zaprojektowanie własnych programów, które – korzystając m.in. z Microsoft Office – realizowały określone zadania na dwóch komputerach o różnej konfiguracji sprzętowej i z różnymi wersjami oprogramowania, a także pozwoliły na pomiar czasu realizacji zadań. Wyniki pomiarów posłużyły do obliczenia oszczędności czasu każdego pracownika podczas całego dnia lub roku pracy. Aplikacje działają obecnie w Laboratorium Rozwiązań Systemowych HP Polska, można więc naocznie sprawdzić różnice w szybkości wykonywania poszczególnych zadań.

Badanie zostało przeprowadzone w warunkach zbliżonych do rzeczywistych – w środowisku sieciowym, z uwzględnieniem obecności skanerów antywirusowych i antyspamowych, dodatkowych aplikacji instalowanych przez użytkowników (czego przykładem jest popularny odtwarzacz audio Winamp).

Drugi etap prac to przeliczenie oszczędności czasu na zysk finansowy. Jeśli grupa pracowników jest staje się bardziej wydajna, to może być mniej liczna, więc oszczędności pochodzą m.in. ze zwolnionych etatów. Korzyści wyniosą w przybliżeniu tyle, ile kosztowało zatrudnienie pracownika – rocznie mogą być to nawet dziesiątki tysięcy złotych. Na aspekt oszczędności finansowych można też spojrzeć z drugiej strony – pracownicy mogą przeznaczyć zaoszczędzony czas na wykonanie dodatkowych zadań (kontakt z większą liczbą klientów, przygotowanie większej liczby dokumentów), a więc wypracowanie dodatkowego zysku – jest on na pewno większy, niż koszty zatrudnienia pracownika, choć niezwykle trudno oszacować, jaki zysk wygeneruje pracownik np. w ciągu dodatkowej godziny pracy.

Przyjmując pewne założenia można określić zysk, jaki przyniesie inwestycja w nowe komputery i oprogramowanie – będzie on większy, gdy pracownik dobrze wykorzysta możliwości tych narzędzi. Będzie też ściśle związany z zarobkami – czas lepiej zarabiającego pracownika jest bardziej cenny, niż czas osoby słabo opłacanej, więc także wykorzystanie wydajnego komputera jest bardziej uzasadnione. Poszczególne zadania pogrupowano w trzech profilach użytkowników o umownych nazwach: Sekretarka, GrafikHandlowiec, przyjęto dla nich pewne założenia i obliczono czas, po którym nastąpi zwrot kosztów inwestycji, a także wskaźniki ekonomiczne: wartość inwestycji netto (NPV) oraz wewnętrzną stopę zwrotu (IRR).

Wszelkie obliczenia wskazują na to, że zakup nowych komputerów jest inwestycją, która zwraca się przeciętnie w ciągu kilkunastu miesięcy. Warto wiedzieć, że w zestawach uwzględniono m.in. 17-calowe monitory LCD, które same z siebie przynoszą kilka dodatkowych korzyści, nie branych pod uwagę w niniejszym raporcie.

Jedynie pewna kombinacja czynników powoduje, że inwestycja w komputery jest mniej opłacalna – dotyczy to pracowników, którzy poświęcają na pracę przy komputerze niewiele czasu, wykorzystują tylko pewne podstawowe funkcje (być może dlatego, że bardziej zaawansowanych nie znają), a w dodatku mało zarabiają (więc ich czas jest niezbyt cenny). Zakup komputera dla takich osób oczywiście nie jest pozbawiony sensu, ale powinien być połączony np. ze szkoleniami.

Spis treści

1.   Wstęp

2.   Jak obliczyć korzyści?

2.1. Testy syntetyczne

2.2. Testy aplikacyjne

2.3. Moc sprzętu i funkcjonalność oprogramowania

2.4. Metody ekonomiczne

2.5. Metodologia PCLab.pl

3.   Wstępne założenia

3.1. Komputer "stary"

3.2. Komputer "nowy"

3.3. Profile użytkowników

3.4. Profil sekretarki

3.5. Profil grafika

3.6. Profil handlowca

4.   Przygotowane prezentacje

4.1. Korespondencja seryjna

4.2. Odbieranie poczty elektronicznej

4.3. Praca z przeglądarką internetową

4.4. Tworzenie galerii zdjęć

4.5. Obróbka zdjęcia produktu

4.6. Przygotowanie katalogu produktów

4.7. Praca z bazą danych

4.8. Przedstawienie danych za pomocą tabel i wykresów

4.9. Przedstawienie danych w postaci prezentacji

5.   Wykorzystane komputery i oprogramowanie

5.1. Komputer "stary"

5.2. Komputer "nowy"

5.3. Serwer

6.   Uzyskane wyniki i ich analiza

6.1. Testy syntetyczne

6.2. Testy aplikacyjne

6.3. Testy opracowane przez PCLab.pl

6.4. Zysk z zakupu komputera

6.5. Obliczenie wskaźników ekonomicznych

6.6. Inne aspekty przygotowanych prezentacji

6.7. Wnioski

7.   Dodatek A: Konfiguracja oprogramowania na potrzeby testów i prezentacji

7.1. Windows Server 2003

7.2. Windows NT 4.0 Workstation

7.3. Windows XP Professional

8.   Dodatek B: Uwagi dla osób uruchamiających prezentacje


1. Wstęp

Technologie informatyczne to kręgosłup firmy – umożliwiają sprawne zbieranie informacji, ich bezpieczne składowanie i szybkie przetwarzanie. Odpowiednio uporządkowane informacje pozwalają na ocenę bieżącej sytuacji firmy oraz jej pozycji na rynku i na tle konkurentów, są podstawą do podejmowania decyzji. Niestety, nie najlepsza sytuacja gospodarcza powoduje olbrzymią presję cięcia kosztów, co również odzwierciedla się w obszarach dotyczących informatyki.

Tysiące małych firm, które do tej pory były zinformatyzowane w minimalnym stopniu, a komputery wykorzystywały tylko do podstawowych celów, wcześniej czy później skorzystają z lepszych rozwiązań informatycznych – zapewne będą to rozwiązania współczesne, a więc wydajne, funkcjonalne i bezpieczne. W tym przypadku inwestycja w nowe technologie nie jest ani kosztowna, ani szczególnie ryzykowna, ponieważ wiąże się z zakupem niewielu nowych komputerów i podłączeniem ich do sieci w miejsce starych.

Natomiast przedsiębiorstwa, które są zinformatyzowane od lat i mają rozwiniętą infrastrukturę informatyczną, obecnie kładą nacisk przede wszystkim na bezpieczeństwo. Jest to priorytet, ponieważ ogromne zasoby danych są bardzo cenne, niejednokrotnie jest to dla firmy "być albo nie być". Wzrasta też poziom zagrożeń – wykrywane są dziesiątku błędów w oprogramowaniu, powstają nowe techniki ataków, nowe mutacje wirusów. Nowoczesne zabezpieczenia są niezbędną inwestycją, pozwalają uporać się z większością problemów, lecz są to rozwiązania dużego kalibru, raczej kosztowne, pochłaniające środki, które mogłyby być przeznaczone na rozwój całej infrastruktury. W takiej sytuacji stosunkowo niewielki jest nacisk na to, by pracownicy mogli wygodnie i sprawnie wykonywać swoją pracę – pozornie to mało ważny szczegół. Mimo, że wydajność sprzętu i możliwości oprogramowania stale wzrastają, część firm w ogóle nie interesuje się tym, nadal wykorzystując komputery i aplikacje sprzed 4-5 lat.

Tymczasem wykorzystanie nowszych technologii nie wiąże się tylko z kosztami zakupu sprzętu i oprogramowania, ale także z czerpaniem zysków przez kilka kolejnych lat. Stosowanie szybszych komputerów pozwala na szybsze wykonywanie wielu prac, czyli realizację większej liczby zadań przez grupę pracowników lub możliwość redukcji zatrudnienia. Także zadaniem aplikacji jest zwiększenie efektywności pracy, nowe programy mają coraz więcej funkcji automatyzujących żmudne zadania. To eliminuje pomyłki i ma wpływ na lepszą jakość danych i profesjonalny wygląd dokumentów. Nowy sprzęt komputerowy i oprogramowanie jest także inwestycją w bezpieczeństwo – wydajne konfiguracje pozwalają np. na stosowanie filtrów treści, które na słabych komputerach po prostu nie funkcjonują.

Celem niniejszego raportu jest określenie korzyści finansowych, jakich należy spodziewać się po migracji na nowe rozwiązania informatyczne – w tym przypadku komputery klasy PC, łącznie ze stosowanymi aplikacjami. Głównym źródłem zysku jest krótszy czas wykonywania poszczególnych zadań na nowych komputerach, który można przeliczyć na pieniądze. Oczywiście w niektórych przypadkach ten czas może być dłuższy, ponieważ współczesne aplikacje biurowe są dość "ciężkie" i niekiedy działają na nowych komputerach wolniej niż stare aplikacje na starym sprzęcie.

Na pewno punktem wyjścia muszą być pomiary rzeczywistej wydajności komputerów. Jednak cały czas należy pamiętać o aspektach, których zmierzyć się nie da, a więc możliwości uruchamiania na nowych komputerach takich aplikacji, które nie działają na starszych, a także o samopoczuciu pracownika, który korzystając z wydajnych narzędzi sam jest bardziej zadowolony z pracy i chętniej ją wykonuje.


2. Jak obliczyć korzyści?

Ocena korzyści ze stosowania nowych technologii jest trudna między innymi z tego powodu, że nie opracowano jednej skutecznej metody na obliczenie kosztów wdrażania nowych rozwiązań i zysków z tym związanych. Metody czysto informatyczne pozwalają ocenić i porównać wydajność komputerów i aplikacji na wiele sposobów, lecz wyników takich badań w żaden sposób nie da się powiązać ze stratami lub zyskami firm korzystających z konkretnego rozwiązania.

2.1. Testy syntetyczne

Większość aplikacji do testowania komputerów wykonuje syntetyczne testy poszczególnych podzespołów, z których jest zbudowany komputer. Dotyczy to najczęściej procesora (np. ScienceMark), pamięci (Cachemem), dysków twardych (HD Tach, Iometer), kart graficznych (3DMark) itd. Wynikiem takich testów jest najczęściej liczba operacji wykonywanych w ciągu sekundy, czas opóźnienia podawany w milisekundach lub mniejszych jednostkach, czy też szybkość przesyłania danych podawana w ilości danych na sekundę (np. MB/s). Każdy z producentów podzespołów jest w stanie udowodnić znaczącą przewagę najnowszych produktów nad produktami np. poprzedniej generacji, przy czym nowe produkty bywają wielokrotnie szybsze od starszych.

Jednak praca każdego z podzespołów bardzo różnie przekłada się na szybkość całego komputera – jest to wpływ nie tylko jakościowy, ale także ilościowy. Na przykład ogólna wydajność komputera jest często utożsamiana z wydajnością samego procesora (czy tez częstotliwością jego zegara), co oznaczałoby, że są to wielkości ściśle ze sobą powiązane. Jednak tak nie jest, bo elementem spowalniającym komputer może być np. dysk twardy lub karta sieciowa – to zależy od zakresu zastosowań. W wielu sytuacjach szybszy procesor nie powoduje zwiększenia wydajności komputera. Dobrym przykładem jest także pamięć operacyjna – jeśli komputer jest zbudowany z najszybszych dostępnych podzespołów, ale ma zamontowany moduł pamięci o względnie małej pojemności (np. w granicach 128 MB), prawdopodobnie w połączeniu z najnowszymi aplikacjami będzie to żenująco powolna konfiguracja.

Wyniki testów syntetycznych są mało przekonujące jeszcze z innego powodu – działają bez powiązania tego z czynnościami wykonywanymi przez samego użytkownika. Nawet jeśli komputer jest ekstremalnie wydajny, to i tak przez pewien czas nie przetwarza żadnych użytecznych informacji, lecz czeka na reakcję człowieka – wciśnięcie klawisza czy kliknięcie myszą. Jest to tzw. czas martwy, zależny tylko od charakteru wykonywanych zadań i sprawności pracownika – nie da się go skrócić przez zastosowanie szybszego komputera.

2.2. Testy aplikacyjne

Znacznie lepsze efekty dają testy aplikacyjne, które wykorzystują konkretne aplikacje biurowe czy multimedialne i mierzą czas wykonywania różnych zadań, np. przetwarzania dokumentów, kompresji plików, obróbki obrazu czy dźwięku. W taki sposób działają testy konsorcjum BAPCo (Business Applications Performance Corporation) – SYSmark 2004 oraz poprzednie wersje. Jednak te programy mogą być wykorzystane tylko do porównania wydajności komputerów tej samej generacji.

Największym problemem związanym z testami aplikacyjnymi jest to, że nie można ich uruchomić na dowolnej platformie systemowej. Na przykład SYSmark 2004 działa w systemie Windows XP i Windows 2000, natomiast przy jego pomocy nie da się zmierzyć wydajności starego komputera, na którym pracuje Windows NT. Oczywiście na komputerze sprzed kilku lat zazwyczaj można zainstalować Windows XP i uruchomić najnowszą wersję SYSmarka z aplikacjami takimi jak Microsoft Office XP czy Adobe Photoshop 7.0, ale z góry wiadomo, że takie aplikacje mogą wręcz unieruchomić komputer o słabej konfiguracji.

Na starszych komputerach można uruchamiać stare wersje testów aplikacyjnych, na przykład SYSmarka 98, który działa w Windows NT. Jednak wyniki pochodzące z tych testów nie są porównywalne z wynikami osiąganymi na nowych komputerów, co wynika m.in. z wykorzystania różnych danych do przeprowadzania testów oraz z różnych sposobów obliczania wydajności. Na przykład pierwsze komputery z procesorami Intel Pentium III, które pojawiły się w sprzedaży na początku roku 1999, osiągały wyniki rzędu 200 punktów (SYSmark 98). Tymczasem najszybsze współczesne komputery PC osiągają wyniki bardzo podobne, nieznacznie przekraczające 200 punktów (SYSmark 2004). Jak widać, takie dane nie pozwalają w żaden sposób porównać wydajności komputerów, które dzieli dość znaczna przepaść technologiczna.

Jeszcze jedna uwaga odnośnie testów aplikacyjnych dotyczy ich związku z rzeczywistością. Obecnie niemal każdy komputer jest podłączony do sieci lokalnej i do Internetu – stamtąd pobiera dane, które przechodzą przez różne filtry (antywirusowy, antyspamowy czy tzw. ochronę rodzicielską), a następnie trafiają do konkretnej aplikacji. Tymczasem dostępne testy aplikacyjne działają na komputerach odłączonych od sieci, a więc środowisko pracy wykorzystywane podczas testów aplikacyjnych jest zbyt idealne – niemal żaden komputer w rzeczywistości nie pracuje w takich warunkach.

2.3. Moc sprzętu i funkcjonalność oprogramowania

By ocena współczesnych rozwiązań informatycznych była dokładna, należy uwzględnić nie tylko wydajność sprzętu, ale także wszystkie możliwości nowego oprogramowania. Na pewno dawne aplikacje były "lżejsze", działały sprawnie na komputerach o słabszej konfiguracji, dlatego niektóre firmy do dziś wykorzystują komputery jeszcze z ubiegłego wieku. Z kolei nowe programy oferują wiele funkcji automatyzujących pracę i uwalniających użytkownika od wykonywania żmudnych i długotrwałych zadań, lecz do tego potrzeba silnego procesora, pojemnej pamięci operacyjnej, szybkiego dysku twardego.

Potencjalnie największe korzyści daje połączenie funkcjonalności nowych aplikacji z mocą nowoczesnych komputerów. Te pierwsze powinny pozwolić na wykonywanie zadań "na skróty", uwalniając użytkownika od mało twórczej pracy. Natomiast zadaniem szybkich procesorów, pamięci i dysków jest wykonywanie w jak najkrótszym czasie bardzo skomplikowanych operacji, zleconych przez użytkownika niekiedy jednym kliknięciem myszy.

By można było mówić o jakimkolwiek zysku z migracji na nowe rozwiązania, musi być spełniona jedna zależność: funkcjonalne (ale zarazem ciężkie) aplikacje muszą działać na wydajnym komputerze szybciej, niż starsze, lekkie programy na starym komputerze. Ten zysk przełoży się na oszczędność czasu – jeśli będzie ona odpowiednio duża, zakup każdego komputera będzie inwestycją, która zwróci się w określonym, niekiedy bardzo krótkim, czasie.


2.4. Metody ekonomiczne

Ekonomiści nie mierzą wydajności komputerów i nie oceniają na tej podstawie korzyści osiąganych przez firmę wykorzystującą określone technologie informatyczne. Podchodzą do zagadnienia od drugiej strony, używając metod, które znacznie różnią się między sobą, nie zapewniają pełnej i obiektywnej oceny rozwiązań informatycznych, a często są do nich zupełnie niedostosowane.

ROI

Celowość inwestycji określana jest kilkoma różnymi wskaźnikami oceny inwestycji, branymi pod uwagę przy zakupie nowych produktów czy usług. Jednym z najprostszych i często stosowanych wskaźników jest ROI (Return of Investment), czyli zwrot z inwestycji. Kryje się za nim bardzo prosty model matematyczny, który ogólnie można zaprezentować w następujący sposób:

ROI = zmiana przychodów + korzyści niemierzalne – zmiana kosztów – nakłady na system

Znaczącym składnikiem powyższego równania są nakłady na system informatyczny – ich kalkulacja może być stosunkowo łatwa, jeśli są to jednorazowe wydatki na zakup sprzętu i oprogramowania. Wykorzystanie nowych platform sprzętowo-systemowych w dużych firmach wymaga zazwyczaj dodatkowych nakładów finansowych na zmianę oprogramowania do zarządzania siecią, przeszkolenie administratorów i setek pracowników. By efektywnie korzystać z licznych funkcji nowego oprogramowania, często istnieje konieczność wdrożenia innych rozwiązań. Na przykład by skorzystać z technologii Information Rights Management udostępnianej przez pakiet Microsoft Office 2003, należy uruchomić usługi Rights Management Services, na co są potrzebne dodatkowe nakłady finansowe. Wykorzystanie nowych komputerów PC daje więc pewne dodatkowe korzyści i jest źródłem dodatkowych kosztów, jednak ocena tych czynników nie jest tematem niniejszego raportu. Pozostaniemy więc przy bardzo uproszczonej wersji, w której nakładem na system jest komputer oraz oprogramowanie dla niego, czyli kwota od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Znacznie trudniejsza jest ocena różnorodnych korzyści, jakie może przedsiębiorstwu przynieść konkretny produkt. W naszym przypadku wymiana komputerów i oprogramowania na produkty najnowszej generacji może spowodować zmianę przychodów, ponieważ pracownicy są w stanie wykonać więcej pracy w takim samym czasie, a więc wygenerować większe przychody. Może ona także spowodować zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności, ponieważ pracownicy dysponują lepszymi narzędziami i do realizacji określonych zadań potrzeba mniej osób – w tym przypadku oszczędność polega na redukcji zatrudnienia. Jednak dopóki nie zmierzy się, ile czasu pojedynczy pracownik jest w stanie zaoszczędzić na komputerze, nie będzie można policzyć zysków ani oszczędności – połączenie metod informatycznych z ekonomicznymi wydaje się w tym przypadku niezbędne.

Pozostaje jeszcze ostatni czynnik ROI, mianowicie korzyści niemierzalne. Efektem wykorzystania sprawnych narzędzi jest lepsza forma dokumentów, dopracowane rysunki, prezentacje czy wykresy. Przy tym jest mniej konsultacji ze współpracownikami, mniej pomyłek. Kolejny element, który jest najtrudniejszy do zmierzenia, to stopień irytacji, jaki towarzyszy pracy ze starym, zawodnym i powolnym komputerem. Nikt nie zliczy przerw na kawę, papierosa czy Gadu-Gadu, podczas gdy Excel żmudnie przelicza kolejne tabele lub Access importuje dane.

Istnieje jeszcze jedna, czysto ekonomiczna definicja ROI, według której można mierzyć efektywność działania przedsiębiorstwa niezależnie od struktury finansowej jego majątku. W tym przypadku wskaźnik jest liczony ze wzoru:

ROI = (ZO/S)*(S/AO)

gdzie:

– ZO – zysk operacyjny,

– AO – aktywa operacyjne,

– S – sprzedaż (wpływy ze sprzedaży netto),

– ZO/S – wskaźnik rentowności – określa, jaką część zrealizowanej sprzedaży stanowi zysk operacyjny; pozwala kontrolować koszty działalności operacyjnej w stosunku do wielkości sprzedaży,

– S/AO – wskaźnik rotacji zainwestowanego majątku – określa, ile razy w ciągu badanego okresu jednostka wartości majątku podlega przekształceniom w przychody ze sprzedaży wyrobów i usług; jest miernikiem wielkości sprzedaży w stosunku do każdej złotówki zainwestowanej w aktywa operacyjne.

Według powyższego wzoru, przedsiębiorstwo może dążyć do zwiększania współczynnika ROI na kilka sposobów. Jednym z nich jest zwiększanie wskaźnika rentowności Zo/S, czyli zwiększanie zysku w stosunku całej sprzedaży. Z kolei większy zysk bierze się z mniejszych kosztów, a koszty związane ze sprzedażą można obniżyć, stosując lepsze narzędzia informatyczne – w efekcie współczynnik ROI jest większy. ROI jest też odwrotnie proporcjonalny do aktywów operacyjnych AO – na przykład jeżeli wdrożenie systemu informatycznego spowoduje obniżenie wartości zapasów do takiego poziomu, że wartość aktywów operacyjnych zmaleje o 50 proc., to w rezultacie wskaźnik ROI zwiększy się dwukrotnie.

NPV

Oprócz wskaźnika ROI, ekonomiści wykorzystują inne wskaźniki do oceny inwestycji, m.in. NPV (Net Present Value). Jest to różnica między kosztem inwestycji a wartością zakupionego rozwiązania – jeśli wartość ta jest dodatnia, rozwiązanie jest uznawane za opłacalne. Jednak w tym przypadku nie wystarczy oszacowanie przychodów i porównanie ich z kosztami projektu. Okres analizy zazwyczaj obejmuje kilka lat: czas, gdy ponoszone są największe nakłady inwestycyjne oraz czas planowanego użytkowania wdrażanych rozwiązań – w przypadku komputerów jest to 3-4 lata. W końcowej ocenie należy uwzględnić, jak zmienia się wartość pieniądza w tym czasie – do określenia tej zmiany służą techniki dyskontowe.

Pierwszym elementem branym pod uwagę przy obliczeniach jest stopa dyskontowa, która jest określana na podstawie inwestycji bezpiecznych (nieryzykownych), które na pewno przyniosą zysk, choć będzie on stosunkowo niewielki. Przykładem może być zakup obligacji państwowych, który jest inwestycją prawdopodobnie mniej opłacalną niż zakup rozwiązań informatycznych (kilka procent zysku w skali roku), ale całkowicie bezpieczną. Każda firma dysponuje innymi możliwościami bezpiecznego inwestowania własnych pieniędzy, więc stopa dyskontowa będzie różna. Dysponując nią, można obliczyć wskaźnik o nazwie współczynnik dyskonta:

at = 1/(1+r)n

gdzie:

– r – stopa dyskontowa,

– n – liczba okresów (najczęściej lat).

Po ustaleniu współczynnika dyskonta (który jest mniejszy od 1) można odpowiedzieć na pytanie, jaką obecnie wartość miałaby kwota, która zostanie otrzymana po latach. Wartość bieżąca kwoty oznaczana jest jako PV (Present Value), natomiast wartość przyszła to FV (Future Value). Ponieważ bezpieczna inwestycja zawsze przyniesie zysk, kwota otrzymana po latach (FV) zawsze będzie wyższa od kwoty obecnej (PV). Oto zależność między nimi:

PV = at * FV

Dyskontowanie wartości pieniądza jest wykorzystywana do obliczania wskaźnika opłacalności inwestycji NPV. Wydatki i przychody (czyli dodatnie i ujemne kwoty) są dyskontowane na dany moment czasowy i w ten sposób uzyskuje się wartość zaktualizowaną netto przedsięwzięcia NPV.

NPV = ∑ ((Bt–Ct)/(1+r)t)

gdzie:

– t – kolejny rok rozpatrywanego okresu,

– Bt – przychody w roku t,

– Ct – koszty w roku t.

Dla wskaźnika NPV większego od zera inwestycja jest opłacalna, a przy NPV mniejszym od zera traci ona uzasadnienie ekonomiczne.

Należy zastanowić się, w jaki sposób inwestycja w nowe komputery może wpłynąć na wskaźnik NPV – najlepiej policzyć to na przykładzie. Załóżmy, że firma kupuje 100 komputerów, każdy kosztuje 6000 zł netto, mają one funkcjonować przez 4 lata. Koszty na zakup są ponoszone na początku pierwszego roku, czyli C0 = 6000*100 = 600 000, natomiast C1, C2, C3 i C4 wynoszą zero. Co roku inwestycja będzie przynosiła przychody (oszczędności) rzędu 160 000 zł, ponieważ w związku z wymianą komputerów zwolni się kilka etatów. W tym przypadku przychody startowe B0 = 0, natomiast B1=B2=B3=B4 = 160 000. Przyjęta stopa dyskontowa r = 15%. Teraz wystarczy podstawić dane do równania:

NPV = (0-600000)/(1+0,15)0 + (160000-0)/(1+0,15)1 + (160000-0)/(1+0,15)2 + (160000-0)/(1+0,15)3 + (160000-0)/(1+0,15)4 = -600000 + 139130 + 120980 + 105200 + 91480 ≈ -143200

Jak widać, współczynnik NVP ma wartość ujemną, mimo że przychód 160 tys. zł osiągany przez 4 kolejne lata pozornie pokrywa koszty zakupu komputerów.

IRR

Kolejnym wskaźnikiem ekonomicznym służących do oceny inwestycji jest IRR (Internal Rate of Return), która ocenia rentowność danego projektu. Jest to stopa zwrotu kapitału, przy której NPV jest wynosi zero – zdyskontowane przychody są równe zdyskontowanym kosztom, czyli następuje zwrot poniesionych nakładów z uwzględnieniem upływu czasu. Najprościej rzecz ujmując, IRR to stopa dyskontowa, jakiej należałoby użyć aby zrównoważyć koszty inwestycji i przyszłe wpływy z nią związane. Szacowanie IRR wymaga rozwiązania równania:

∑ ((Bt–Ct)/(1+IRR)t) = 0

gdzie:

– IRR – wewnętrzna stopa zwrotu,

– t – kolejny rok rozpatrywanego okresu,

– Bt – przychody w roku t,

– Ct – koszty w roku t.

Dla przykładu z powyższego rozdziału (dotyczącego NPV) IRR wynosi zaledwie ok. 2,63%. Taka wartość nie pokrywa nawet ryzyka związanego z projektem (zazwyczaj zakłada się wartość 3-6%), a więc inwestycja w nowe komputery w takim przypadku w ogóle nie byłaby opłacalna, bo lepszym źródłem zysku byłyby np. obligacje skarbowe, które nie byłyby w ogóle ryzykowne, a przyniosłyby większe korzyści finansowe.

2.5. Metodologia PCLab.pl

Przy braku dobrych metod testowania komputerów różnych generacji i jednoznacznych sposobów szacowania korzyści finansowych wynikających z ich wykorzystania, niezwykle trudne jest także udowodnienie ich przydatności w przedsiębiorstwach. Skoro nie wiadomo jaka jest rzeczywista wydajność nowego komputera w stosunku do starego, to nie wiadomo również ile czasu zyska pracownik wykorzystujący ten komputer. Tym samym zupełnie niejasne są inne korzyści finansowe, które można obliczyć za pomocą wzorów stosowanych w ekonomii.

Nie ulega wątpliwości, że punktem wyjścia musi być ocena wydajności nowych i starych platform programowo-sprzętowych podczas wykonywania typowych prac biurowych. Przygotowano więc zestaw danych, na który składają się:

– pliki tekstowe z krótkimi opisami produktów i tabelami (nie większe, niż 2 strony);

– arkusze kalkulacyjne zawierające po kilka niedużych tabel;

– baza danych zawierająca kilkadziesiąt tysięcy rekordów oraz arkusz z ok. 5000 rekordów;

– kilka kwerend dających dostęp do bazy danych;

– pliki graficzne z aparatu cyfrowego.

Pliki przygotowano w taki sposób, by można było je odczytać w nowych i starych aplikacjach, dzięki czemu ten sam zestaw danych może być przetwarzany za pomocą dwóch zupełnie różnych komputerów – starego (m.in. z systemem Microsoft Windows NT, pakietem Office 97, programem Adobe Photoshop 5.5) i nowego (m.in. z systemem Microsoft Windows XP, pakietem Office 2003, programem Adobe Photoshop 8.0). Pliki źródłowe są na obu komputerach przetwarzane do tej samej postaci, jednak niekoniecznie w ten sam sposób, ponieważ nowe aplikacje pozwalają na realizację wielu zadań "na skróty".

Intensywność wykorzystywania różnych aplikacji zależy od charakteru pracy poszczególnych osób w firmie, przygotowano więc dziewięć różnych scenariuszy, a każdy z nich ma za zadanie ocenić tylko jeden parametr – tzw. czas cyklu, jaki upływa od rozpoczęcia do końca zadania na różnych konfiguracjach sprzętowo-programowych. Następnie zmierzony czas może być podstawą do określenia oszczędności, na jakie może liczyć firma posiadająca dany sprzęt i oprogramowanie. By przeliczyć zaoszczędzony czas na zyski finansowe, konieczne staje się poczynienie pewnych założeń co do:

– ceny jednej roboczogodziny (miesięcznej pensji pracownika);

– czasu, jaki jest spędzany przed komputerem (praca polega także na innych czynnościach, które nie wymagają korzystania z komputera);

– okresu, na jaki przewidywana jest inwestycja;

– kosztów zakupu nowego sprzętu i oprogramowania.

Można więc rozpatrywać wiele scenariuszy, na przykład dla osób zarabiających dużo (dla których czas jest niezwykle cenny) lub mało (dla których oszczędności czasu tylko minimalnie przekładają się na zysk). Im dłużej mają służyć komputery, tym większy zysk przyniosą, a więc inwestycja jest bardziej opłacalna, jednak w przypadku komputerów PC jest to okres 3 lub 4 lat. Można wreszcie uwzględniać różne konfiguracje sprzętowo-programowe, wśród których każda ma wpływ na korzyści finansowe. Na przykład komputery o dobrej konfiguracji sprzętowej są na pewno większą inwestycją, ale prawdopodobnie przyniosą lepsze efekty w przyszłości. Z kolei komputery z aplikacjami Open Source na pewno przyczyniają się do obniżenia kosztów zakupu, ale jeśli mają mniejsze możliwości niż aplikacje komercyjne, korzyści z ich stosowania mogą być mniejsze. Wybrane scenariusze zostały uwzględnione w dalszej części raportu, podczas analizy wyników.


3. Wstępne założenia

3.1. Komputer "stary"

Określenie konfiguracji najstarszych komputerów działających w wielu firmach jest stosunkowo trudne – zależy to od charakteru pracy wykonywanej przez pracowników oraz od zamożności przedsiębiorstw. Przyjmuje się, że komputery powinno wymieniać się co 3 lata, co chroni przed "moralnym" zestarzeniem się sprzętu i aplikacji. Jednak wciąż wielu firmach są wykorzystywane komputery nawet z procesorami Pentium II (rok produkcji do 1999). Przy współczesnych wymaganiach dotyczących choćby przeglądania zasobów internetowych (Flash, aplety Javy, przesyłanie strumieni audio-wideo) mogą być traktowane jedynie jako maszyny do pisania, jednak w tej roli spisują się nadal znakomicie.

Kolejna generacja to komputery z procesorami Pentium III, które były bardzo popularne w latach 1999-2001. Z odpowiednio pojemną pamięcią RAM oraz względnie "lekkim" oprogramowaniem komputery te spisują się całkiem nieźle i są wciąż wykorzystywane do wielu zadań biurowych, pracy w Internecie, przetwarzania prostej grafiki itp. Typowa konfiguracja takiego komputera obejmuje następujące podzespoły:

– procesor Intel Pentium III z zegarem 600-900 MHz;

– pamięć SDRAM o pojemności 128 MB (SDRAM), w tych latach pamięci były zbyt drogie i standardowo raczej nie montowano modułów o większej pojemności;

– dysk twardy o pojemności 10-20 GB z interfejsem IDE (najczęściej UltraDMA/66);

– płytę główną ze zintegrowanym układem graficznym, dźwiękowym i sieciowym, choć często spotyka się osobne karty graficzne (wybór chipsetów ze zintegrowaną grafiką i układem dźwiękowym był niewielki);

– napęd optyczny (najczęściej CD-ROM) oraz stację dyskietek;

– monitor CRT 15", klawiaturę, mysz.

Jako oprogramowanie dla komputera zakupionego około roku 2000 i przeznaczonego do zastosowań biurowych należy uznać system Microsoft Windows NT 4.0 Workstation lub Windows 2000 Professional oraz pakiet Microsoft Office 97 lub Office 2000. Jednak biorąc pod uwagę, że nawet do tej pory niektóre firmy korzystają z Windows NT i pakietu Office 97, raczej nie należy zakładać, że 4 lata temu standardem były produkty nowsze. Microsoft Windows 2000 i Office 2000 były wtedy nowością, nierzadko ich wymagania przekraczały możliwości ówczesnych konfiguracji sprzętowych. Dlatego ostatecznie w konfiguracji "starego" komputera uwzględniono system Windows NT oraz pakiet Office 97 (czyli m.in. Word 97, Excel 97, Power Point 97, Outlook 97).

Natomiast profesjonalnym narzędziem do obróbki grafiki bitmapowej jest Adobe Photoshop. Jest to nie tylko narzędzie grafików, ale także webmasterów lub osób odpowiedzialnych za marketing, zajmujących się tworzeniem np. prostych folderów reklamowych i katalogów. W roku 2000 popularna była wersja 5.5 (pojawiła się na rynku rok wcześniej), została ona uwzględniona w konfiguracji "starego" komputera.

Jednak z różnych powodów kilkuletnie komputery muszą dźwigać ciężar współczesnych aplikacji. Tak jest np. w przypadku przeglądarki Internet Explorer 6 (dodatkowo z pakietem Service Pack 1) – starszych wersji nie należy używać ze względów bezpieczeństwa. Niezbędnym składnikiem jest także oprogramowanie antywirusowe, na przykład Norton AntiVirus – nie musi to być najnowsza wersja, ale i tak powinna zawierać najnowsze bazy sygnatur wirusów. W starych systemach działają także nowe aplikacje, które mogą być za darmo pobrane z Internetu, a więc np. Adobe Reader, Winamp, Gadu-Gadu czy Tlen. Często użytkownicy nie mają nawet możliwości skorzystania ze starszych, "lżejszych" wersji tych programów, ponieważ w Internecie są dostępne tylko wersje najnowsze.

3.2. Komputer "nowy"

Z określeniem współczesnej konfiguracji sprzętu i oprogramowania nie ma problemów – w zastosowaniach biurowych najczęściej wykorzystywane są komputery markowe, zarówno producentów krajowych, jak i międzynarodowych korporacji. Typowy komputer tej klasy zawiera:

– procesor Intel Pentium 4 taktowany zegarem 2,8-3,6 GHz;

– pamięć SDRAM (DDR) o pojemności 256-512 MB;

– dysk twardy o pojemności 40-80 GB z interfejsem IDE (najczęściej UltraATA/133 lub Serial ATA);

– płytę główną ze zintegrowanym układem graficznym, dźwiękowym i sieciowym (coraz częściej Gigabit Ethernet);

– napęd optyczny (najczęściej CD-ROM) oraz stację dyskietek;

– monitor 17" (coraz częściej LCD), klawiaturę, mysz.

Trzeba również określić oprogramowanie, jakie jest dostępne na nowo kupowanym komputerze. W zastosowaniach biznesowych najczęściej stosowanym systemem operacyjnym jest Microsoft Windows XP Professional, łącznie z przeglądarką Internet Explorer 6 – oprogramowanie to jest przeinstalowane na większości nowych komputerów. Natomiast standardem oprogramowania biurowego jest pakiet Microsoft Office 2003, a więc aplikacje Microsoft Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, Power Point 2003, Access 2003.

Również w tym przypadku nie należy zapominać o programie do obróbki grafiki – może to być najnowszy Adobe Photoshop 8.0 (CS), który bez najmniejszego problemu pracuje na takiej typowej konfiguracji sprzętowej. Niezbędne dodatki to aplikacje do przeglądania plików PDF, spotyka się programy kompresji plików (Windows XP ma wbudowane składniki tylko do dekompresji), odtwarzacze audio (takie jak znany Winamp), komunikatory internetowe (Gadu-Gadu, Tlen). I wreszcie dwa składniki zapewniające bezpieczeństwo to program antywirusowy (np. Norton AntiVirus 2004) oraz antyspamowy (może to być filtr wbudowany w Microsoft Outlook 2003 lub program zewnętrzny), taki jak np. bezpłatny i bardzo skuteczny POPFile, wykorzystujący zaawansowane algorytmy statystyczne (wzór Bayesa).

3.3. Profile użytkowników

Każda z dwóch wymienionych konfiguracji sprzętowo-programowych może służyć do wykonywania różnych zadań: do pracy w Internecie i komunikacji za pomocą poczty elektronicznej, edycji prostych tekstów, aż po zaawansowaną analizę danych i tworzenie treści multimedialnych. Stawia to przed komputerami różne wymagania – tam, gdzie są one największe, nowe i silne konfiguracje sprzętowo-programowe mogą przynieść potencjalnie największe zyski.

Każda firma mogłaby określić, jakie typowe zadania wykonują przy pomocy komputerów poszczególne grupy pracowników. Zależy to od specyfiki samej firmy (produkcja, usługi, handel), jej wielkości (kilku pracowników czy kilka tysięcy), centralizacji zasobów (sieć peer-to-peer, wykorzystująca proste serwery lub duże systemy mainframe) itd. Na potrzeby raportu przygotowano zadania, które wykonuje się w niemal każdym przedsiębiorstwie: należy do nich współpraca z klientami i dostawcami, przygotowywanie ofert handlowych, katalogów produktów, raportów dotyczących sprzedaży. Wiele przedsiębiorstw samodzielnie drukuje niewielkie nakłady ulotek reklamowych lub utrzymuje własne serwisy internetowe, dla których przygotowuje treść i grafikę. Czynności wykonywane przez poszczególne osoby można pogrupować i na tej podstawie stworzyć profile pracowników.

3.4. Profil sekretarki

Sekretarka to uproszczona nazwa profilu pracownika – chodzi o osobę, która w dużej mierze zajmuje się utrzymywaniem kontaktów z innymi firmami czy oddziałami przedsiębiorstwa. W tym przypadku najczęściej realizowanym zadaniem jest komunikacja drogą e-mailową lub za pomocą komunikatora IM (Instant Messaging), zbieranie danych o klientach (telefonicznie lub w Internecie), przekazywanie informacji współpracownikom. Do zadań realizowanych na komputerze można zaliczyć m.in.:

– wyszukiwanie informacji w Internecie (główne narzędzie pracy to przeglądarka);

– budowanie bazy kontaktów, a więc rejestrowanie i uaktualnianie informacji o firmach (aplikacje typu Microsoft Outlook, Excel, Access);

– utrzymywanie kontaktów z klientami za pomocą poczty elektronicznej i metod tradycyjnych (Microsoft Outlook, Word).

3.5. Profil grafika

Grafik to nazwa profilu bardzo bliska rzeczywistym zadaniom wykonywanym przez pracownika. Zajmuje się on bardzo dokładnym przygotowywaniem grafiki o wysokiej jakości (przeznaczonej do druku), a także większej ilości zdjęć na potrzeby Internetu lub prezentacji multimedialnych. Oczywiście takie prace są często zlecane firmom zewnętrznym, które dysponują odpowiednią wiedzą i środkami do ich realizacji. Jednak jeśli firma nie ma dużych wymagań, przygotowuje materiały w niewielkich nakładach lub do użytku wewnętrznego, taki profil pracownika może funkcjonować w jej strukturach. Zakres prac obejmuje:

– obróbkę grafiki bitmapowej (Adobe Photoshop) na potrzeby innych działów firmy lub pracowników;

– przygotowanie banerów (Adobe ImageReady, Swish);

– skład katalogów czy broszur z wykorzystaniem materiałów dostarczonych przez inne osoby;

– druk niewielkich nakładów dokumentów.

3.6. Profil handlowca

Handlowiec to w naszym przypadku osoba dysponująca pewną ilością danych, może je wykorzystywać w celu analizy sprzedaży lub jako argumentów podczas rozmów z klientami. Oczywiście pracownik taki musi dysponować także narzędziami typu Microsoft Access lub Excel, by móc odpowiednio przetworzyć dane, ewentualnie Microsoft Power Point, by nadać informacjom odpowiednią formę. Do zadań wykonywanych na komputerze może należeć:

– pobieranie informacji z różnych źródeł i ich przetwarzanie (Microsoft Access, Excel);

– obróbka danych: przetwarzanie tabel, tworzenie wykresów;

– tworzenie prezentacji dotyczących firmy i jej produktów (Power Point).


4. Przygotowane prezentacje

Na potrzeby raportu przygotowano kilka prezentacji, które mogą działać zarówno na najnowszym, jak i nieco starszym oprogramowaniu. Na obu komputerach realizują one takie same zadania – opisano je w kolejnych punktach tego rozdziału. Prezentacje nie są zapisem działania programów (np. w postaci sekwencji wideo) – wszystkie działają na żywo w dokładnie skonfigurowanym środowisku, a obsługuje je "wirtualny użytkownik", korzystający głównie z klawiatury, w mniejszym stopniu z myszy (co jest niezbędne ze względu na niezawodność działania prezentacji). Sprawne działanie jest także możliwe dzięki temu, że przed uruchomieniem każdej prezentacji sprawdzane jest środowisko pracy i usuwane są ewentualne pozostałości po jej poprzednim uruchomieniu.

Po usunięciu z dysku zbędnych danych i ustawieniu w pamięci odpowiednich zmiennych uruchamiany jest pomiar czasu – trwa on do chwili, aż całe zadanie zostanie zrealizowane, po czym wyświetlany jest czas cyklu. Przewidziano dwa sposoby uruchamiania zadań: na każdym komputerze niezależnie lub na obu komputerach synchronicznie (aplikacje rozpoczynają działanie w tej samej chwili).

4.1. Korespondencja seryjna

Zadanie

Korespondencja seryjna to jedno z zadań, jakie może realizować użytkownik o profilu Sekretarka. Korespondencję seryjną można realizować tradycyjnie, czyli przygotować w programie Word odpowiednio spersonalizowane dokumenty, a następnie wydrukować je i rozesłać pocztą. Tańszym sposobem, dzięki któremu można dotrzeć do większej liczby adresatów, jest poczta elektroniczna. W prezentacji wykorzystano obie metody. Użytkownik przygotowuje zaproszenia na spotkanie, dysponuje danymi adresatów zebranymi w pliku XLS, zna też treść zaproszenia i agendę spotkania (dokumenty DOC), ma mapę dojazdu do celu (w postaci pliku graficznego). Ze względu na wykorzystanie różnych formatów plików użytkownik musi korzystać z wielu aplikacji jednocześnie.

Realizacja

– użytkownik przed rozpoczęciem pracy uruchamia program Winamp;

– dane 1000 osób są dostarczone w postaci arkusza XLS zawierającego m.in. imię, nazwisko, nazwę firmy, stanowisko pracownika, miasto i adres e-mail;

– w Excelu następuje prosta obróbka tych danych – zaznaczenie zakresu i nadanie mu nazwy Adresy;

– zapisanie arkusza XLS pod nową nazwą;

– w programie Outlook, w folderze Kontakty tworzony jest podfolder Wysylka;

– do Wysylki są importowane dane z arkusza;

– przygotowywany jest e-mail do wszystkich osób, których adresy znajdują się w folderze Wysylka, przy czym adresy odbiorców muszą być niejawne, więc są umieszczane w polu BCC, zaś list jest adresowany do osoby asystent@demo.local;

– treść listu jest kopiowana z uprzednio przygotowanego pliku tekstowego, dołączane są dwa pliki: agenda spotkania oraz mapa dojazdu, następnie e-mail jest wysyłany;

– plik tekstowy z treścią zaproszenia jest dalej edytowany w programie Microsoft Word: dołączana jest do niego agenda, zaś w górnej części pola korespondencji seryjnej;

– dane do korespondencji seryjnej są pobierane z istniejącego już folderu Wysylka i wstępnie filtrowane (adresowane tylko do osób z Warszawy);

– ostatecznie zaproszenia są drukowane – na potrzeby prezentacji jest to 50 zaproszeń.

4.2. Odbieranie poczty elektronicznej

Zadanie

Odbieranie poczty elektronicznej pasuje do każdego profilu użytkownika, ale najwięcej e-maili odbierają osoby, które utrzymują najwięcej kontaktów – dlatego jest to prezentacja pasująca z profilu Sekretarka. Dzienna porcja e-maili to nawet kilkaset listów, często większość z nich stanowi spam, na który szczególnie narażone są osoby publicznie udostępniające swoje adresy. Drugim, niezbędnym środkiem ochrony poczty elektronicznej jest oprogramowanie antywirusowe działające w czasie rzeczywistym.

Filtrowanie spamu można skutecznie realizować na komputerach o odpowiedniej mocy obliczeniowej (ponieważ jest to zazwyczaj klasyfikacja przesyłek na podstawie ich treści). Oczywiście można to także robić na starszym sprzęcie, ale wiąże się to z dużą stratą czasu – szczególnie jeśli w tym samym czasie pracuje jeszcze oprogramowanie antywirusowe. Bardzo dobrze widać to na przykładzie przygotowanej prezentacji, w której wykorzystano tylko około 100 wiadomości e-mail. Są one pobierane przez program pocztowy, filtrowane, a następnie załączniki wybranych wiadomości są zapisywane do wskazanego folderu.

Realizacja

– uruchomienie programu Microsoft Outlook;

– pobieranie pobranie poczty z serwera;

– załączniki listów są skanowane przez program Norton AntiVirus, zainfekowane pliki są automatycznie usuwane;

– treść wiadomości jest klasyfikowana przez program POPFile wykorzystujący tzw. wzór Bayesa, do tytuły wiadomości dodawane jest słowo kluczowe [spam] lub [other];

– włączenie widoku, w którym nie będzie wiadomości sklasyfikowanych jako spam, czyli zawierających słowo [spam] w tytule;

– umieszczenie poczty z załącznikami na początku listy wiadomości;

– zapisanie załączników na dysku sieciowym.

4.3. Praca z przeglądarką internetową

Zadanie

Szybkość przeglądania zasobów Internetu pozornie zależy tylko od szybkości łącza internetowego. W niniejszej prezentacji sprawdzono, czy to jest prawdą – oba komputery pobierają dokumenty HTML, PDF i DOC z serwera WWW znajdującego się w sieci lokalnej, w dokumentach wyszukiwane są pewne informacje. Z serwera pobierany jest też jeden przykładowy pliki ZIP, następnie jest rozpakowywany, a jego zawartość zapisywana na dysk sieciowy. To trzecia i ostatnia prezentacja pasująca doskonale do profilu Sekretarka.

Realizacja

– otwarcie strony internetowej;

– wejście na pierwszą stronę pierwszego artykułu;

– otwarcie całego artykułu na jednej stronie, włącznie ze wczytaniem całej grafiki;

– powrót na stronę główną;

– wejście na pierwszą stronę jednego z kolejnych artykułów;

– otwarcie całego artykułu na jednej stronie, włącznie ze wczytaniem całej grafiki;

– powrót na stronę główną;

– otwarcie archiwum artykułów;

– wyszukanie w archiwum informacji na temat produktów D-Link;

– otwarcie dokumentu PDF;

– wyszukanie konkretnych informacji w tekście;

– powiększenie podglądu;

– powrót na poprzednią stronę;

– wyszukanie w archiwum informacji na temat produktów Liebermann;

– otwarcie dokumentu DOC;

– wyszukanie w tekście informacji o cenach;

– powrót na poprzednią stronę;

– wyszukanie w archiwum informacji na temat tabletów;

– otwarcie dokumentu PDF;

– wyszukanie w tekście informacji o cenach;

– powiększenie podglądu;

– powrót na poprzednią stronę;

– wyszukanie w archiwum informacji na Windows 2000;

– otwarcie dokumentu DOC;

– powrót na poprzednią stronę;

– wyszukanie w archiwum informacji na temat zlotu społeczności PCLab.pl;

– otwarcie archiwum ZIP;

– rozpakowanie plików zawartych w archiwum do wskazanego katalogu.

4.4. Tworzenie galerii zdjęć

Zadanie

Obróbka grafiki bitmapowej najbardziej pasuje do drugiego omawianego profilu użytkownika, czyli do Grafika. Jego zadaniem jest przygotowanie galerii kilkunastu zdjęć o jednakowych rozmiarach, które następnie zostaną użyte w katalogu produktów oraz w prezentacji Power Pointa. Ponieważ wszystkie zdjęcia mają wyglądać podobnie, naturalne w tym przypadku jest skorzystanie z narzędzi automatyzujących pracę – akcji w programie Adobe Photoshop. Dzięki temu przy obróbce większej liczby plików użytkownik może być znacznie efektywniejszy i popełniać mniej błędów. Jako dane źródłowe w prezentacji wykorzystano 9 plików o rozmiarach 1440×2160 pikseli i rozdzielczości 300 dpi, pochodzących z aparatu cyfrowego.

Realizacja

– otwarcie kolejnego pliku;

– wybranie obszaru elipsoidalnego o rozmiarach nieco mniejszych od rozmiaru zdjęcia;

– rozmiękczenie krawędzi obszaru wybranego;

– wycięcie fragmentu grafiki znajdującego się poza elipsą;

– zmniejszenie poziomu szumów poprzez lekkie rozmycie danych w kanale czerwonym;

– zmniejszenie zdjęcia do rozmiarów 800×533 w celu zamieszczenia na firmowej stronie internetowej;

– eksport pliku w formacie JPEG (mały stopień kompresji);

– zmiana rozmiaru plików do wielkości wystarczającej na potrzeby dokumentów (427×640);

– eksport pliku w formacie JPEG (średni stopień kompresji);

– zmniejszenie zdjęcia do rozmiarów 150×100 w celu uzyskania miniaturki na potrzeby strony WWW;

– eksport pliku w formacie JPEG (silna kompresja).

4.5. Obróbka zdjęcia produktu

Zadanie

Jest to druga prezentacja pasująca do profilu Grafika, lecz w tym przypadku bez wykorzystania funkcji automatyzujących pracę. Dostarczone jest pojedyncze zdjęcie produktu w formacie JPEG, o wielkości 3408×2556 pikseli i rozdzielczości 300 dpi. Zadaniem użytkownika jest poprawa jego jakości, przeskalowanie, zastosowanie odpowiednich filtrów, druk zdjęcia, a także przygotowanie go w mniejszym formacie na potrzeby WWW.

Grafika ma stosunkowo duże rozmiary jak na możliwości starszego komputera (co doskonale widać po bardzo wolnej obróbce tego zdjęcia w czasie prezentacji), jednak jest to przeciętne zdjęcie uzyskane z aparatu cyfrowego

Realizacja

– otwarcie zdjęcia;

– automatyczne wybranie tła za pomocą różdżki;

– wygładzenie wybranego obszaru;

– odwrócenie zaznaczenia;

– automatyczne ustawienie poziomu kolorów składowych;

– znaczne zmniejszenie wybranego obszaru celem rozmycia krawędzi i uzyskania płynnego przejścia;

– rozmiękczenie konturów;

– usunięcie tła;

– wyostrzenie obrazu;

– obcięcie zbędnego obszaru;

– sprawdzenie i wybranie kanału charakteryzującego się największymi szumami;

– redukcja szumów w tym kanale poprzez rozmycie obrazu;

– zapis pliku w formacie TIFF, celem dalszej obróbki;

– drukowanie kontrolne na drukarce sieciowej;

– przygotowanie mozaiki, która może być stosowana jako podlew w zaproszeniach;

– zmiana wielkości obrazu, by lepiej dopasować go do potrzeb innych użytkowników;

– podgląd mozaiki w skali 1:1;

– zapis mozaiki w formacie JPEG, z minimalną kompresją;

– cofnięcie efektu mozaiki;

– zmniejszenie pliku na potrzeby galerii internetowej;

– zapisanie w formacie JPEG (średni stopień kompresji);

– zmniejszenie pliku, by utworzyć miniaturkę do galerii;

– zapisanie w formacie JPEG (silniejsza kompresja);

– zamknięcie dokumentu.

4.6. Przygotowanie katalogu produktów

Zadanie

W przypadku tego zadania użytkownik dysponuje uprzednio przygotowanymi zdjęciami produktów, a także ich krótkimi opisami oraz niewielkimi tabelami w plikach XLS. Teraz jego rolą jest scalenie wszystkich danych do jednego dokumentu i przygotowanie prostego katalogu produktów. Zadania tego typu można wykonywać na specjalnych aplikacjach DTP (Desktop Publishing), ale proste dokumenty można też przygotowywać w programach takich jak Microsoft Word. Wykorzystanie Worda ma w tym przypadku dodatkową zaletę – jest on dostępny w obu wersjach Microsoft Office (97 i 2003), czego nie można powiedzieć np. o programie Microsoft Publisher.

Niniejsza prezentacja jest zaliczana do profilu Grafik, jest to więc osoba, która sama raczej nie przygotowuje treści dokumentów, a jedynie nadaje im odpowiednią formę. Dlatego użytkownik wczytuje gotowe pliki tekstowe z opisami produktów, następnie dodaje i formatuje grafikę. Kolejne czynności to wstawienie tabeli na ostatniej stronie, zapis pliku, druk 100 kopii dokumentu, ponowne wstawienie tabeli i zapis pliku. Podczas pracy użytkownik korzysta tylko z jednej aplikacji (Microsoft Word), jednak wykorzystuje filtry do importu grafiki i arkuszy kalkulacyjnych. Dodatkowo w czasie pracy korzysta z odtwarzacza Winamp.

Realizacja

– otwarcie nowego dokumentu, wpisanie tytułu;

– wstawienie opisów produktów z dostępnych plików DOC – w Wordzie 2003 są wstawiane wszystkie jednocześnie, natomiast w Wordzie 97 każdy z osobna, bo nie ma innej możliwości;

– przełączenie na widok konspektu, by struktura dokumentu była lepiej widoczna;

– wstawienie zdjęcia produktu;

– przełączenie na widok normalny (ponieważ w widoku konspektu nie da się formatować obrazu);

– formatowanie obrazu: zmiana rozmiaru, włączenie oblewania tekstem, wyrównanie do prawej krawędzi oraz przesunięcie 2 cm poniżej akapitu:

– przełączenie na widok konspektu w celu łatwiejszego umiejscowienia kolejnego zdjęcia;

– zaznaczenie grafiki, powtórne przełączenie na widok normalny i formatowanie obrazu;

– powtarzanie czynności do końca pliku, następnie zapis dokumentu;

– wydruk 100 kopii na domyślnej drukarce;

– uruchomienie Winampa i włączenie muzyki;

– wstawienie na końcu dokumentu tabeli z pliku XLS;

– zapis dokumentu;

– ponowny wydruk 100 kopii;

– wstawienie drugiej tabeli;

– zapis dokumentu.

4.7. Praca z bazą danych

Zadanie

Prezentacja pokazuje szybkość działania programu Microsoft Access pracującego na różnych komputerach, ale przetwarzającego bazy danych o takiej samej strukturze. Są to nieduże bazy danych, zawierające po kilkadziesiąt tysięcy rekordów, a więc tyle, ile jest w stanie pomieścić arkusz Excela. Jednak Access jest aplikacją lepiej dostosowaną do takich zadań, pozwala łatwo importować dane, uruchamiać kwerendy, tworzyć raporty.

Niniejsza prezentacja pasuje do profilu Handlowiec. Użytkownik tworzy kopię bazy, następnie otwiera plik, usuwa stare rekordy za rok 2000 i importuje nowe, za rok 2004. Po takiej operacji baza jest kompaktowana, po czym tworzone są raporty prezentujące strukturę zgromadzonych danych. Każdy raport jest drukowany.

Realizacja

– zapisanie pliku ze starą bazą danych pod nową nazwą;

– otwarcie nowego pliku i import danych z arkusza XLS z danymi za rok 2004;

– uruchomienie gotowej kwerendy kasującej dane za rok 2000;

– zmiana nazwy tabeli adekwatnie do jej zawartości;

– kompaktowanie bazy;

– przejście do zakładki Raporty, uruchomienie każdego z nich i wydrukowanie.

4.8. Przedstawienie danych za pomocą tabel i wykresów

Zadanie

Prezentacja również jest przypisana do profilu Handlowiec, użytkownik wykorzystuje tą samą bazę danych, zawierającą kilkadziesiąt tysięcy rekordów. Jednak tym razem nie pracuje w programie Microsoft Access, lecz wykorzystuje Excela i kwerendy przygotowane przez programistów. Dzięki nim może pobrać z arkusza dane na temat obrotów firmy z podziałem na poszczególne okresy działalności, sprzedawane produkty, regiony kraju, a nawet z uwzględnieniem aktywności poszczególnych przedstawicieli handlowych.

Dane w postaci tabel są mało czytelne, dlatego w przygotowanej prezentacji są także przygotowywane tabele przestawne, tabele z obliczonymi sumami pośrednimi, a także wykresy. Prezentacja pokazuje jedynie różnicę w wydajności pomiędzy dwoma komputerami (bo taki jest cel raportu), natomiast nie uwzględnia jednej z najlepszych funkcji Excela 2003 – wykresów przestawnych, których nie ma w Excelu 97, a które znacząco skracają czas pracy z danymi pochodzącymi m.in. z baz relacyjnych.

Realizacja

– otwarcie Excela;

– pobranie danych z bazy za pomocą kwerendy, umieszczenie danych w postaci tabeli przestawnej;

– stworzenie wykresu dotyczącego aktywności poszczególnych pracowników, w nowym arkuszu, na postawie danych z tabeli;

– pobranie danych z bazy za pomocą kolejnej kwerendy, umieszczenie danych w postaci tabeli przestawnej;

– stworzenie wykresu dotyczącego poszczególnych produktów, w nowym arkuszu, na postawie danych z tabeli;

– pobranie danych z bazy za pomocą trzeciej kwerendy, umieszczenie danych w postaci tabeli przestawnej;

– stworzenie wykresu dotyczącego sprzedaży w poszczególnych regionach kraju, w nowym arkuszu, na postawie danych z tabeli;

– dodanie czwartego arkusza i przeniesienie go na koniec zeszytu;

– pobranie danych z bazy za pomocą kwerendy, umieszczenie danych bezpośrednio w arkuszu;

– trzykrotne obliczenie sum pośrednich: dla poszczególnych regionów, produktów i okresów działalności firmy;

– dodanie piątego arkusza i przeniesienie go na koniec zeszytu;

– pobranie danych z bazy za pomocą kwerendy, umieszczenie danych bezpośrednio w arkuszu;

– sformatowanie danych w tabeli, wykorzystanie autoformatowania;

– zapis pliku.

4.9. Przedstawienie danych w postaci prezentacji

Zadanie

To ostatnia prezentacja dla profilu Handlowiec – w tym przypadku raporty dotyczące działalności firmy muszą być zaprezentowane większej grupie osób. Użytkownik korzysta z informacji zawartych w arkuszu Excela, który został przygotowany w poprzedniej prezentacji, a także plikami graficznymi i tekstowymi – wszystkie te dane może zamieścić w prezentacji Power Pointa. Po utworzeniu prezentacji użytkownik ją wydrukuje w 5 egzemplarzach.

Zadanie obejmuje także udostępnienie danych na stronie Internetowej – w tym celu wszystkie slajdy pliku Power Pointa są eksportowane do formatu JPEG, który jest uniwersalny, obsługiwany przez każdą przeglądarkę (czytelnik nie musi mieć pakietu biurowego ani nawet przeglądarki plików PPT).

Realizacja

– otwarcie w Excelu wcześniej przygotowanego zeszytu z tabelami i wykresami;

– uruchomienie Worda, a w nim dokumentu z przygotowaną krótką treścią do zamieszczenia na pierwszej stronie prezentacji;

– uruchomienie Power Pointa;

– wstawienie pierwszego slajdu i wklejenie na pierwszej stronie przygotowanego tekstu;

– wstawienie slajdu i wklejenie pierwszego wykresu (Pracownicy) z otwartego zeszytu XLS;

– wstawienie slajdu i wklejenie pierwszej tabeli z danymi;

– wstawienie slajdu i wklejenie drugiego wykresu (Produkty);

– wstawienie slajdu i wklejenie drugiej tabeli z danymi;

– wstawienie slajdu i wklejenie trzeciego wykresu (Regiony);

– wstawienie slajdu i wklejenie trzeciej tabeli z danymi;

– wstawienie slajdu i wklejenie czwartej tabeli z danymi (szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży produktów);

– wstawienie ostatniego slajdu i wklejenie tekstu z pliku tekstowego;

– w każdym slajdzie osobno wstawienie tła z pliku graficznego, jego odpowiednie skalowanie, pozycjonowanie, rozjaśnienie;

– zapisanie prezentacji na dysk;

– wydrukowanie prezentacji w 5 egzemplarzach;

– zapis wszystkich slajdów w postaci plików JPEG.


5. Wykorzystane komputery i oprogramowanie

5.1. Komputer "stary"

Sprzęt (model Compaq Deskpro P650)

System operacyjny

– Windows NT 4.0 Workstation z Service Pack 6a;

– sterowniki dla drukarki laserowej HP LaserJet 5 M/MP Postscript;

– sterowniki dla układu sieciowego, graficznego, dźwiękowego oraz sterownik IDE Bus Master dla chipsetu i440BX.

Aplikacje

– Internet Explorer 6.0 z pakietem Service Pack 1;

– pakiet Microsoft Office 97 Professional;

– zbiór poprawek Service Pack 1 dla Microsoft Office 97 Professional (zintegrowany z pakietem) oraz Service Pack 2 (instalowany osobno);

– Adobe Photoshop 5.5 do obróbki grafiki bitmapowej;

– Norton AntiVirus 2001 ze względu na sprawną pracę na starszych komputerach i nadal dostępne bazy sygnatur wirusów, a także plik z sygnaturami z dnia 13 kwietnia 2004;

– Adobe Acrobat Reader 5.05 – obecnie trudno dostępny, ale jeśli był zainstalowany w systemie kilka lat temu, można nadal z niego korzystać, bo potrafi odczytać wszystkie pliki PDF;

– POPFile 0.21 – klasyfikator treści dla protokołu POP3 (program antyspamowy);

– QuickZip 3.0 – bezpłatne oprogramowanie do kompresji i dekompresji plików;

– Winamp 5.02 bardzo często towarzyszący pracownikom biurowym podczas pracy.

5.2. Komputer "nowy"

Sprzęt (HP Compaq Business Desktop dc7100)

Najnowsza (współczesna) konfiguracja wykorzystana do analizy i porównania wydajności z komputerem sprzed 4 lat.

Konfiguracja alternatywna (HP Compaq Business Desktop d530)

Konfiguracja sprzętowa użyta wyłącznie do przeprowadzenia testów syntetycznych i aplikacyjnych (rozdziały 7.1 i 7.2) oraz szacunkowego porównania wydajności.

System operacyjny

– Windows XP Professional z Service Pack 1;

– sterowniki dla drukarki laserowej HP LaserJet 5 M/MP;

– sterowniki dla chipsetu INF Update Utility (infinst_enu.exe), układu sieciowego, dźwiękowego i graficznego (Intel Graphics Media Accelerator Driver).

Aplikacje

– Internet Explorer 6.0 z pakietem Service Pack 1;

– pakiet Microsoft Office 2003 Professional;

– Adobe Photoshop 8.0 (CS) do obróbki grafiki bitmapowej;

– Norton AntiVirus 2004, a także plik z sygnaturami z dnia 13 kwietnia 2004;

– Adobe Reader 6.0;

– POPFile 0.21 – klasyfikator treści dla protokołu POP3 (program antyspamowy);

– Winamp 5.02 bardzo często towarzyszący pracownikom biurowym podczas pracy.

5.3. Serwer

Dla użytkowników pracujących w sieci typ serwera oraz działające na nim oprogramowanie są praktycznie nieistotne. Ważne są jedynie dostępne usługi, a więc serwer plików i druku, serwer pocztowy POP3/SMTP, serwer aplikacji. Jednak ze względów technicznych (głównie na potrzeby przygotowanych prezentacji) przyjęto, że serwer pracuje pod kontrolą systemu Windows Server 2003, w roli kontrolera domeny. Jako platformę sprzętową wykorzystano wirtualną maszynę VMware, jednak może to być to dowolny serwer, na którym da się uruchomić ten system operacyjny.


6. Uzyskane wyniki i ich analiza

6.1. Testy syntetyczne

Testy zestawów komputerowych przeprowadzono w trzech etapach, pierwszy z nich polegał na porównaniu wydajności poszczególnych podzespołów za pomocą testów syntetycznych – w szczególności procesora, pamięci i dysku twardego. Szczegółowe wyniki znajdują się w poniższej tabeli.

Dla lepszego zobrazowania wyników, na wykresie zamieszczono najważniejsze parametry, jakie służą do oceny wydajności komputerów. Od góry znajdują się w kolejności:

– trzy pomiary mocy obliczeniowej procesora,

– trzy pomiary wydajności pamięci (szybkość odczytu, zapisu i ogólny wynik innego testu),

– dwa pomiary szybkości przesyłania danych między komputerem a dyskiem (odczyt i zapis),

– trzy pomiary wydajności dysku w operacjach o charakterze transakcyjnym (przy różnych wielkościach bloku danych),

– dwa pomiary wydajności dysku (liczba operacji I/O na sekundę) w czasie wykonywania operacji o charakterze sekwencyjnym,

– jeden ogólny pomiar wydajności dysku, pochodzący z innego testu.

Wyniki pomiarów pokazują, że podzespoły zastosowane w nowych komputerach są wielokrotnie szybsze niż w komputerach sprzed około 4 lat. Moc obliczeniowa procesora Pentium 4 taktowanego zegarem 3 GHz jest ponad 4-krotnie większa od mocy Pentium III 650 MHz, jednak taki przyrost wydajności będzie można zaobserwować jedynie podczas takich zadań jak kompresja, szyfrowanie, sortowanie, złożone obliczenia matematyczne, symulacje reakcji chemicznych itp. W takich zadaniach wydajność jest także zależna od szybkości pamięci – na szczęście przepustowość również jest wielokrotnie większa, niż w komputerach poprzednich generacji. Jeśli jednak uwzględnić czynności takie jak np. odczyt z dysku twardego dużych plików audio lub wideo, różnica między nowym a starym komputerem będzie najwyżej dwukrotna, bo taki jest przyrost w wydajności dysku.

6.2. Testy aplikacyjne

Jak wspomniano w rozdziale 3.2, istnieją także testy aplikacyjne, które pomagają ocenić wydajność komputera jako całości, zamiast każdego podzespołu z osobna. Podstawą oceny jest czas wykonywania danych zadań – w taki sposób działa m.in. BAPCo SYSmark 2004 i poprzednie wersje, które mierzą czas wykonania zadań biurowych oraz czas obróbki multimediów. Jednak ich zasadniczą wadą jest to, że nie uwzględniają one różnic w konfiguracji oprogramowania wykorzystywanego na komputerach różnych generacji. Za pomocą testu SYSMark 2004 można oczywiście sprawdzić, jak stary komputer będzie sobie radził we współczesnym środowisku sieciowym oraz z zainstalowanymi najnowszymi wersjami programów. Jednak taka informacja jest w rzeczywistości mało przydatna – gdy jakaś firma korzysta z komputerów 3-4-letnich, nie instaluje na nich współczesnych aplikacji, tylko korzysta z zainstalowanych dawno temu. Jedynym powodem, dla którego dana firma mogłaby się przesiąść na nowe oprogramowanie jest konieczność wymiany informacji z kontrahentami. W takim jednak przypadku często firmy odkładają moment aktualizacji oprogramowania jak najdłużej, najczęściej aż do czasu wymiany sprzętu.

Poniżej znajdują się wyniki testu SYSmark 2004 przeprowadzonego na dwóch komputerach. Test wymaga systemu operacyjnego Microsoft Windows XP, uruchamia aplikacje takie jak Microsoft Office XP czy Photoshop 7.0. Dla komputera z procesorem Pentium 4 i pamięcią RAM o pojemności 512 MB są to normalne warunki pracy, jednak dla komputera z Pentium III 650 MHz i tylko 128 MB RAM jest to ciężar niemal nie do udźwignięcia, to widać na wynikach pomiarów.

Poniżej znajdują się wyniki testów aplikacyjnych przedstawione w postaci wykresu – pierwszy wynik to ogólna wydajność, drugi i trzeci to wydajność aplikacji multimedialnych i biurowych, zaś kolejne słupki to wydajność podczas realizacji poszczególnych zadań. W tym przypadku czas realizacji większości zadań na nowym komputerze jest około 4-krotnie krótszy, niż na starym. To klasyczny przykład przeciążenia starego komputera i dowód na to, że test SYSmark 2004 wykorzystuje aplikacje i dane zupełnie nieadekwatne do konfiguracji sprzętowej tego komputera.

6.3. Testy opracowane przez PCLab.pl

Prezentacje przygotowane przez PCLab.pl do niniejszego raportu są pozbawione wad SYSmarka. Co prawda, wykorzystują one tylko niektóre aplikacje z testów BAPCo, ale za to aplikacje dopasowane do możliwości obu komputerów. W dodatku wyrównano czas martwy pomiędzy starym a nowym komputerem – dzięki temu można mieć pewność, że użytkownicy pracujący na obu komputerach dokładnie tak samo sprawnie posługują się oprogramowaniem, na przykład przerwy między wciśnięciami poszczególnych klawiszy wynoszą średnio 150 milisekund. Taka dbałość o szczegóły podczas przygotowywania prezentacji pozwala na uzyskanie bardzo dokładnych wyników pomiarów.

Powyższa tabela zawiera powtarzalne wyniki pomiarów, uzyskane tuż po uruchomieniu komputera, w "czystym" systemie. Jednak podczas pomiarów okazało się, że czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań nie jest stały i zależy od kilku czynników. Program uruchamiany po raz pierwszy, tuż po włączeniu komputera, stosunkowo długo wczytuje z dysku do pamięci wszystkie potrzebne pliki. Kolejne uruchomienie tej samej aplikacji jest zazwyczaj nieporównywalnie szybsze, dzięki czemu realizacja tego samego zadania może trwać kilka sekund krócej. Maksymalna różnica, jaką zanotowano podczas pomiarów, wyniosła 9 sekund, dotyczyła starego komputera i prezentacji numer 1, która wykorzystuje kilka programów. Uruchomienie każdej aplikacji po raz drugi jest nieco krótsze, co w sumie daje sporą oszczędność czasu. Jest jednak wyjątek – powtórne wykonanie tych samych zadań na starym komputerze z systemem Windows NT 4.0 Workstation może trwać kilka sekund dłużej, prawdopodobnie w wyniku "zapychania" się pamięci. Takie zjawisko zaobserwowano w prezentacji 7 (Microsoft Access 97).

Należy jeszcze skomentować szybkość działania prezentacji, a właściwie szybkość zamykania poszczególnych okien przez użytkownika, korzystania z menu i pisania na klawiaturze. Przyjęto, że użytkownik jest dość sprawny, pisze na klawiaturze z szybkością 6,5 znaków na sekundę, dobrze posługuje się menu programów i szybko reaguje na pojawiające się okna dialogowe – to znacznie skraca czas trwania prezentacji, poszczególne zadania byłyby realizowane przez człowieka zapewne nieco wolniej. Jednak z drugiej strony pominięto wiele skrótów klawiaturowych, co pozwoliło przedstawienie obserwatorowi wszystkich czynności wykonywanych za pomocą poszczególnych programów (na przykład zamiast kombinacji klawiszy Ctrl+S wykorzystywano polecenie Save z menu File). Dodatkowo, ze względu na niezawodność działania prezentacji, pliki często nie są otwierane za pomocą myszy (jak to zazwyczaj robi użytkownik), lecz w oknie Open wpisywana jest ich pełna nazwa. Pewne zabiegi skracają czas trwania prezentacji, inne go wydłużają, więc w efekcie czas realizacji poszczególnych zadań jest taki, jaki byłby w rzeczywistości.

Najmniejsze różnice pomiędzy czasem wykonywania poszczególnych zadań na dwóch komputerach zarejestrowano w przypadku prezentacji numer 6, czyli tworzenia dokumentu na podstawie przygotowanych materiałów – plików tekstowych, tabel i grafiki. Cały cykl na starszej konfiguracji sprzętowo-programowej wynosił 163 sekundy, a na nowej skrócił się tyko o 25 sekund, czyli około 15 proc. Wynika to ze stosunkowo dużej liczby operacji wykonywanych przez użytkownika i jednocześnie niewielkiej mocy obliczeniowej komputera wykorzystanej do realizacji takich zadań. Również stosunkowo niewielki wzrost wydajności (ok. 21 proc.) można zaobserwować przy przeglądaniu Internetu, otwieraniu dokumentów HTML, PDF, DOC (prezentacja numer 3). Jednak jeszcze nie są to sytuacje ekstremalne – w najgorszym przypadku, gdy komputer służy jedynie do wprowadzania danych, praktycznie nie ma różnicy pomiędzy czasem wykonaniem takiego zadania na starym i nowym komputerze – nie ma więc żadnej oszczędności. Jest to tak oczywiste, że nie ma potrzeby uwzględniania tego w prezentacjach.

W pozostałych programach biurowych zaobserwowano znacznie większe skrócenie czasu wykonywania poszczególnych zadań. Tak prozaiczna czynność, jak odbieranie kilkudziesięciu e-maili z serwera, może trwać na starszym komputerze blisko 6 minut, a na nowym jedynie około 2,5 minuty. Wynika to z równoczesnego zastosowania programu antywirusowego, który skanuje wszystkie przesyłki w czasie rzeczywistym oraz antyspamowego, który przeprowadza analizę statystyczną całej treści przesyłek i na tej podstawie kwalifikuje je jako użyteczne wiadomości lub spam. Takie funkcje są konieczne do normalnego korzystania z poczty elektronicznej, ale wymagają znacznej mocy obliczeniowej.

Jednak nowe komputery dają bezwzględnie największą oszczędność czasu wtedy, gdy uruchamia się na nich oprogramowanie do obróbki grafiki, a także przetwarza nawet niewielkie bazy danych. Pokazano to na przykładzie Adobe Photoshopa – przygotowanie galerii zdjęć można skrócić o 80 procent (prezentacja 4). Jeśli pracownik ma poświęcić na obróbkę kilku zdjęć niemal 6 minut na starym komputerze, to na nowym komputerze i oprogramowaniu wykona to w ciągu minuty. Można to policzyć nieco inaczej – zamiast cały dzień przetwarzać pliki graficzne, wykona to zadanie w godzinę.

Zazwyczaj pracownik nie wykonuje wiecznie tylko jednego zadania, więc także trudno wyciągać wnioski na podstawie wyników uzyskanych z jednej prezentacji. Między innymi z tego powodu stworzono profile użytkowników, a każdy z tych użytkowników realizuje trzy różne zadania – w ten sposób można lepiej określić oszczędność czasu, na jaką można liczyć w przypadku poszczególnych osób. W tym celu wystarczy zsumować czas wykonywania trzech zadań przyporządkowanych do jednego profilu i porównać wynik uzyskany na obu komputerach – odpowiednio przekształcone dane znajdują się w powyższej tabeli (w sekundach i w procentach) i na poniższym wykresie (dane w sekundach).

Najlepsze efekty zastosowania wydajnego komputera oraz nowego oprogramowania można zauważyć w przypadku profilu Grafik – sumaryczny czas wykonania trzech zadań na nowym komputerze jest o ponad 50 proc. krótszy, niż czas wykonania tych samych zadań na komputerze starszym. W przypadku profilu Sekretarka oraz Handlowiec czas ten jest średni o ok. 40 proc. krótszy, niż w przypadku starszego komputera.


6.4. Zysk z zakupu komputera

Oszacowanie opłacalności inwestycji w nowy sprzęt i oprogramowanie wydaje się dość skomplikowane – aby w ogóle było możliwe, należy uporządkować dane i poczynić kilka założeń. Przede wszystkim wiadomo już, jaka jest realna wydajność pracownika korzystającego z komputerów różnych generacji – trzy zadania zajmują od 5,5 do 13 minut. Można też założyć cenę komputera z oprogramowaniem – dla niektórych pracowników jest to zestaw w zasadzie tylko z systemem Microsoft Windows XP Professional i Microsoft Office 2003 Professional, dla innych – dodatkowo z programem Adobe Photoshop. Niestety, ceny sprzętu i oprogramowania nie są stałe, lecz zmienne w czasie i zależą od promocji, rabatów, warunków licencji na oprogramowanie i innych czynników. Na potrzeby symulacji założono, że komputer kosztuje 4500 zł netto, zaś monitor LCD 17" – 2000 zł netto.

Aby można było przeliczyć zaoszczędzony czas na pieniądze, należy dowiedzieć się, ile ten czas kosztuje, czyli ile za jego zatrudnienie płaci pracodawca (nie tylko pensja, ale też np. składki ubezpieczeniowe). Koszty zawarto w przedziale 1500-4500 zł – są to różne wartości dla różnych profili pracowników. Przyjęcie progu dolnego i górnego pozwala na obliczenie minimalnych oraz maksymalnych korzyści, na jakie może liczyć firma kupująca nowe komputery.

W obliczeniach przyjęto dwa warianty, które również mają na celu określenie minimalnego i maksymalnego zysku. W pierwszym zakładamy, że dana osoba nie korzysta z komputera w ciągu całego dnia, lecz pewną część. Komputer jest najbardziej intensywnie wykorzystywany przez Grafika, jest to 60 proc. czasu pracy, czyli ok. 5 godzin dziennie. Mniej z komputera korzysta Handlowiec, który często pracuje poza biurem (spotkania z klientami), a jeszcze mniej Sekretarka, która – jak wiadomo – może mieć wiele różnych obowiązków. Nowy, wydajny komputer będzie więc przynosił zyski tylko w tym czasie, kiedy będzie wykorzystywany, a nie przez cały dzień – zostało to uwzględnione w tym wariancie. Na tej podstawie można już obliczyć rzeczywistą ilość zaoszczędzonego czasu w ciągu miesiąca lub roku – można to potraktować jako ułamek wolnego etatu, który można zwolnić lub przydzielić mu dodatkowe obowiązki.

Drugi wariant opiera się na innym założeniu – znany jest czas (w sekundach), jaki dana osoba zaoszczędzi wykonując trzy kolejne zadania: Sekretarka – zadania takie jak w prezentacjach 1-3, Grafik – 4-6, Handlowiec – 7-9. Podobnie jak w wariancie pierwszym można założyć, że niektóre osoby pracują przy komputerze więcej (realizują więcej zadań), inne mniej. W wyniku otrzyma się sumaryczny czas, jaki codziennie może zaoszczędzić każda osoba, gdy skorzysta z szybszego komputera. Oczywiście można też założyć, że pracownik jest mało wydajny i wykonuje tylko jedno zadanie w ciągu dnia, ale też może wykonać takich zadań 50 dziennie (przypomnijmy, że każde z nich trwa kilka minut, więc jest to wartość całkiem realna).

Po przyjęciu założeń udało się np. określić, że minimalna dzienna oszczędność czasu to 13 procent lub 71 minut (profil Sekretarka). Może to oznaczać, że pracownik lub zespół wykonuje zadanie nie w ciągu 8-godzinnego dnia pracy, lecz o około godzinę krócej, zaś w skali miesiąca oznacza to skrócenie czasu pracy każdej osoby o około 20 godzin. W tym czasie możliwe jest wykonywanie innych zadań, które przynoszą firmie dodatkowy zysk. Z innej strony patrząc, zespół 8-osobowy wykorzystujący stare komputery będzie tak samo efektywny, jak zespół 7-osobowy pracujący na nowych komputerach. W tym przypadku zakup siedmiu komputerów (inwestycja około 55 tys. zł) da taki efekt, że pozwoli na zwolnienie jednego etatu. Przyniesie to miesięczne oszczędności 1500-2500 zł (w zależności od tego, jak był opłacany pracownik), więc koszt inwestycji zwróci się w najgorszym przypadku po 3 latach – właściwie po tym czasie należałoby wymienić komputery i oprogramowanie.

Podobne kalkulacje można przeprowadzić w przypadku pozostałych dwóch profili pracowników. Grafik może zarabiać nieco więcej, dlatego przyjmujemy jego płacę minimalną na poziomie 2000 zł, zaś maksymalną ustalamy na 3500 zł. Gdy założymy, że osoba o takiej funkcji przez cały dzień pracy intensywnie korzysta z komputera, może oszczędzić ponad połowę czasu, a zakup jednego komputera, który kosztuje ok. 11 tys. zł, daje co miesiąc oszczędność minimum 1000 zł (połowa czasu pracownika) – inwestycja zwraca się więc po 11 miesiącach. Jeśli założymy, że Grafik zarabia więcej (np. 3500 zł), zwrot kosztów następuje po ok. 6 miesiącach.

Oczywiście założenie, ze grafik komputerowy pracuje tylko przy komputerze, byłoby błędne (w powyższej tabeli przyjęto, że czas pracy przy komputerze stanowi 60 proc. czasu ogólnego). Tak samo nie każde zadanie na nowym komputerze będzie realizowane dwukrotnie szybciej, niż na starym – czasem zysk będzie większy, czasem mniejszy. Jednak w przypadku takich zastosowań zakup szybkiego komputera jest szczególnie opłacalny.

Podobnie sytuacja może przedstawiać się wśród pracowników wykorzystujących programy typu Microsoft Access lub Excel – to profil o nazwie Handlowiec. Zakładamy, że pracownicy tego profilu zarabiają od 2500 do 4500 zł. Z przeprowadzonych symulacji i obliczeń wynika, że czas zwrotu inwestycji w nowy, wydajny komputer wynosi dla nich od 4 do 7 miesięcy, ale pod warunkiem, że ten komputer jest intensywnie wykorzystywany przez cały dzień. Jeśli założymy, że jest to tylko 40 proc. czasu pracy (pozostały czas to np. spotkania z klientami), zakup komputera zwraca się po 9-18 miesiącach.

Analizę wyników można przedstawić w postaci wykresów – jest to najbardziej czytelna postać danych. Pierwszy z nich przestawia kwoty, jakie firma może zaoszczędzić w ciągu roku, kupując jeden wydajny komputer dla jednego pracownika. Wszystkie wartości obliczono na podstawie obu wariantów powyższej tabeli. Jak widać, w niektórych przypadkach roczne oszczędności są zdecydowanie większe, niż koszt komputera.

Wyniki bardzo dobrze ilustruje także wykres przedstawiający czas, który jest potrzebny, by zyski z posiadania nowego komputera zrównały się z kosztami jego zakupu. Uwzględnione są przy tym wszystkie wymienione wcześniej założenia co do zarobków poszczególnych pracowników oraz intensywności korzystania z komputera przez każdą z osób.

W przypadku profilu Sekretarka wynik jest zdecydowanie za słaby – maksymalny okres zwrotu, jaki wyszedł z obliczeń, to 42 miesiące, czyli 3,5 roku. Jeśli więc firma kupi nowy komputer, to inwestycja zwróci się po takim okresie, gdy trzeba będzie go znowu wymienić na nowy. Korzyści są więc zerowe, ale należy w tym miejscu przypomnieć o tym, że istnieją korzyści niemierzalne – np. lepsze samopoczucie pracownika, który wykorzystuje szybki komputer, a dodatkowo komfort pracy zapewnia mu monitor LCD.

Jeśli osoba o profilu Sekretarki zarabiałaby więcej (2500 zł), inwestycja w nowy komputer może zwrócić się nawet w niecałe dwa lata – dzieje się tak dlatego, że czas pracownika jest cenniejszy. Drugim parametrem, który ma znaczny wpływ na zwrot z dokonanej inwestycji jest intensywność korzystania z komputera – z obliczeń wynika, że jeśli pracownik o tym profilu nie spędza przy komputerze 30 proc. czasu pracy, lecz dwukrotnie więcej, zakup komputera za kilka tysięcy złotych zwróci się nawet w ciągu roku.

W przypadku dwóch pozostałych profili pracowników, czyli GrafikaHandlowca, uzyskane wyniki są znacznie lepsze. Osoby te więcej zarabiają, więcej korzystają z komputera w ciągu dnia pracy, ale też mogą liczyć na znaczny przyrost wydajności aplikacji na nowych komputerach. W takich sytuacjach inwestycja w komputer jest niezwykle opłacalna.

6.5. Obliczenie wskaźników ekonomicznych

Każda firma, angażując swoje środki finansowe w zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania, podejmuje pewne ryzyko, a jednocześnie traci możliwość wydania tych pieniędzy na inne, stuprocentowo bezpieczne inwestycje. Obliczanie korzyści z inwestycji w komputery powinno uwzględniać te czynniki, dlatego stworzono wskaźniki, które pozwalają uwzględnić koszt pieniądza oraz upływ czasu – to m.in. NPV oraz IRR, które omówiono w rozdziale 3.4. Teraz, dysponując wszelkimi niezbędnymi informacjami, można obliczyć te wartości.

W poniższej tabeli obliczono wartość netto inwestycji (NPV), przy założeniu dwóch parametrów. Jeden z nich to stopa dyskontowa, wynosi ona w tych przykładach 7 proc. lub 20 proc. Pierwsza wartość powinna być uwzględniana przez małe firmy, które mają niewielkie możliwości bezpiecznego oszczędzania – mogą na przykład kupić obligacje skarbowe przynoszące zysk 7 proc. w skali roku. Duże przedsiębiorstwa zazwyczaj mają więcej możliwości inwestowania pieniędzy, założono więc, że bezpieczne inwestycje mogą przynieść zysk nawet 20 proc. w skali roku. Oczywiście inwestycja, jaką jest zakup komputerów, jest zaplanowana na pewnie okres czasu – są to przeciętnie 3-4 lata, co również uwzględniono w tabeli.

Należy jeszcze krótko skomentować wyniki. Im wartość NPV jest większa, tym inwestycja jest bardziej opłacalna. Widać wyraźnie, że w większości przypadków uzyskane wskaźniki są dobre, jednak w przypadku Sekretarki mogą mieć wartość ujemną – wtedy zakup komputera oznacza po prostu stratę, lepiej wydać pieniądze na coś innego. Oczywiście dotyczy to osoby, która zarabia niewiele, niezbyt intensywnie korzysta z aplikacji nie wymagających dużej mocy obliczeniowej.

Drugi parametr ekonomiczny to wewnętrzna stopa zwrotu z inwestycji (IRR) – to stopa zwrotu kapitału, przy której NPV wynosi zero. IRR musi mieć wartość jak najwyższą, a absolutne minimum to stopa dyskontowa (np. 7 proc.) powiększona o 3-6 procent (na pokrycie ryzyka związanego z inwestycją). Jak wynika z obliczeń, w przypadku profilu Sekretarki wartość IRR jest bliska zeru, a nawet ujemna – zakup nowego komputera dla takiego pracownika jest nieopłacalny. W pozostałych przypadkach wskaźniki są bardzo dobre.

6.6. Inne aspekty przygotowanych prezentacji

Przygotowane prezentacje można również rozpatrywać pod kątem sprawności pracownika i szybkości wykonywanych przez niego działań. W fazie realizacji projektu przyjęto, że pracownik jest dość zaawansowany – pisze na klawiaturze z szybkością ponad 6 znaków na sekundę, zna rozkład funkcji w programach i potrafi z nich dość sprawnie korzystać. Nie posługuje się jednak skrótami klawiaturowymi, przez co niektóre funkcje uruchamia wolniej, niż jest to możliwe w rzeczywistości. Pozwala to odzwierciedlić sytuację najczęściej spotykaną, gdy mamy do czynienia z pracownikiem dobrze obeznanym ze swoimi zadaniami, korzystającym z dostępnych plików i funkcji w sposób niemal schematyczny.

Szybkość wykonywania zadań na obu komputerach można zmniejszyć przez wydłużenie czasu pomiędzy uderzeniami w klawisze oraz przez wolniejsze reagowanie na pojawiające się okna dialogowe. Taka funkcja jest wbudowana w niektóre z przygotowanych prezentacji, ale nie jest dostępna dla użytkownika. W analogiczny sposób można przyspieszyć wykonywanie zadań, choć podczas codziennego korzystania z komputera najlepszym sposobem zwiększenia efektywności pracy jest nie szybkie używanie klawiatury czy myszy, lecz wykorzystanie skrótów. Warto w tym miejscu dodać, że współczesne aplikacje zawierają wiele rozwiązań przyspieszających pracę, z których najlepiej skorzysta sprawny użytkownik. Oprócz skrótów klawiaturowych często wyposażone są w różnego rodzaju kreatory czy podpowiadacze, automatyzujące wprowadzanie danych. Przykładem tego może być podpowiadanie nazwy otwieranego dokumentu, co występuje w przypadku systemu Windows XP, zaś w Windows NT i 2000 nie było dostępne.

Możliwe jest obliczenie czasu, jaki użytkownik spędza na wprowadzaniu danych oraz czasu, w którym oczekuje na wykonanie zadania przez komputer. Ten pierwszy jest określany jako czas "martwy", wtedy procesor komputera jest nieobciążony. Czas "martwy" jest taki sam w przypadku prezentacji wykonywanych na obu komputerach (szczegóły w tabeli poniżej), co w praktyce oznacza tyle, że na obu komputerach pracuje tak samo sprawny użytkownik.

Przykładowo dla prezentacji 1, która trwa na starym komputerze 195 sekund, czas martwy wynosi około 87 sekund, a więc blisko 45 proc. całego cyklu. W przypadku komputera nowego, na którym zadanie jest realizowane szybciej, procentowy udział czasu martwego jest większy i stanowi prawie ponad 60 proc. To bardzo duże wartości – oznaczają one, że szybkość działania użytkownika ma w przypadku tej prezentacji ogromne znaczenie. Dobrze wyszkolony pracownik będzie mógł z pewnością lepiej posługiwać się oprogramowaniem, korzystając z wielu funkcji automatyzujących pracę.

W pozostałych prezentacjach czas martwy jest krótszy – można to zinterpretować w ten sposób, że efektywność pracownika zależy mniej od niego samego, a więcej od komputera, z którego korzysta. W skrajnym przypadku (zadanie numer 4) czas martwy to tylko 7 sekund, co oznacza, że pracownik bardzo dobrze wykorzystuje funkcje usprawniające pracę. Nic dziwnego – ta prezentacja wykorzystuje tzw. akcje (czyli przetwarzanie wsadowe) w programie Adobe Photoshop.

6.7. Wnioski

Dane zgromadzone w powyższych tabelach i na wykresach są dowodem na to, że wykorzystanie nowych komputerów i współczesnych aplikacji w miejsce starych rozwiązań niemal zawsze jest bardzo dobrą inwestycją. Takie wnioski nie są bezpośrednio widoczne w wynikach pomiarów, które pokazują niewielkie różnice pomiędzy czasem wykonywania poszczególnych zadań na dwóch różnych komputerach. Pozornie wydaje się, że oszczędność czasu rzędu kilkudziesięciu sekund na każdym zadaniu nie jest duża, jednak pomnożenie tego czasu przez liczbę zadań wykonywanych przez pracownika w ciągu dnia, następnie przez koszt godziny pracy danej osoby i liczbę dni roboczych w roku daje naprawdę spore kwoty.

Opłacalność inwestycji w nowe komputery można także wykazać za pomocą wskaźników stosowanych w ekonomii. Komputery starzeją się wyjątkowo szybko, okres ten wynosi 3-4 lata – w tym czasie technologie wykorzystywane do ich budowy wychodzą z użytku i są całkowicie zastępowane przez nowe. Dlatego wartość netto inwestycji można obliczać tylko na okres 3-4 lat, co jednak wystarcza, by w wielu przeanalizowanych scenariuszach wartość NPV wielokrotnie przekroczyła cenę komputera z oprogramowaniem, przekraczając nawet 50 tys. zł. Należy pamiętać, że jest to kwota tylko dla jednego komputera, a przy zakupie 20 komputerów przekroczy milion złotych! Doskonałe rezultaty daje sprawdzenie rentowności inwestycji na podstawie wewnętrznej stopy zwrotu – zadowalająca wartość to kilkanaście procent, tymczasem pomiary i obliczenia wykazały, że jest ona średnio na poziomie kilkudziesięciu proc.

Tylko w nielicznych przypadkach inwestycja w nowe komputery okazuje się mało opłacalna. W przyjętych scenariuszach dotyczy to użytkownika, który zarabia stosunkowo niewiele (jego czas nie jest zbyt cenny), poświęca niewiele czasu na pracę przy komputerze i wykorzystuje mało wymagające aplikacje. Jednak nawet w takim przypadku wymiana starych komputerów na nowe nie jest stratą pieniędzy, ponieważ inwestycja jest na granicy opłacalności.

Raport nie uwzględnia kilku innych aspektów, nawet takich, które można policzyć – przykładem jest możliwość sprzedaży starych komputerów, co zmniejsza koszty początkowe. Widoczne oszczędności pojawiają się także wtedy, gdy firma planuje wymianę komputerów dla pewnej grupy pracowników, ale właśnie z powodu lepszej wydajności sprzętu grupa ta może być mniej liczna, więc w rzeczywistości odpada koszt jednego lub kilku komputerów. Trzeba też pamiętać o tym, że nowe systemy i programy biurowe Microsoftu są stosunkowo stabilne, lepiej zabezpieczone przed atakami wirusów i robaków internetowych (systemy mają np. wbudowane zapory ogniowe i technologię ochrony pamięci operacyjnej przez skutkami ataków DoS), oferują także funkcje odzyskiwania danych w przypadku ewentualnego wystąpienia błędów. W efekcie liczba poważnych awarii jest mniejsza – da się to oszacować, a następnie na tej podstawie określić, jakie są oszczędności związane z zarządzaniem nowymi systemami.

Nie bez znaczenia jest fakt, że w większości przypadków nowe systemy są łatwiejsze w obsłudze, a tym samym podnoszą komfort pracy użytkownika. A pracownik bardziej zadowolony z warunków pracy jest nie tylko bardziej produktywny, ale także wykazuje się większą inicjatywą. Innymi istotnym elementem, którego wartość ciężko oszacować, jest możliwość lepszego centralnego zarządzania systemami Windows XP Professional. Ta cecha ma kolosalne zdarzenie przede wszystkim w średnich i dużych firmach, ale także w małych o rozproszonej strukturze.


7. Dodatek A: Konfiguracja oprogramowania na potrzeby testów i prezentacji

7.1. Windows Server 2003

Instalacja systemu

– uruchomienie komputera z płyty CD;

– utworzenie dwóch równych partycji (systemowa NTFS, druga FAT);

– kopiowanie plików instalacyjnych na partycję C;

– restart komputera;

– standardowe ustawienia w oknie Regional and Language Options;

– personalizacja produktu (Personalize Your Software): nazwa użytkownika, firma, klucz produktu;

– standardowe licencjonowanie per server;

– nadanie nazwy komputera dl140vm;

– ustawienie hasła administratora ***** i akceptacja komunikatu, że jest to słabe hasło;

– standardowe ustawienia daty i czasu: strefa czasowa właściwa dla aktualnej lokalizacji geograficznej;

– w oknie Networking Settings ustawienia Custom settings, właściwości protokołu TCP/IP: statyczny adres 10.10.2.129/255.255.0.0, odpowiednie adresy bramy internetowej i serwerów DNS;

– przynależność do domyślnej grupy roboczej workgroup;

– instalacja systemu i automatyczny restart komputera;

– instalacja niezbędnych sterowników urządzeń, właściwych dla danego rodzaju serwera (karta graficzna, sieciowa);

– aktywacja produktu;

– w oknie System Properties, zakładce Automatic Updates wyłączenie automatycznych aktualizacji;

– ręczna instalacja aktualizacji z witryny Windows Update (należy przy tym pamiętać, że poprawki, które pojawią się w przyszłości, mogą zmienić funkcjonalność lub poziom zabezpieczeń i tym samym uniemożliwić działanie prezentacji);

– uruchomienie konsoli Computer Management;

– dodanie kont użytkowników u1u2, z takim samym hasłem *****, wyłączenie opcji User must change password at next logon, zaznaczenie opcji Password never expires.

Role serwera

Kontroler domeny Active Directory:

Domain controller for a new domain;

Domain in a new forest;

– Pełna nazwa domeny: pclabdemo.local;

– Nazwa NetBIOS domeny: pclabdemo;

– domyślne foldery bazy danych i dziennika, oraz folder SYSVOL;

– instalacja serwera DNS, opcja Install and configure DNS Server on this computer;

– uprawnienia zgodne z systemami starszymi niż Windows 2000, opcja Permissions compatible with pre-Windows 2000 server operating systems;

– hasło trybu przywracania usług katalogowych (Restore Mode Password): *****;

– zakończenie pracy kreatorów AD i DNS, automatyczny restart systemu.

Serwer poczty (POP3, SMTP):

– nazwa domeny poczty: pclabdemo.local;

– dodanie skrzynek pocztowych dla użytkowników u1u2 w domenie pclabdemo.local, wyłączenie opcji Create associated user for his mailbox.

Serwer aplikacji:

– domyślne opcje instalacji;

– zmiana właściwości domyślnej witryny (Default Web Site), dodanie index.html do listy domyślnych stron zawartości plików (Enable default content page w zakładce Documents).

Serwer plików:

– domyślne opcje instalacji;

– utworzenie i udostępnienie katalogu c:\demo, nazwa udziału demo;

– użytkownicy u1u2 powinni mieć pełny dostęp (Full control) do udziału sieciowego demo oraz folderu c:\demo;

– ponownie uruchomienie kreatora, udostępnienie katalogu c:\inetpub, nazwa udziału inetpub;

– użytkownicy u1u2 powinni mieć pełny dostęp (Full control) do udziału sieciowego inetpub oraz folderu c:\inetpub.

Serwer druku:

– drukarki dostępne dla wszystkich systemów, również starszych wersji Windows (opcja All Windows clients);

– dodanie drukarki lokalnej za pomocą kreatora, druk do pliku (Print to File), sterownik HP LaserJet 5P/5MP Postscript;

– domyślna nazwa drukarki;

– ustawienie we właściwościach druku (Printing Preferences -> Advanced) formatu papieru (Paper Size) A4;

– udostępnienie drukarki pod nazwą LaserJet.

Przygotowanie danych na potrzeby prezentacji:

– uruchomienie z płyty CD skryptu \dl140vm\setup.bat, który wypełnia plikami folder c:\inetpub\wwwroot oraz foldery POP3 (c:\inetpub\mailroot\mailbox\pclabdemo.local\*.mbx), a także rekonfiguruje konta użytkowników;

– wyłączenie atrybutu Read-only dla folderu c:\demo i całej jego zawartości.

7.2. Windows NT 4.0 Workstation

Instalacja systemu

– uruchomienie systemu z płyty CD;

– utworzenie dwóch równych partycji (system NTFS, na drugiej FAT);

– instalacja systemu na partycji C;

– kopiowanie plików instalacyjnych na partycję C;

– restart komputera;

– instalacja standardowych składników systemu;

– nadanie nazwy komputera k1;

– ustawienie hasła administratora *****;

– rezygnacja z tworzenia awaryjnego dysku naprawczego;

– instalacja najczęściej używanych składników systemu;

– rezygnacja z instalacji sieci, ponieważ system nie zawiera sterownika dla karty sieciowej;

– ustawienie strefy czasowej właściwej dla lokalizacji;

– restart komputera;

– konfiguracja sieci (Network Setup Wizard);

– instalacja obsługi sieci (TCP/IP oraz NetBEUI), z obsługą DHCP;

– instalacja sterowników dla komputera Compaq Deskpro P650 z płyty CD;

– przynależność do domyślnej grupy roboczej workgroup;

– właściwości protokołu TCP/IP: ustawienia pobierane z serwera DHCP;

– restart komputera;

– instalacja PIIX IDE Bus Master Driver (Control Panel -> SCSI Adpters -> Drivers) według instrukcji z pliku README.TXT, restart komputera;

– instalacja Service Pack 6a, bez tworzenia kopii zapasowej plików;

– instalacja sterowników układu graficznego (typowe składniki), restart komputera;

– ustawienie rozdzielczości 1024×768, true color;

– instalacja sterowników układu dźwiękowego, restart komputera;

– włączenie komputera do domeny pclabdemo;

– utworzenie konta dla komputera k1 w domenie;

– restart systemu;

– instalacja drukarki sieciowej \\dl140vm\laserjet, druk do pliku, ustawienie formatu papieru A4.

Instalacja oprogramowania

Czynności instalacyjne przeprowadzane jako Administrator zalogowany do domeny PCLABDEMO.

Internet Explorer 6.0:

– instalacja produktu z pakietem poprawek Service Pack 1;

– instalacja typowych składników.

Microsoft Office 97 Professional:

– instalacja niestandardowa, ze składnikiem Microsoft Query, a także z wyłączeniem Office Assistant;

– instalacja Service Pack 2 (dostarczona wersja pakietu ma zintegrowany Service Pack 1).

Adobe Photoshop 5.5:

– domyślne ustawienia.

Norton AntiVirus 2001:

– wyłączenie okresowego skanowania dysków (Schedule weekly scans of local hard drives);

– całkowita rezygnacja z usługi LiveUpdate (Enable automatic LiveUpdate at Startup);

– wyłączenie LiveUpdate i skanowania antywirusowego po instalacji (Run LiveUpdate after installationScan for viruses after installation);

– po ponownym uruchomieniach systemu, w opcjach programu, w sekcji Other -> Alerts wyłączyć opcję Alert me on startup if my virus defnitons are out of date;

– należy umożliwić ręczną rekonfigurację klientów pocztowych: Options -> Email Protection -> Advanced, włączyć Enable Manual configuration;

– instalacja bazy sygnatur wirusów z dnia 13 kwietnia 2004 (z płyty CD);

– po kilku kolejnych uruchomieniach systemu może pojawi się okno Norton AntiVirus Alert – należy go zamknąć, zaznaczając pole Don’t notify me again.

Adobe Acrobat Reader 5.05:

– domyślne ustawienia.

Winamp 5.02:

– domyślne ustawienia;

– wyłączenie komunikacji z siecią (Not connected to the internet).

QuickZip 3.00:

– domyślne ustawienia;

– po instalacja należy sprawdzić, czy archiwa ZIP są skojarzone z programem.

Macro Express 3.5:

– domyślne ustawienia.

POPFile 0.21:

– pliki programu oraz dane w domyślnych katalogach;

– dla POP3 należy ustawić port 1110;

– usunięcie kontenerów work oraz personal.

Końcowe czynności konfiguracyjne

Zalogowanie do domeny PCLABDEMO jako użytkownik u1 (od tej pory wszystkie czynności wykonuje ten użytkownik).

Uruchomienie pliku z:\k1\setup.bat:

– skrypt wykonuje mapowanie \\dl140vm\inetpub jako Y;

– kopiuje bazę danych programu POPFile z katalogu z:\k1\inne\popfile.db do odpowiedniego podkatalogu w profilu użytkownika;

– kopiuje tapetę z:\k1\inne\pclab.bmp do katalogu systemu Windows;

– wprowadza zmiany w pliku hosts (dodaje informacje o www.pclab.pl);

– kopiuje plik z makrami z:\k1\inne\k1.mex do katalogu z profilem użytkownika;

– usuwa wszystkie pozycje z menu Start i dodaje do niego skróty do odpowiednich aplikacji (pobiera je z z:\k1\inne\*.lnk).

Macro Express:

– wyłączenie (na stałe) okienka Quick Start (Do not show this the next time Macro Express runs);

– edytor nie może pojawiać się po starcie Macro Express (wyłączenie Options -> Preferences -> Startup -> Start Editor on startup of Macro Express);

– wyłączenie ekranu powitalnego (Options -> Preferences -> Startup -> Show Splash Screen);

– zdefiniowane klawiszy skrótów: Abort Macro HotKey: Break, Pause Macro HotKey: Pause w ustawieniach Options -> Preferences -> Playback;

– wczytanie pliku z makrami (k1.mex) z katalogu domowego użytkownika (File -> Open Macro File);

– zamknięcie okna edytora.

Konfiguracja systemu:

– zamknięcie (na stałe) okna Welcome to Windows NT;

– poprawa jakości wyświetlania obrazu: Control panel -> Display -> Plus! -> Show icons using all possible colors;

– wyłączenie wygaszacza ekranu, ustawienie czarnego tła, zmiana tapety na PCLab;

– dodanie do konfiguracji drukarki HP LaserJet 5M/MP Postscript, ustawienie jako domyślnej, ustawienie domyślnego formatu papieru A4, druk do pliku;

– wyświetlanie plików w folderach: Windows NT Explorer -> View -> Options -> View, wyłączenie opcji Hide file extension for known file types.

Internet Explorer:

– uruchomienie programu (z menu);

– maksymalizacja okna;

– ustawienie pustej strony startowej (Tools -> Options -> Home page: about:blank);

– pasek narzędziowy i adresu w jednej linii (narzędzia z lewej, adres z prawej);

– na pasku narzędziowym małe ikony (Customize Toolbar -> Icon options: Small icons) i selektywny tekst po prawej stronie (Customize Toolbar -> Text options: Selective text on right);

– paski narzędziowe Norton Antivirus oraz Links wyłączone;

– zablokowanie pasków narzędziowych (Lock the Toolbars);

– zamknięcie programu.

Microsoft Access:

– uruchomienie programu (z menu);

– ustawienie dowolnych inicjałów;

– maksymalizacja okna;

– zostają domyślne ustawienia;

– zamknięcie programu.

Microsoft Excel:

– uruchomienie programu;

– maksymalizacja okna;

– zostają domyślne ustawienia;

– zamknięcie programu.

Microsoft Outlook:

– uruchomienie programu;

– maksymalizacja okna;

– dowolne skonfigurowanie Location Information;

– zamknięcie (na stałe) okna Welcome to Microsoft Outlook: Wyłączenie opcji Show these choices at startup;

– skonfigurowanie konta POP3/SMTP dla użytkownika u1, adres e-mail: u1@pclabdemo.local, serwer SMTP: dl140vm, serwer POP3: 127.0.0.1, nazwa konta logowania: pop3.norton.antivirus:u1@pclabdemo.local/dl140vm, hasło *****, port POP3: 1110, pozostałe dane użytkownika dowolne, pozostawianie kopii wiadomości na serwerze;

– wyłączenie automatycznego sprawdzania poczty (wyłączenie Tools -> Options -> Internet E-mail -> Check for new messages every X minutes);

– wyłączenie autoarchiwizacji folderów roboczych (wyłączenie Tools -> Options -> AutoArchive -> AutoArchive every X days);

– program musi otwierać się w skrzynce odbiorczej, zmiana opcji Tools -> Options -> Other -> Advanced Options -> Browse: Inbox;

– przy tworzeniu nowego folderu z kontaktami program nie powinien go dodawać do okna z ulubionymi folderami: należy przejść do kontaktów: Go -> Contacts, utworzyć folder o dowolnej nazwie File -> New -> Folder, w oknie dialogowym, które się pojawi, należy zaznaczyć Don’t prompt me about this again;

włączenie pola BCC: otworzyć okno nowej wiadomości, zmaksymalizować je, z menu View wybrać polecenie BCC field, zamknąć wiadomość;

– zamknięcie programu.

Microsoft PowerPoint:

– uruchomienie programu;

– maksymalizacja okna;

– utworzenie pustej prezentacji, polecenie Insert -> Picture -> From file, wybrać widok List; następnie można anulować wstawienie przyciskiem Cancel;

– wyłączenie ostatnio używanych dokumentów (wyłączenie opcji Tools -> Options -> General -> Recently used file list);

– zamknięcie programu.

Microsoft Word:

– uruchomienie programu;

– maksymalizacja okna;

– w pustym dokumencie wybrać polecenie Insert -> Picture -> From file, wybrać widok List; następnie można anulować wstawienie przyciskiem Cancel;

– wyłączenie sortowanie stron podczas drukowania (File -> Print -> Collate), potwierdzenie drukowania przyciskiem OK, następnie Cancel;

– zamknięcie programu.

Adobe Photoshop:

– uruchomienie programu;

– maksymalizacja okna;

– wyłączenie (na stałe) okienka powitalnego (Show this dialog at startup);

– optymalizacja kolorów: ustawienie wyświetlania grafiki na potrzeby stron WWW;

– ustawianie pliku wymiany Primary na dysku D: (File -> Preferences -> Plugins & Scratch Disk);

– ustawienie jednostek miary: piksele zamiast cali (File -> Preferences -> Units & Rulers -> Units: pixels);

– utworzenie nowego pliku – podczas jego tworzenia pliku należy upewnić się, czy szerokość i wysokość jest podana w pikselach oraz rozdzielczość w pikselach/cal;

– zapis wcześniej utworzonego pliku w formacie TIFF z kompresją LZW (do dowolnego katalogu) – program powinien zapamiętać te ustawienia;

– zmiana parametrów skalowania obrazu: Image -> Image Size -> Width, Height: pixels, Resolution: pixels/inch, należy upewnić się, czy jest włączona opcja Resample Image;

– konfiguracja magicznej różdżki do selekcji obrazów (Magic Wand Tool): tolerancja 48 pikseli, wyłączenie opcji ciągłości zaznaczanego obszaru (Contiguous);

– wybranie katalogu ze zdjęciami do obróbki przez akcję automatyzującą zadania (File -> Automate -> Batch -> Source: Folder, Choose: z:\k1\ps\pionowe; zaznaczenie opcji Override Action Open Commands, później można przerwać akcję (Esc);

– wyłączenie wszystkich palet;

– zamknięcie programu.

Adobe Acrobat Reader:

– uruchomienie programu, akceptacja licencji;

– maksymalizacja okna;

– wyłączenie informacji o dostępnych uaktualnieniach (Edit -> Preferences -> Update -> Check for Updates: Manually);

– domyślne powiększenie: cała strona (Edit -> Preferences -> Display -> Default zoom -> Fit In Window);

– zamknięcie programu.

Winamp:

– uruchomienie programu;

– wyłączenie (na stałe) okna Add Media to Library;

– zamknięcie okien Winamp Library, PlaylistEqualizer (pozostaje tylko główne okno programu);

– całkowite wyciszenie programu;

– ustawienie skórki klasycznej (Options -> Skins -> Winamp Classic);

– zapętlenie listy utworów (Toggle Repeat);

– należy sprawdzić czy program korzysta z DirectSound (Options -> Plug-ins -> Output -> DirectSound output);

– zamknięcie programu.

POPFile:

– uruchomienie programu (Run POPFile z menu Start);

– ustawienie domyślnego katalogu do przechowywania danych (w profilu użytkownika);

– ustawienie portu 1110 dla połączeń POP3;

– w interfejsie konfiguracyjnym, w sekcji Configuration ustawić Connection timeout: 120 s;

– zamknięcie okna przeglądarki.

7.3. Windows XP Professional

Instalacja systemu

– uruchomienie komputera z płyty CD;

– utworzenie dwóch równych partycji (systemowa NTFS, druga przeznaczona na kopię danych);

– instalacja systemu na partycji C;

– standardowe ustawienia w oknie Regional and Language Options;

– personalizacja produktu (Personalize Your Software): nazwa i firma użytkownika, klucz produktu;

– nadanie nazwy komputera k2;

– ustawienie hasła administratora *****;

– standardowe ustawienia daty i czasu: strefa czasowa właściwa dla aktualnej lokalizacji;

– zgoda na optymalizację wyświetlania obrazu;

– po pierwszym uruchomieniu stworzone w systemie tymczasowego konta użytkownika (tmp), by można było przejść do następnych kroków instalacyjnych;

– wylogowanie, zalogowanie jako Administrator (Ctrl+Alt+Del) i dalsza konfiguracja systemu;

– instalacja sterowników dla karty sieciowej, układu dźwiękowego, graficznego, USB i chipsetu/USB;

– ustawienie rozdzielczości 1024×768, true color, odświeżania właściwego dla danego typu monitora;

– konfiguracja protokołu TCP/IP (Control Panel -> Network and Internet Connections -> Network Connections -> Properties): ustawienia pobierane z serwera DHCP;

– wyłączenie aktualizacji automatycznych (My Computer -> Properties -> Automatic Updates);

– skasowanie konta tmp (My Computer -> Manage -> Local Users and Groups);

– instalacja pakietu poprawek Service Pack 1a bez tworzenia kopii zapasowej plików, restart systemu;

– zalogowanie jako Administrator, włączenie komputera do domeny PCLABDEMO za pomocą narzędzia Network Identification Wizard (My Computer -> Properties -> Computer Name -> Network ID): w oknie User Account and Domain Information podać u2, intel, PCLABDEMO; w oknie Computer Domain podać k2, DEMO; w oknie User Account potwierdzić u2, PCLABDEMO (Standard user); restart komputera

– zalogowanie jako Administrator do domeny PCLABDEMO;

– konfiguracja drukarki: sprawdzenie, czy została zainstalowana w systemie drukarka HP LaserJet 5 M/MP Postscript (\\dl140vm\laserjet) – jeśli nie, to instalacja ręczna, następnie ustawienie druku do pliku oraz formatu papieru A4.

Instalacja oprogramowania

Czynności instalacyjne przeprowadzane jako Administrator zalogowany do domeny PCLABDEMO.

Microsoft Office 2003 Professional:

– użytkownik u2, inicjały u2, firma hp;

– instalacja niestandardowa (Custom Install -> Chose advanced customization of applications);

– zaznaczenie opcji Microsoft Office Outlook -> Importers and Exporters -> Import from Other Formats -> ODBC: Run from My Computer;

– zaznaczenie opcji Office Tools -> Microsoft Query: Run from My Computer;

– instalacja bez sprawdzania uaktualnień oraz kasowania plików instalacyjnych;

– aktywacja Microsoft Office oraz Windows XP: jeśli przez Internet, to koniecznie jest tymczasowe ustawienie bramy internetowej, aktywacja produktów, po czym należy wyłączyć bramę.

Adobe Photoshop 8.0 (CS):

– domyślne ustawienia.

Norton AntiVirus 2004:

– rezygnacja z Pre-Install Scannera;

– rejestracja programu (pominięta – 15 dni trial);

– rezygnacja z usługi LiveUpdate (wyłączenie Run LiveUpdate);

– wyłączenie skanowania antywirusowego po instalacji (wyłączenie Scan for viruses);

– wyłączenie okresowego skanowania dysków (wyłączenie Schedule weekly scans…);

– pozostaje włączona możliwość skanowania plików skompresowanych (Enable Auto-Protect to scan inside of compressed files);

– po instalacji otworzyć interfejs programu, wyłączyć LiveUpdate (Options -> LiveUpdate, wyłączyć Enable automatic LiveUpdate);

– wyłączenie powiadomień o nieaktualnych sygnaturach (Options -> Miscellaneous, wyłączyć Alert me if my virus protection is out of date);

– zamknięcie okna programu, instalacja bazy sygnatur wirusów z dnia 13 kwietnia 2004 (z płyty CD).

Adobe Reader 6.0:

– domyślne ustawienia.

Winamp 5.02:

– domyślne ustawienia;

– wyłączenie komunikacji z siecią (Not connected to the internet).

Macro Express 3.5:

– domyślne ustawienia.

POPFile 0.21:

– pliki programu oraz dane w domyślnych katalogach;

– dla POP3 należy ustawić port 1110;

– usunięcie kontenerów work oraz personal.

Końcowe czynności konfiguracyjne

Wylogowanie Administratora, zalogowanie użytkownika u2 do domeny PCLABDEMO, od tej pory wszystkie czynności wykonuje u2.

Uruchomienie pliku z:\k2\setup.bat:

– skrypt wykonuje mapowanie \\dl140vm\inetpub jako Y;

– kopiuje bazę danych programu POPFile z katalogu z:\k2\inne\popfile.db do odpowiedniego podkatalogu w profilu użytkownika;

– kopiuje tapetę z:\k2\inne\pclab.bmp do katalogu systemu Windows;

– wprowadza zmiany w pliku hosts (dodaje informacje o www.pclab.pl);

– kopiuje plik z makrami z:\k2\inne\k2.mex do katalogu z profilem użytkownika;

– usuwa wszystkie pozycje z menu Start i dodaje do niego skróty d odpowiednich aplikacji (pobiera je z z:\k2\inne\*.lnk).

Macro Express:

– wyłączenie (na stałe) okienka Quick Start (Do not show this the next time Macro Express runs);

– edytor nie może pojawiać się po starcie Macro Express (wyłączenie Options -> Preferences -> Startup -> Start Editor on startup of Macro Express);

– wyłączenie ekranu powitalnego (Options -> Preferences -> Startup -> Show Splash Screen);

– zdefiniowane klawiszy skrótów (Options -> Preferences -> Playback: Abort Macro HotKey: Break, Pause Macro HotKey: Pause);

– wczytanie pliku z makrami (k2.mex) z katalogu domowego użytkownika u2 (File -> Open Macro File);

– zamknięcie okna edytora.

Konfiguracja systemu:

– uruchomienie i wyłączenie (na stałe) programu Welcome to the Windows XP Tour (gdy pojawi się dymek z przypomnieniem);

– szybka optymalizacja wydajności systemu (My Computer -> Properties -> Advanced -> Performance -> Settings -> Visual Effects -> Adjust for best performance);

– ustawienie klasycznego menu startowego (Control Panel -> Taskbar and Start Menu -> Start Menu -> Classic Start menu);

– włączenie klawisza NumLock;

– uruchomienie programu Messenger, konfiguracja programu (Tools -> Options), wyłączanie wszystkich opcji na karcie Preferences;

– wyłączenie skrótów klawiaturowych sterownika karty graficznej (Control Panel -> Intel Extreme Graphics 2 -> HotKeys, wyłączenie opcji Enable Hot Keys);

– wyłączenie wygaszacza ekranu, ustawienie czarnego tła, zmiana tapety na PCLab;

– dodanie do konfiguracji drukarki HP LaserJet 5M/MP Postscript, ustawienie jako domyślnej, ustawienie domyślnego formatu papieru A4, druk do pliku;

– wyświetlanie plików w folderach: Windows Explorer -> Tools -> Folder Options -> View, wyłączenie Hide protected operating system files; wyłączenie Hide extensions for known file types; włączenie Show hidden files and folders; włączenie Launch folder windows in a separate process;

– włączenie widoków listy: Windows Explorer -> View -> List, następnie w oknie Folder Options -> View zatwierdzić dla wszystkich folderów (Apply to All Folders);

– sprawdzenie w pliku C:\Windows\System32\drivers\etc\hosts, czy adres www.pclab.pl odpowiada adresowi IP serwera dl140vm;

– można całkiem wyłączyć dźwięki, by nie przeszkadzały w prezentacjach.

Internet Explorer:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– ustawienie pustej strony startowej (Tools -> Options -> Home page: about:blank);

– pasek narzędziowy i adresu w jednej linii (narzędzia z lewej, adres z prawej);

– na pasku narzędziowym małe ikony (Customize Toolbar -> Icon options: Small icons) i selektywny tekst po prawej stronie (Customize Toolbar -> Text options: Selective text on right);

– paski narzędziowe Norton Antivirus oraz Links wyłączone;

– zablokowanie pasków narzędziowych (Lock the Toolbars);

– zamknięcie programu.

Microsoft Access:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– ustawienie dowolnych inicjałów;

– maksymalizacja okna;

– włączenie pełnego menu (Tools -> Customize -> Always show full menu);

– ustawienie zabezpieczeń makr na poziomie niskim, żeby pliki otwierały się bez pytania (Tools -> Macro -> Security -> Low);

– zamknięcie programu.

Microsoft Excel:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– zostają domyślne ustawienia;

– zamknięcie programu.

Microsoft Outlook:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– skonfigurowanie konta POP3/SMTP dla użytkownika u2, adres e-mail: u2@pclabdemo.local, serwer SMTP: dl140vm, serwer POP3: 127.0.0.1, nazwa konta logowania: dl140vm:u2@pclabdemo.local, hasło *****;

– opcje zaawansowane (More Settings -> Advanced), port POP3: 1110, pozostawianie kopii wiadomości na serwerze (Leave a copy of messages on the server);

– wyłączenie autoarchiwizacji folderów roboczych (Tools -> Options -> Other -> AutoArchive, wyłączenie opcji Run AutoArchive every X days);

– wyłączenie wbudowanego filtru antyspamowego (Tools -> Options -> Junk E-mail -> No Automatic Filtering);

– sprawdzić, czy Outlook będzie otwierać się w folderze Inbox (Tools -> Options -> Other -> Advanced Options -> Browse: Inbox);

– sprawdzić, czy folder Contacts jest traktowany jako lista adresowa (należy przełączyć się na widok kontaktów, we właściwościach Contacts, w zakładce Outlook Address Book zaznaczyć opcję Show this folder as an e-mail Address Book);

– włączenie pola BCC: otworzyć okno nowej wiadomości, zmaksymalizować je (jeśli nie jest na pełnym ekranie), rozwinąć menu obok przycisku Options i zaznaczyć Bcc, zamknąć okno nowej wiadomości;

– zamknięcie programu.

Microsoft PowerPoint:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– wybrać polecenie Insert -> Picture -> From file, w oknie Insert Picture wybrać widok List; następnie można anulować wstawienie przyciskiem Cancel;

– wyłączenie listy ostatnio używanych dokumentów (Tools -> Options -> General -> Recently used file list);

– wyłączenie paska zadań (wyłączenie opcji Tools -> Options -> View -> Slide Layout task pane when inserting new slides);

– zamknięcie programu.

Microsoft Word:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– w pustym dokumencie wybrać polecenie Insert -> Picture -> From file, wybrać widok List; następnie można anulować wstawienie przyciskiem Cancel;

– wyłączenie sortowania stron podczas drukowania (File -> Print -> Collate), potwierdzenie drukowania przyciskiem OK, następnie Cancel;

– zamknięcie programu.

Adobe Photoshop:

– uruchomienie programu (z menu głównego);

– rezygnacja z rejestracji programu;

– optymalizacja kolorów: ustawienie wyświetlania grafiki na potrzeby WWW (Color Settings -> Web Graphics Defaults);

– wyłączenie (na stałe) okienka powitalnego Welcome Screen (Show this dialog at startup);

– jeśli partycja D jest sformatowana, ustawianie na niej pliku wymiany (Edit -> Preferences -> Plug-Ins & Scratch Disks);

– ustawienie jednostek miary: piksele zamiast cali (Edit -> Preferences -> Units & Rulers -> Rulers: pixels);

– utworzenie nowego pliku – podczas jego tworzenia pliku należy upewnić się, czy szerokość i wysokość jest podana w pikselach oraz rozdzielczość w pikselach/cal;

– zapis wcześniej utworzonego pliku w formacie TIFF z kompresją LZW (do dowolnego katalogu) – program powinien zapamiętać te ustawienia;

– zmiana parametrów skalowania obrazu: Image -> Image Size -> Width, Height: pixels, Resolution: pixels/inch, należy upewnić się, czy jest włączona opcja Resample Image;

– konfiguracja magicznej różdżki do selekcji obrazów (Magic Wand Tool): wybrać to narzędzie, ustawić tolerancję 48 pikseli, powinna być wyłączona opcja ciągłości zaznaczanego obszaru (Contiguous);

– wybranie katalogu ze zdjęciami do obróbki przez akcję automatyzującą zadania (File -> Automate -> Batch -> Source: Folder, Choose: z:\k2\ps\pionowe; zaznaczenie opcji Override Action Open Commands, później można przerwać akcję (Esc);

– wyłączenie wszystkich palet;

– zamknięcie pliku i programu.

Adobe Reader:

– uruchomienie programu (z menu głównego), akceptacja licencji;

– wyłączenie informacji o dostępnych uaktualnieniach (Edit -> Preferences -> Startup -> Show messages and automatically update);

– domyślne powiększenie: cała strona (Edit -> Preferences -> Page Display -> Default zoom -> Fit Page);

– zamknięcie programu.

Winamp:

– uruchomienie programu (za pomocą Winamp Agenta);

– wyłączenie (na stałe) okna Add Media to Library;

– zamknięcie okien Winamp Library, PlaylistEqualizer (pozostaje tylko główne okno programu);

– całkowite wyciszenie programu;

– ustawienie skórki klasycznej (Options -> Skins -> Winamp Classic);

– zapętlenie listy utworów (Toggle Repeat);

– zamknięcie programu.

POPFile:

– uruchomienie programu (Run POPFile z menu Start);

– ustawienie domyślnego katalogu dla danych (w profilu użytkownika);

– ustawienie portu 1110 dla połączeń POP3;

– po instalacji programu, w interfejsie konfiguracyjnym, w sekcji Configuration ustawienie Connection timeout: 120 s;

– zamknięcie okna przeglądarki.

Wylogowanie i ponowne zalogowanie użytkownika u2 – po tej czynności prezentacje będą gotowe do uruchamiania.

8. Dodatek B: Uwagi dla osób uruchamiających prezentacje

Przygotowane środowisko pracy nie jest środowiskiem produkcyjnym – nie ma instalowanych aktualizacji, zawiera luki w bezpieczeństwie, dlatego też nie jest skonfigurowane do używania w Internecie. Najlepiej byłoby, gdyby systemy były skonfigurowane bez domyślnej bramy sieciowej: nie tylko ze względów bezpieczeństwa, ale jest to także zabezpieczenie przed pobraniem dodatkowych składników oprogramowania lub uaktualnień, co mogłoby spowodować niewłaściwe działanie prezentacji.

W systemach demonstracyjnych nie można instalować żadnego oprogramowania ponad to, co zostało określone w raporcie. Szczególnie aktualizacja oprogramowania mogłaby spowodować zmianę nazw okien dialogowych lub skrótów klawiszowych, a tym samym – nieprawidłowe działanie makr programu Macro Express.

W czasie trwania prezentacji nie należy ruszać myszą – pozycja i kształt kursora myszy są wykorzystywane w wielu momentach działania makr. Z tego samego powodu rozdzielczość wyświetlanego obrazu nie powinna być inna niż 1024×768, w przeciwnym wypadku kursor myszy nie będzie trafiał w odpowiedni punkt ekranu. Nie należy także używać klawiatury, z wyjątkiem kombinacji klawiszy Ctrl+Break służących do przerwania makra.

Wszystkie programy uruchamiane przy pomocy menu Start (Access, Excel, Internet, Outlook, Photoshop, PowerPoint, Reader, Word) powinny uruchamiać się na pełnym ekranie, dotyczy to także okna nowej wiadomości w Outlooku. W razie problemów z prezentacjami należy ręcznie uruchomić wszystkie wykorzystywane aplikacje i sprawdzić, czy pracują na pełnym ekranie. Można także sprawdzić, czy na obu komputerach są odpowiednio zamapowane dyski Z: (\\dl140vm\demo) oraz Y: (\\dl140vm\inetpub), a w pliku c:\windows\system32\drivers\etc\hosts jest odpowiedni adres dla www.pclab.pl (powinien on odpowiadać adresowi serwera wykorzystywanego do prezentacji).

Zawartość katalogu c:\demo na serwerze jest kopiowana z płyty CD, w związku z tym wszystkie pliki mają atrybut Read-only. Jest to sytuacja niedopuszczalna, ponieważ pliki te muszą być dostępne podczas prezentacji także do zapisu. W razie problemów należy sprawdzić, czy cała zawartość tego katalogu ma odpowiednie atrybuty. Prawo do odczytu i zapisu plików powinni mieć użytkownicy u1u2.