Canon: prywata kosztuje
Canon Europe przedstawił wyniki swojego paneuropejskiego badania dotyczącego skutków wykorzystania zasobów biura dla celów prywatnych.
Dziewięciu na dziesięciu pracodawców po prostu ufa, że ich pracownicy nie będą wykorzystywać zasobów biurowych do prywatnego użytku, natomiast 64% pracowników nie postrzega monitoringu zasobów jako swojego obowiązku, ale jako problemu kierownictwa, co pokazuje dwa skrajnie różne podejścia do tematu. Badanie uwidoczniło oczywisty brak łączności między kierownikami a pracownikami oraz potrzebę wprowadzenia środków umożliwiających kontrolowanie kosztów.
Ponad połowa pracowników biorących udział w badaniu przyznała, że przynajmniej raz w tygodniu wykorzystuje telefon w firmie lub służbowy telefon komórkowych do celów prywatnych. Nie skończyło się tylko na wykorzystywaniu telefonów i artykułów papierniczych, ponieważ jedna trzecia firm podkreślała, że również produkty z kuchni i łazienek były zabierane przez pracowników – od papieru toaletowego i mydła po herbatę, kawę i cukier.
Chociaż badanie ujawniło, że większość kierowników nie zamierza powstrzymywać pracowników przed korzystaniem z zasobów biurowych, ważne jest, aby firmy efektywniej zarządzały kosztami. Jeśli chodzi o monitoring okazało się, że niewiele zrobiono w celu kontrolowania wydatków, a jest to szczególnie istotne w kwestii wydruku kolorowego. Olbrzymia liczba 94% pracowników regularnie korzysta z kolorowej drukarki, a spośród pytanych 80% pracowników miało pełen dostęp do drukarek kolorowych. Jednocześnie, tylko 18% firm posiadało kontrolowany hasłem dostęp do tych urządzeń.
Badanie wykazało również, że 80% badanych pracowników posiada pełen dostęp do firmowych drukarek, a ponad połowa tych firm nie wprowadza środków umożliwiających kontrolę wykorzystania wydruku. Nie powinno więc dziwić, że jeden na czterech pracowników przyznaje, że drukuje prywatne dokumenty w kolorze przynajmniej raz w tygodniu, a ponad jedna czwarta z nich drukuje więcej niż 30 stron miesięcznie.
„Badanie wykazało, że w pracy istnieje niepisana umowa zakładająca, że wykorzystywanie zasobów biura dla korzyści osobistych jest akceptowalne, ale w rozsądnych granicach. Dowiedzieliśmy się, że około połowa firm biorących udział w badaniu uważa, że w sumie, wykorzystywanie zasobów biura dla celów prywatnych kosztuje firmę mniej niż 700 euro rocznie” – komentuje wyniki badania Paul Rowntree, European Marketing Manager w Canon Europe – „Ale my uważamy, że firma może ponieść koszty nawet do 700 euro na jednego pracownika rocznie tylko w przypadku wydruku kolorowego, bez uwzględnienia dodatkowych kosztów obejmujących rachunki telefoniczne i artykuły papiernicze”.
Przeprowadzenia badań podjęła się firma ICM Research, która rozmawiała z ponad 3500 kierownikami i pracownikami w 13 krajach w Europie, w tym w Austrii, Belgii, Danii, Finlandii, Francji, Niemczech, Włoszech, Holandii, Norwegii, Hiszpanii, Szwecji, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii.
