Przepisy „work-life balance” to nawet 7 dni dodatkowego urlopu w ciągu roku!

Z ponad półrocznym opóźnieniem, 26 kwietnia 2023 roku, w życie wejdą przepisy Kodeksu Pracy wdrażające tzw. dyrektywę work-life balance. Nowe zasady oznaczają m.in., że pracownicy otrzymają nawet 7 dodatkowych dni urolpu, wydłużony zostanie urlop rodzicielski, pojawi się też wiele innych przepisów korzystnych dla pracownika. Nowe zmiany komentuje Anna Janicka, radca prawny polskiego ClickMeeting.

Celem dyrektywy „work-life balance” jest przeciwdziałanie ograniczaniu aktywności zawodowej kobiet oraz nierówności między kobietami i mężczyznami w zakresie godzenia życia zawodowego z prywatnym. Jak tłumaczy Anna Janicka, dzięki nowym przepisom pracownicy uzyskają nawet 7 dni dodatkowego urlopu w ciągu roku.

Przy nowych zasadach będzie trzeba zapewnić pracownikom możliwość wybierania nowego rodzaju urlopów, tj. urlopu opiekuńczego w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym oraz urlopu z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. W tym celu należy zaktualizować istniejące procedury w zakresie udzielania urlopów oraz przygotować odpowiednie wzory wniosków. Ustawodawca zezwolił na składanie takich wniosków również w formie elektronicznej, co będzie znacznym ułatwieniem dla pracodawców i pracowników – wyjaśnia Anna Janicka.

Wydłużenie urlopu rodzicielskiego

Uchwalone przepisy nie są rewolucyjne w kontekście zachowania „work-life balance” na co dzień. Nie zmieniają one w sposób istotny zasad codziennej pracy większości pracowników. Przepisy koncentrują się przede wszystkim na ułatwieniu pracownikom sprawowania funkcji opiekuńczych w nagłych sytuacjach życiowych. Na zmianach z pewnością jednak zyskają świeżo upieczeni rodzice. Ucieszyć ich może znaczne wydłużenie urlopu rodzicielskiego oraz liczne nowe uprawnienia jak m.in. zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych bez ich zgody lub możliwość wnioskowania o elastyczną pracę aż do ukończenia przez wychowywane dziecko 8. roku życia– mówi Janicka.

Znacząco zwiększono również długość urlopu rodzicielskiego. Rodzice, będą mieli prawo do przerwy w wymiarze do: 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie i 43 tygodnie – w przypadkach porodu mnogiego. Urlop ten w nowym wymiarze nadal będzie przysługiwał łącznie obojgu pracownikom-rodzicom dziecka, ale każdemu z nich będzie przysługiwało wyłączne prawo do 9 tygodni wolnego, a prawa tego nie będzie można przenieść na drugiego rodzica. Ojciec nie będzie mógł tak, jak dotychczas, zrzec się swojego urlopu na rzecz matki dziecka. W założeniach ma to przyczynić się to do zrównania pozycji kobiet i mężczyzn na rynku pracy.

Znowelizowany Kodeks Pracy przewiduje także bez wyjątków, obowiązkowe dłuższe przerwy dla pracowników: jeśli pracownik świadczy pracę powyżej 9 godzin, zyskuje dodatkowe 15 minut przerwy, a jeśli pracuje powyżej 16 godzin, ma wtedy prawo do kolejnej 15-minutowej przerwy. Chodzi tutaj o czas pracy wynikający z normalnego rozkładu czasu pracy, jak i z nadgodzin. W tym zakresie warto zaktualizować postanowienia Regulaminu pracy lub Układu zbiorowego pracy – komentuje Janicka.

Work-life balance zabezpieczy pracownika

Z punktu widzenia pracowników korzystnym uregulowaniem w dyrektywie work-life balance jest również wyraźne wskazanie w Kodeksie Pracy, iż pracodawca nie może mu zakazać jednoczesnego świadczenia pracy na rzecz innego podmiotu na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło czy zlecenia. Pozwoli to pracownikom na podejmowanie pracy w kilku miejscach jednocześnie.

Jak podkreśla Anna Janicka, może to być jednak kłopotliwe dla pracodawców, szczególnie w dobie pracy zdalnej. Powyższa zasada nie będzie miała w pełni zastosowania tylko wtedy, gdy pracodawca zawrze ze swoim pracownikiem umowę o zakazie konkurencji (NCC) w trakcie trwania stosunku pracy. Pamiętajmy jednak, że w takim wypadku pracodawca nie może zabronić pracownikowi wykonywania wszelkiej dodatkowej pracy. Wolno mu zakazać tylko aktywności konkurencyjnej. Nie należy też zapominać, że świadczenie przez pracownika pracy na rzecz innych podmiotów nie zwalnia go z obowiązku pozostawania do dyspozycji pracodawcy przez cały czas określony w UOP, a także z obowiązku wykonywania poleceń pracodawcy.

Dodatkowo nowym obowiązkiem pracodawcy będzie konieczność informowania wszystkich pracowników o możliwościach awansu oraz o wolnych stanowiskach pracy. W tym jednak zakresie ustawodawca nie narzuca pracodawcom konkretnej formy, w jakiej ma to następować, a wskazał, że informowanie może następować w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nowością jest także to, że pracownicy zatrudnieni co najmniej 6 miesięcy (z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na okres próbny) będą mogli raz w roku wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia.

Wniosek może dotyczyć na przykład zmiany rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca nie musi tego wniosku uwzględniać, choć w miarę możliwości powinien, ale musi na niego odpowiedzieć, a jeżeli go nie uwzględnia – musi to uzasadnić – dodaje Anna Janicka.

Dużą zmianą jest również konieczność uzasadniania wypowiedzeń umów na czas określony. Ustawodawca zrównał tym samym sytuację pracowników zatrudnionych na czas określony i nieokreślony. W związku z tym pracodawcy powinni zmienić dotychczasowy sposób wypowiadania umów na czas określony i pamiętać o tym, by w wypowiedzeniach składanych od 26 kwietnia 2023 roku podać przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umów. Zmiany związane z work-life balance nie dotyczą jednak zasad wypowiadania umów na czas próbny.

Ustawodawca przewidział bardzo krótki czas na wdrożenie nowych przepisów, gdyż tylko 21 dni od ogłoszenia nowelizacji w Dzienniku Ustaw. Pewnym jednak pocieszeniem dla pracodawców jest fakt, że wdrożenie nowych regulacji w zakładzie pracy nie wymaga przeprowadzenia konsultacji z reprezentacją pracowników, czy też związkiem zawodowym, które to konsultacje mogą wydłużać proces wdrożenia, jak miało to miejsce przy wprowadzaniu pracy zdalnej – mówi Anna Janicka.

Od czego zacząć przygotowania?

Rozwiązania „work-life balance”, które odpowiadałoby aktualnym potrzebom pracowników, to nadal sfera benefitów i regulacji wprowadzanych przez pracodawców według ich uznania. Przykładowo w ClickMeeting w odniesieniu do większości zespołów stosowany jest ruchomy czas pracy, który umożliwia pracownikom rozpoczynanie pracy w przedziale czasowym, który obejmuje aż 3 godziny. Dzięki temu pracownicy mogą rozpoczynać pracę o dogodnej dla siebie porze w danym dniu, co ułatwia godzenie pracy z życiem osobistym. Ponadto ClickMeeting jako pracodawca bezproblemowo udziela pracownikom przerw w celu załatwienia spraw osobistych, która to przerwa od dawna już funkcjonuje w ramach Kodeksu Pracy. Przerwa ta jest bezpłatna, ale może być przez pracownika odpracowana bez generowania nadgodzin. Stosowanie obu wspomnianych instytucji nie jest jednak nadal obowiązkowe dla pracodawców – podsumowuje Janicka.

Specjalistka podkreśla, że aby przygotować się do zmian związanych z wprowadzeniem dyrektywy work-life balance, należy zacząć od audytu stosowanych w organizacji dokumentów, takich jak m.in. umowa o pracę i upewnić się, że zawierają one wszystkie wymagane prawem elementy. Zgodnie z nowymi przepisami UOP musi wskazywać nie tylko miejsce jej wykonywania, ale również siedzibę pracodawcy lub jego miejsce zamieszkania, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność (dotyczy to też spółek cywilnych).

Źródło: ClickMeeting