Cyfryzacja KRS – od lipca tylko elektroniczne wpisy

Cyfryzacja KRS postępuje, dlatego przedsiębiorcy muszą szykować się na małą rewolucję. Od lipca wpisy do KRS będą przyjmowane niemal tylko w formie online. Dzięki temu postępowanie powinno znacznie przyspieszyć, a dodatkowo zminimalizowana będzie możliwość popełnienia błędu.

Nowelizacja przepisów – cyfryzacja KRS

Nowelizacja przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przekładana była już kilka razy. Ostatecznie termin wyznaczono na 1 marca 2021 roku. Urzędnicy tłumaczyli się jednak problemami związanymi z epidemią COVID-19 i zmiany wejdą w życie dopiero od 1 lipca 2021 roku. Opóźnienie wejścia w życie tej nowelizacji sprawiło, że przedsiębiorcy musieli również dłużej czekać na możliwość zakładania Prostej Spółki Akcyjnej, bo przepisy są powiązane.

„Najważniejszą zmianą w przepisach, która dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców, jest wprowadzenie obligatoryjnego elektronicznego postępowanie rejestrowego (KRS). Natomiast dobrowolnie z tego rozwiązania będą mogły skorzystać stowarzyszenia, organizacje społeczne, fundacje czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Ministerstwo Sprawiedliwości szacuje, że od lipca około 85 proc. wpisów do KRS będzie dokonywanych przez internet.” – tłumaczy Maciej Oniszczuk z kancelarii Oniszczuk & Associates, która zajmuje się m.in. obsługą spółek handlowych czy doradztwem podatkowym.

Mniej błędów mimo przyspieszenia

Cyfryzacja KRS jest kolejnym krokiem w cyfryzacji biurokratycznego życia przedsiębiorcy. Wszystko to zaraz po wprowadzeniu konieczności składania sprawozdań finansowych online czy zakładaniu w ten sposób spółek.

„Trudno nie zgodzić się z opinią Ministerstwa Sprawiedliwości, które przekonuje, że elektroniczny KRS usprawni postępowanie. Przedsiębiorca nie będzie musiał wypełniać dziesiątek pól w formularzach, które teraz będą uzupełniane automatycznie, niepotrzebne będzie też drukowanie dokumentów. Sądy też nie będą już musiały przepisywać danych z jednego pisma do drugiego, wydawać papierowych orzeczeń i wysyłać ich w tradycyjny sposób.” – przekonuje Oniszczuk.

Zamiast tego, decyzje dotyczące rejestru przedsiębiorców będą wydawane przez sądy w postaci dokumentów elektronicznych. Będą one podpisane w sposób kwalifikowany oraz doręczane na konta użytkownika w Portalu Rejestrów Sądowych. Przedsiębiorca w każdej chwili będzie mógł sprawdzić, czy decyzja już zapadła i zapisać się do newslettera. Powiadomi on o tym, że na portalu czeka na niego nowa wiadomość.

Cyfryzacja KRS ma też pomóc w wypełnieniu dokumentów. Gdy przedsiębiorca wybierze przedmiot wniosku, oprogramowanie określi, które dane będą niezbędne i wnioskodawca będzie o tym informowany. System będzie też pomagał przedsiębiorcy wypełnić poszczególne pola.

Nie będzie możliwości przesłanie wniosku bez podania wszystkich koniecznych informacji. Postępowanie przyspieszy też, gdyż sądy nie będą odsyłać wniosków przez brak uiszczenia należnej opłaty.

„Płatność trzeba będzie bowiem przeprowadzić od razu poprzez bankowość internetową. Bez tego wnioskodawca nie będzie mógł skutecznie złożyć wniosku do odpowiedniego sądu rejestrowego.” – dodaje ekspert z kanclelarii Oniszczuk & Associates.

Trzeba zwracać uwagę na tajemnicę przedsiębiorstwa

Do elektronicznego wpisu do KRS wnioskodawca będzie mógł wprowadzać załączniki, które zostaną ujawnione. Dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę czy nie dodaje się więcej informacji, niż jest to potrzebne. Można przez przypadek lub gapiostwo wraz z wymaganym dokumentem w ramach wpisu dołączyć coś, co np. jest tajemnicą przedsiębiorstwa.

Trzeba też pamiętać o tym, że aby złożyć wniosek do KRS, trzeba dysponować podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym na platformie ePUAP. Drugi sposób autoryzowania dokumentów nie powinien stanowić większej trudności. Profil zaufany można założyć m.in. poprzez system bankowości internetowej w niemal każdym polskim banku, a zdobycie go trwa nie dłużej niż kilka minut.

Portal KRS będzie dostępny jedynie w języku polskim, co może być utrudnieniem dla przedsiębiorców zagranicznych.

Papier nadal będzie honorowany

Papierowe dokumenty nie zostaną całkowicie wykluczone. Nowelizacja zakłada wydawanie dokumentów, odpisów czy kopii również w tradycyjny, analogowy sposób.

Przedsiębiorca będzie mógł wybrać sposób, w jaki będzie chciał otrzymać pismo. Jeśli w sposób elektroniczny to będzie ono dostępne za pomocą systemu. Jeśli jednak zdecyduje się na papierową wersję, to najpierw będzie musizał sporządzić elektroniczny wniosek, opłacić go i dopiero udać się do sądu po dokument.W siedzibie sądu nie będzie można otrzymać odpisu czy kopii w wersji elektronicznej na nośniku (np. na pendrive), a tylko i wyłącznie w formie papierowej.

Źródło: Oniszczuk, KRS