Problemy z transformacją cyfrową ma 7 na 10 firm

Jak podaje Harvard Business Review, aż 7 na 10 firm ma problemy z transformacją cyfrową. McKinsey Global twierdzi, że te kłopoty są jedynie przejściowe.

Problemy z transformacją cyfrową firm

Cyfryzacja i modernizacja systemów IT, a także wdrożenie nowych, cyfrowych narzędzi zapewniają znaczną poprawę wydajności oraz efektywności w poszczególnych działach firmy. Dodatkowo można liczyć na szybszą realizację projektów. Poprawia się jakość obsługi klientów, a także zdobywa przewagę nad konkurencją. Dodatkowo obniżają się koszty prowadzenia działalności.

Tymczasem praktyka pokazuje, ze w wielu przedsiębiorstwach nie udaje się przeprowadzić transformacji cyfrowej do końca. Z badań przeprowadzonych przez Harvard Business Review wynika, że aż 70 proc. działań związanych z transformacją cyfrową przedsiębiorstw napotyka problemy. Utrudniają one lub wręcz uniemożliwiają przeprowadzenie procesu do końca.

Niemal w żadnym z przypadków nie udało się tego przeprowadzić bez najmniejszych nawet problemów.

Problemy z transformacją cyfrową według McKinsey dotykają ponad 70 proc. przedsiębiorstw. Za największe zagrożenie uznano czynniki zewnętrzne. Są to między innymi zakłócenia na rynku lub w otoczeniu biznesowym. Firma, w większości przypadków, nie ma na nie wpływu i nijak nie jest w stanie nad tym zapanować.

„Według najnowszych raportów aż 60% z tych przeszkód nie powinno być problemem dla przedsiębiorstwa w perspektywie krótko- lub średnioterminowej. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że bezpośrednio z punktu widzenia samej firmy czasami trudno dostrzec czynniki blokujące lub uniemożliwiające przeprowadzenie transformacji cyfrowej, a tym bardziej znaleźć skuteczne rozwiązania dla ich pokonania. Jednak blisko 50% przedsiębiorstw za znaczące utrudnienie uważa brak jasności oraz źle zakomunikowaną strategię transformacji. Pomoc podmiotu zewnętrznego, specjalizującego się w tych działaniach, pozwoli przebrnąć firmie przez ten trudny proces, krok po kroku. Coraz częściej jesteśmy angażowani przez naszych klientów do zaprojektowania efektywnego oraz optymalnego kosztowo procesu, doboru narzędzi, a także wdrożenia samego procesu wraz z jego digitalizacją. W takich sytuacjach najbardziej korzystne okazuje się podjęcie współpracy ze sprawdzonym partnerem, który przeprowadzał już wielokrotnie transformacje cyfrowe w różnych instytucjach. Patrząc z zewnątrz, można zauważyć, co tak naprawdę blokuje proces digitalizacji. Często chodzi również o nieodpowiednią strategię cyfrową albo brak zaangażowania i wdrożenia pracowników. W przypadku naszych usług tzw. end to end solution jest unikalną wartością dodaną. Jeden dostawca jest w stanie od początku zaprojektować proces, dobrać narzędzia do jego digitalizacji, wdrożyć całość w życie, a następnie zająć się pełną obsługą papierowo-cyfrową. Jak pokazuje praktyka, większość procesów digital zaczyna się od dokumentów w formie papierowej i wielokrotnie w takiej formie hybrydowej, papier i digital, funkcjonuje. Powodem takiej sytuacji są najczęściej wymogi prawne.” – powiedziała Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain Polska.

Problemy da się przezwyciężyć

Według badań przeprowadzonych przez McKinsey Global Survey wszelkie problemy z transformacją cyfrową można przezwyciężyć. Firmy przechodzące zaawansowane zmiany, po napotkaniu kłopotów mogą mimo wszystko dokończyć transformację.

Przyczynami kłopotów bywają nieodpowiednio przeszkoleni i zaangażowani pracownicy. Dodatkowo wpływ ma przestarzała infrastruktura technologiczna, a także niezbyt dobrze dobrana strategia zmian, które trzeba przeprowadzić.

Okazuje się, że jednym z najskuteczniejszych sposobów na napotkane problemy jest zmiana lidera transformacji. Jedna trzecia respondentów wskazała, że takie rozwiązanie poskutkowało. Prezes Iron Mountain podkreśla, że dobrze zaplanowana strategia transformacji cyfrowej powinna być jasna dla realizujących ją. Powinna być także jak najlepiej dopasowana do działań realizowanych w danej firmie.

Transformacja cyfrowa powinna być realizowana w ustalonych precyzyjnie krokach, dzięki czemu łatwiej będzie reagować na pojawiające się problemy.

Zeszłoroczny raport Deloitte wykazał, że przejście transformacji cyfrowej ma bezpośrednie, pozytywne przełożenie na wyniki finansowe firmy. Jest to wynikiem przyspieszenia i poprawienia wielu procesów mających wpływ na zwiększenie jakości produktów i usług. Wzrasta wydajność i zaangażowanie pracowników, a to wszystko usprawnia działania firmy. Wszystkie wymienione czynniki wpływają bezpośrednio na zadowolenie klientów firmy.

Niewłaściwie przeprowadzona lub spowolniona transformacja cyfrowa wpływa na zwiększenie kosztów jej przeprowadzenia. Innym niekorzystnym efektem może być utrata swojej dotychczasowej pozycji na rynku. Może to wykorzystać konkurencja, która lepiej wprowadzi digitalizację w swoich strukturach.

Transformacja cyfrowa a pracownicy

W większości firmy niewykorzystujące w swojej działalności technologii cyfrowych lub używające ich w ograniczonym zakresie wskazują na problem z niewyszkolonymi pracownikami. Tylko 40 proc. respondentów uznało, że ich pracownicy poradzą sobie z cyfrową transformacją.

To samo badanie wskazuje, że aż 90 proc. firm na co dzień korzystających w dużym stopniu z technologii cyfrowych uznaje, że ich pracownicy bez problemu poradzą sobie z digitalizacją.

„Badania pokazują, że aż 60 proc. respondentów dostrzega wpływ automatyzacji na ich obowiązki. Jednak należy zadbać o właściwą komunikację całego, wcielanego w życie procesu oraz o odpowiednie szkolenia dla wszystkich pracowników. Dzięki temu każdy zatrudniony będzie wiedział, jak wykorzystać nowe rozwiązania i jakie korzyści niosą one dla niego i jego codziennej pracy”. – powiedziała Sylwia Pyśkiewicz.

Warto wziąć pod uwagę, że w transformacji cyfrowej istotna jest klarowna komunikacja i aktywne zaangażowanie w zmiany pracowników. Nie tylko odpowiednie przeprowadzone wdrożenie, które nie zakłóci bieżącego działania firmy.

Źródło: Iron Mountain