Cyfrowa transformacja biznesu w roku 2020 – podsumowanie

Cyfrowa transformacja biznesu dokonuje się na naszych oczach. Pandemia znacznie przyspieszyła przechodzenie do chmury i wdrażanie nowych technologii.

Aż 73 proc. pracowników twierdzi, że dzięki implementacji i odpowiedniemu wykorzystaniu rozwiązań IT ich firmy przetrwały kryzys spowodowany pandemią COVID-19. Jak na nowe realia zareagował polski biznes i czego możemy spodziewać się w 2021 roku?

Przewaga dzięki IT

Wiele firm z pewnością będzie wspominało rok 2020 jako niezwykle trudny. Pandemia COVID-19 zmusiła wszystkich do zmiany spojrzenia na świat i podjęcia różnych decyzji. Poza globalną recesją i zapaścią ekonomiczną, jednym z największych wyzwań dla biznesu w 2020 roku był przymusowy lockdown.

Z dnia na dzień wiele firm musiało zamknąć swoje fizyczne oddziały i oddelegować pracowników do pracy zdalnej. Wiele z nich nie było odpowiednio przygotowanych na taką sytuację.

„Największym wyzwaniem dla firm spowodowanym lockdownem było zapewnienie pracownikom odpowiedniego zaplecza informatycznego i zdalnego dostępu do dokumentów. Badania potwierdzają, że co trzecia polska firma nie dysponowała odpowiednimi zasobami sprzętowymi. Nnatomiast 8 proc. z nich nie stworzyło procedur pracy zdalnej, a także nie posiadało bezpiecznego łącza VPN dla pracowników przebywających poza firmą. Jednak aż 67 proc. firm zdecydowało się ich oddelegować do pracy zdalnej. Oczywiście było to decyzją mającą na celu ochronę zdrowia. Stworzyło to jednak wiele problemów w bieżącym funkcjonowaniu biznesu. Outsourcing oraz digitalizacja dokumentów pociągnęła za sobą konieczność digitalizacji całych procesów. Chodzi chociażby o zarządzanie obiegiem umów, faktur, dokumentów pracowniczych, korespondencji itd. To z kolei oznaczało konieczność implementacji platform workflow do zarządzania zdigitalizowanymi procesami.” – powiedziała Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska.

Niektóre firmy mniej boleśnie odczuły konieczność wysłania pracowników do pracy zdalnej. Wynikało to z faktu, iż znaczna część ich pracy realizowana już była przy wykorzystaniu rozwiązań cyfrowych. Najszybciej i najchętniej taki model pracy wprowadziły przedsiębiorstwa z branży nieruchomości (92 proc.). Kolejne to IT (86 proc.), usług dla biznesu (84 proc.) oraz SSC/BPO (80 proc.).

Dowodami na to, że szeroko rozumiana cyfrowa transformacja biznesu jest dla biznesu niezwykle ważna, są oferty pracy. W porównaniu do 2019 o 63 proc. wzrosła liczba rekrutacji na stanowisko specjalistów ds. ochrony danych osobowych.

Szybka adaptacja to klucz do sukcesu

Według badań Atman, 33 proc. firm biorących udział w ankiecie stwierdziło, że są dobrze przygotowane na kryzys pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym. 66 proc. z nich oceniło, że ich organizacje dość sprawnie poradziły sobie z początkowymi problemami.

Najczęściej wskazywanymi przyczynami kłopotów były niedostatek narzędzi do pracy zdalnej i niewystarczająca przepustowość Internetu. Firmy jednak szybko przystosowały się do działania w warunkach pandemii. 32 proc. firm zaczęło wykorzystywać platformy cyfrowe, 18 proc. zdecydowało się na inwestycję w infrastrukturę IT.

Cyfryzacja branży HR

W 2020 roku największą i najbardziej dynamiczną zmianę przeszły działy i firmy zajmujące się HR. 94 proc. pracowników potwierdziło, że rola działów HR była kluczowa w zarządzaniu kryzysowym.

Wyniki badań przeprowadzonych w związku z pandemią COVID-19 wykazały, że niezwykle widocznym trendem była cyfryzacja (wskazana przez 70 proc. ankietowanych) oraz automatyzacja (72 proc.). Transformacja cyfrowa zdjęła z działów personalnych ciężar zadań administracyjnych i przyspieszyła szereg procesów, w tym m.in. rekrutację na nowe stanowiska.

„Branża HR została postawiona przed trudnym wyzwaniem. Konieczność zdalnego zarządzania zasobami ludzkimi wymusiła implementację szeregu rozwiązań informatycznych. W tym kontekście szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. e-teczkę personalną. Na to rozwiązanie decyduje się coraz większy odsetek naszych klientów. Dzięki niej działy kadrowe mają stały dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Jak pokazują dane, 50 proc. HR-owców korzysta z dedykowanego systemu ATS. Jest to oprogramowanie do zarządzania procesami rekrutacyjnymi. 28 proc. korzysta z modułów oprogramowania klasy ERP, a 37 proc. z zewnętrznych narzędzi wspierających wybrany proces HR. Co więcej, aż 72 proc. pracodawców przewiduje, że działania związane z pozyskiwaniem talentów w najbliższej dekadzie, zostaną całkowicie zautomatyzowane.” – skomentowała Sylwia Pyśkiewicz.

E-pieczęć, e-podpis – nowe realia cyfrowej transformacji

W porównaniu do 2019 roku o 17 proc. wzrosła liczba certyfikatów kwalifikowanych, co potwierdza coraz większą popularność tzw. e-pieczęci i mechanizmów identyfikacji elektronicznej (eID). Prawie połowa polskich firm w najbliższej przyszłości wdroży systemy elektronicznej identyfikacji oraz usług zaufania.

„Wśród naszych klientów obserwujemy coraz większą chęć wykorzystania podpisów czy pieczęci elektronicznych. Wynika to z faktu, iż pozwalają one na zachowanie odpowiedniego tempa realizowania działań, które dla wielu branż jest kluczowym elementem, a także z coraz większej liczby narzędzi gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Obserwujemy rozkwit tzw. Przemysłu 4.0. Biznes zaczyna stosować technologie opierające się na koncepcjach Internetu Rzeczy, sieci 5G czy blockchainów.” – powiedziała Sylwia Pyśkiewicz.

Co przyniesie bieżący rok?

„Pandemia przyspieszyła wdrażanie zmian, które i tak były nieodzowne w kontekście rozwoju biznesu. Z pewnością będziemy obserwować wzrost znaczenia analityki danych w kontekście podejmowania decyzji. Sprawdził się outsourcing oraz praca zdalna, co doprowadziło do digitalizacji procesów a stąd już tylko mały krok do wykorzystania sztucznej inteligencji. Już teraz Iron Mountain oferuje Insight’a – rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które potrafi walidować wnioski kredytowe, wyszukiwać rozproszone dane i zbierać je formując analizy predyktywne dla naszych klientów. Potrafi analizować informacje z nośników video, audio, dokumentów papierowych oraz na nośnikach elektronicznych. Takie wsparcie jest niezwykle cenne w codziennej pracy – sztuczna inteligencja może przejąć uciążliwe obowiązki, które będą sprawnie realizowane, pozostawiając tym samym przestrzeń czasową dla pracowników na działania strategiczne biznesowo.” – podsumowała Sylwia Pyśkiewicz.

Przed wybuchem pandemii aż 73 proc. firm nie inwestowało w nowe technologie. Trend ten ulega jednak zmianie. 69 proc. przedsiębiorstw chce korzystać z nowoczesnych form komunikowania się z klientem, a 27 proc. z systemów do zarządzania i monitorowania pracy zdalnej.

Jednym z niewielu pozytywnych skutków pandemii jest znaczne przyspieszenie rozwoju technologii w biznesie. Cyfrowy podpis oraz możliwość zawierania umów przez internet pozwala 72 razy przyspieszyć procesy sygnowania dokumentów i 70 proc. redukcję kosztów.

W najbliższym czasie możemy spodziewać się także rozwoju usług z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami (DMS), procesami biznesowymi (BMP) oraz przepływem pracy (tzw. workflow).

Coraz większą popularnością będą cieszyć się platformy takie jak M-Files, eVault i Kofax. Przewiduje się, że połączenie możliwości tych rozwiązań zredukuje liczbę błędów popełnianych przez pracowników o 43 proc. Dalsze korzyści to natychmiastowy wzrost wydajności o 36 proc. przy jednoczesnej redukcji kosztów administracji o 23 proc.

Źródło: Iron Mountain